Використання зведених таблиць для створення діаграм.

Створити діаграму на основі зведеної таблиці зовсім просто. Перш за все, слід виділити на робочому листі діапазон комірок, що містять серії даних, які повинні бути відбиті на діаграмі. Оскільки зведені таблиці, як правило, містять дуже велику кількість інформації, при виборі діапазону даних слід проявляти певну обережність і обмежувати кількість даних, призначених для відображення на окремій діаграмі. Непотрібні стовпці/рядки слід приховати. Після вибору необхідного діапазону комірок досить клацнути на кнопці Майстер зведених таблиць в панелі інструментів Стандартна і виконати всі дії, запропоновані цим майстром.

Імпортування даних в зведені таблиці.

Якщо необхідно створити зведену таблицю на основі даних, даних, що зберігаються в базі, або в якому-небудь іншому зовнішньому джерелі даних, слід на першому кроці майстра зведених таблиць встановити перемикач Створити таблицю на основі даних в положення В зовнішньому джерелі даних.

Для вирішення завдання імпорту даних потрібно буде скористатися послугами майстра запитів. На другому кроці майстра зведених таблиць слід натиснути кнопку

Одержати дані, в результаті буде запущений майстер запитів. З імпорту інформації з бази даних за допомогою майстра запитів потрібно виконати наступні дії:

1). У першому діалоговому вікні майстра запитів слідує переконається, що прапорець «Використовувати майстер запитів» включений. Вибрати необхідне значення із списків баз даних і запитів на вкладках Бази даних і Запити. Якщо необхідне джерело даних в цих списках відсутнє або не визначена жодна з баз даних, слід вибрати із списку у вкладці Бази даних значення Нове джерело даних, а потім натиснути кнопку ОК.

2). Якщо створюється нове джерело даних, майстер запитів запропонує йому ім'я і потрібно вибрати відповідний драйвер. Якщо необхідний драйвер ще не встановлений, необхідно виконати його установку. По закінченню роботи натиснути кнопку Встановити з'єднання.

3). Натиснути кнопку Вибрати і вибрати базу даних або запит, які використовуватимуться для імпорту даних.

4) Вибрати стовпці і поля, які будуть включені в запит і натиснути кнопку Далі.

5) При необхідності в останніх двох діалогових вікнах майстра запитів можна здійснити фільтрацію даних і вказати потрібне сортування. Після закінчення для повернення до роботи з майстром зведених таблиць натиснути кнопку Готово.

6) Виконати звичайним способом необхідні дії в діалогових вікнах третього і четвертого кроків майстра зведених таблиць.

Якщо потрібно буде змінити запит, на основі якого вибиралися дані із зведеної таблиці, слід повторно запустити майстер зведених таблиць, клацнувши на відповідній кнопці панелі інструментів Зведені таблиці. Використовуючи друге діалогове вікно майстра, відкрити запит і внести в нього необхідні зміни.

Об'єднання декількох робочих листів в зведену таблицю.

Існує можливість консолідувати або об'єднувати дані з декількох робочих листів Excel в одну зведену таблицю. Потім, використовуючи список, що розкривається, у області сторінок, можна, як і раніше, працювати на окремих листах з даними, вибраними з кожного окремого робочого листа. Крім того, цю ж технологію можна використовувати для об'єднання в зведену таблицю даних з декількох діапазонів одного і того ж робочого листа.

Для створення консолідованої таблиці необхідно у вікні першого кроку майстра зведених таблиць встановити перемикач Створити таблицю на основі в положення В декількох діапазонах консолідації, після чого натиснути кнопку Далі. У діалоговому вікні другого кроку майстра слід встановити перемикач в положення Створити одне поле сторінки (воно не встановлюється за умовчанням), натиснути кнопку ОК. На екрані з'явиться діалогове вікно Майстер зведених таблиць - у ньому послідовно вказати кожен належний консолідації діапазон і включити його в зведену таблицю, клацнувши на кнопці Додати. Всі включені в зведену таблицю діапазони відобразяться в полі Список діапазонів. Натиснути кнопку Далі і завершити процес створення зведеної таблиці звичайним способом.