6.5. Використання зведених таблиць

Зведені таблиці призначені для організації, аналізу і представлення інформації, вибраної з робочих листів. Складні дані громіздкого робочого листа можна перетворити в компактну і зручну зведену таблицю. При цьому одні стовпці початкового листа можуть бути трансформовані в рядки зведеної таблиці, а інші в її стовпці. Потім при необхідності можна перевернути таблицю, помінявши місцями заголовок рядку і заголовок стовпця, перевернути таблицю набік і т.д. Саме в цьому полягає властива зведеним таблицям гнучкість - вони надають можливість відображати одну і ту ж інформацію різними способами, залежно від того, на якому аспекті даних необхідно зосередити увагу. Для створення і модифікації зведених таблиць Excel надає дуже зручний інструмент - Майстер зведених таблиць.

Створення зведених таблиць

1). Виділити будь-який комірку списку і вибрати команду Дані>Зведена таблиця.

Майстер запрошує розташування даних, необхідних для створення зведеної таблиці:

Створювати таблицю на основі даних, що знаходяться:

• у списку або базі даних Microsoft Excel;

• у зовнішньому джерелі даних;

• у декількох діапазонах консолідації;

• у іншій зведеній таблиці.

Якщо передбачається використовувати список, розташований на робочому листі Excel, слід прийняти встановлюване за умовчанням положення перемикача "в списку або базі даних Microsoft Excel". Нажати кнопку Далі та вказати в полі Діапазон (опреділити) діапазон даних БД.

2). Після того, як діапазон комірок визначений, натиснути кнопку Далі. З'явиться діалогове вікно Майстра. У цьому діалоговому вікні необхідно визначити формат створюваної зведеної таблиці (кнопка Макет). У зведених таблицях використовується технологія перетягання, характерна для Windows-програм. Її можна застосовувати для визначення заголовків рядків і стовпців, а також полів даних, як при створенні таблиці, так і в майбутньому, при модифікації вже створеної таблиці.

Діалогове вікно третього кроку майстра містить два основні поля. Справа знаходиться серія кнопок, що містить заголовки полів із списку з вхідними даними. У лівій частині вікна розташована схема проектованої таблиці, призначена для вказівки складу і взаємного розташування її елементів щодо один одного.

3,4). Перетягнути потрібні кнопки полів в область Стовпець Рядок.

5). Перетягнути кнопки полів, по яких потрібно проводити розрахунки в область Дані. Після приміщення цих кнопок в область Дані, майстер зведених таблиць змінить їх назву на Сума по полю (функція по замовчуванню).

6). Натиснути кнопку Далі. Встановити в цьому вікні перемикач Помістити таблицю в положення новий лист і натиснути кнопку Готово.

Окрім таблиці на екран буде виведена панель інструментів Зведені таблиці.

Оскільки інформація в списку, на основі якого була створена зведена таблиця, може змінюватися, необхідно періодично виконувати оновлення її даних. Хоча зведена таблиця завжди пов'язана з джерелом даних, цей зв'язок не забезпечує автоматичного оновлення. Відновити дані в зведеній таблиці можна двома способами: або вибрати команду Дані > Відновити, дані, або клацнути па кнопці Відновити дані в панелі інструментів Зведені таблиці.