Организация учета в производственных подразделениях ооо “Хлебозавод №5”
2.1 Учет денежных средств
Для хранения наличных денежных средств и выполнения расчетов в каждой организации или учреждении создается касса. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Предприятиям разрешается иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета на год по согласованию с руководителями этих предприятий (Приложение 7.)
Лимит кассы может быть превышен в дни выдачи зарплаты в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе сдается на расчетные счета организации в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными. Для сдачи денежной наличности сверх лимита используется проводка:
Дт 51 Кт 50 - сдан сверхлимитный остаток свободных денежных средств кассы.
Поступление денег в кассу и выдачу их из кассы оформляют приходными (Приложение 8) и расходными кассовыми ордерами (Приложение 9). Они заполняются и распечатываются с помощью компьютерной программы, затем на них проставляются необходимые подписи и печать. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:
Дт 50 Кт 51 , 55 - получены наличные деньги со счетов в банках;
Дт 50 Кт 60, 70, 71 - возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
Дт 10 Кт 50 - оплачены из кассы расходы по приобретению материалов;
Дт 51 Кт 50 - сданы из кассу денежные средства для зачисления на расчетный счет;
Дт 70, 71, 73, 75, 76 Кт 50 - выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Выдача их на руки лицам, получающим денежные средства, запрещена. Деньги выдаются лицу только после опознания личности. При выдаче лицам, не состоящим в списочном составе на предприятии, в кассовых документах указываются данные паспорта. При выдаче денег по доверенности указываются данные паспорта, инициалы. Перед распиской в получении денег кассир делает надпись “по доверенности”.
Выдача из кассы зарплаты, пособий, отпускных и т. д. оформляется платежными ведомостями или расходными кассовыми ордерами.
Для получения денежных средств с расчетного счет предприятие получает в банке чековую книжку. Чек является письменным указанием предприятия банку о выдаче ему определенной суммы наличности с расчетного счета.
Для внесения наличных денег на расчетный счет в банк заполняется объявление на взнос наличных денег. Квитанция данного документа остается на предприятии.
Учет кассовых операций в ООО “Хлебозавод №5” кассир ведет в Кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ________ листов». Общее количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну из них заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). По строке «в том числе на зарплату» указывается сумма по платежным ведомостям на заработную плату, не списанная в расход по кассе.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Синтетический учет наличных денежных средств осуществляется на активном счете 50 «Касса». По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Все операции по денежным средствам отражаются в журнале-ордере № 1 в разрезе корреспондирующих счетов. Журнал-ордер №1 счета 50 «Касса» составляется по кассовой книге. В нем указывается дата совершения операции, сумма, которая относится на конкретный счет. В журнале-ордере №1 ведется журнал-ордер по кредиту счета 50 – в дебет счетов и ведомость по дебету счета 50 – с кредита счетов. Так же указывается сальдо на начало месяца по Главной книге и по окончании заполнения рассчитывается сальдо на конец месяца.
На последней странице журнала-ордера указывается дата окончания заполнения журнала ордера и ведомости, и дата отражения суммы оборотов в Главной книге.
Журнал-ордер №1 подписывается исполнителем и главным бухгалтером. Схема документооборота по учету наличных денежных средств в кассе ООО “Хлебозавод №5” показана на схеме 3.
Схема 3. Система документооборота по учету денежных средств в кассе ООО “Хлебозавод №5”