3. Трудові книжки працівників

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів, у тому числі й на осіб, які є власниками (співвласниками) підприємств, сільських (фермерських) господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, з умовою, що вони підлягають державному соціальному страхуванню (ст. 48 КЗпП України).

Трудові книжки не ведуться на працівників, які працюють на умовах трудового договору в підприємців, що не мають статусу юридичної особи, а також в обслуговуванні окремих громадян (домробітниці, няньки, шофери, охоронці та ін.). їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58, зі змінами і доповненнями, внесеними спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 № 29).

Працівники, які приступають до роботи, зобов'язані пред'явити Шикові або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену у запровадженому порядку.

Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов'язані пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну щотовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил інших військових формувань, — військовий квиток.

Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані подати довідку про звільнення.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягать. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, пнізаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівни-трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організа-

(Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про удові книжки працівників").

Відповідальність за вчасне і правильне заповнення трудових книжок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально упов-іижену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника цприємства, установи, організації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, збереження й видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, її передбачених законом випадках — іншу відповідальність. У разі потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам їхнє прохання завірені витяги з трудових книжок.

Ведення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних відділах українською та російською мовами.

Якщо трудову книжку видано вперше, то запис у ній робиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого терміну з дня прийому на роботу. До трудової книжки заносяться:

- відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата одження;

- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- відомості про нагородження державними нагородами й відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі й відповідно до чинного законодавства України;

— відомості про відкриття, винаходи й раціоналізаторські пропозиції, підтверджені посвідченнями та дипломами, а також про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться. Усі записи у трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження й заохочення вносяться власником чи уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення — в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 2 лютого 1997 року, то в графу 2 трудової книжки записується: "02.02.1997 р.".

Записи в трудовій книжці виконуються акуратно, кульковою ручкою або пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору.

Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 № 277), в якій має повторюватися запис із трудової книжки (вкладиша).

При виявленні неправильного або неточного запису про роботу виправлення вносить власник або уповноважений ним орган того підприємства, установи, організації, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган на новому місці роботи зобов'язаний надати працівникові в цьому необхідну допомогу. Якщо підприємство, установу, організацію, де було внесено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і засвідчує його печаткою, а якщо його немає — організація вищого рівня, якій було підпорядковане підприємство; якщо ж і її немає — обласний архів або держархіви міст Києва, Севастополя та Ради Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, нагородження й заохочення мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження), а якщо їх загублено, — іншим документам, що підтверджують зазначені відомості.

Показання свідків не є підставою для виправлення внесених раніше записів.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності заміни запису після закінчення відповідного порядкового номера, дати, внесення запису в графу 3 заноситься: "Запис під № таким-то недійсний. Прийнято на таку-то професію (посаду)" і в графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно зроблено в трудовій книжці. Таким самим чином виправляється не-існий запис про звільнення або переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, встановленого органом з розгляду трудових спорів, і відновлення на колишній роботі або їй зміні формулювання причини звільнення. Наприклад, записуєть-: "Запис під № таким-то недійсний, відновлено на попередній роботі. При заміні формулювання причини звільнення записується: "Запис під № таким-то недійсний, звільнено...".

У графі 4 в такому разі дається посилання на наказ про поновлення на роботі або заміну формулювання причини звільнення.

Внесення до трудової книжки відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження працівника записуються без скорочень і змін: ім'я та по батькові — на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кадрів), де вперше заповнюється ^трудова книжка.

Зміна в трудовій книжці запису про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження робиться власником або уповноваженим ним органом пстаннім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імєгі по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни записуються на першій (титульній) сторінці трунки книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище, ім'я і по батькові, дата народження і записуються нові відомості з посиланням на відповідні документи на внутрішній стороні обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Внесення до трудової книжки відомостей про роботу

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок записується на підприємства, установи, організації. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер внесеного запису, у графі 2 зазначається дата прийому на роботу. У графі 3 записується: "Прийнято" або Призначено" і зазначаються цех, відділ, дільниця та посада або робо-:і конкретною назвою, а також професія і присвоєний розряд.