Информация в менеджменте

Понятие и значение информации и коммуникации

Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, особенно для принятия решений. Она является ограниченным и дорогим ресурсом.

Прием и передачу информации называют коммуникационным процессом.

Процесс управления, все его стадии и этапы представляют собой переработку и передачу информации. При этом роль и важность тех или иных сторон информации неодинакова на различных этапах и стадиях процесса управления. Так при определении цели и оценке ситуации важен объем информации, ее полнота, новизна, актуальность; на стадии разработки решения важна форма представления информации; при реализации решений наибольшую роль играют скорость передачи, своевременность, отсутствие искажений.

Увеличение объема информации, с одной стороны, увеличивает возможности совершенствования управления, но с другой стороны создает трудности в освоении и переработке информации и соответственно в управлении.

Для эффективности управления одним из определяющих факторов является качество передачи информации, т.е. коммуникаций. При этом необходимо понимать, что в коммуникационном процессе выделяются четыре составляющих:

1. отправитель - лицо, имеющее и передающее информацию,

2. сообщение - информация, выраженная (закодированная) с помощью каких-нибудь символов:

3. канал - средство передачи информации;

4. получатель - лицо, получающее и интерпретирующее информацию.

Для качественной и быстрой коммуникации необходима согласованная, быстрая и эффективная работа всех перечисленных составляющих.

Критерии обеспеченности информации:

1. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому уровню.

2. Потребность в информации - разница между ними.

Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

- количество информации (полнота);

- точность и надежность;

- понятность (например, отсутствие семантических ошибок);

- актуальность;

- экономическая эффективность;

- защищенность информации.

Контроль, учет и анализ в менеджменте

Контроль - процесс определения и оценки информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении. Предметом контроля может быть работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент.

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль можно также классифицировать:

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),

- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),

- по объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Типы систем контроля

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм.

Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется при оценке по отделениям, по функциям или по индивидуальным результатам.

Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования подразделений, отдельных служб и работников, при этом им предписываются оптимальные способы достижения результатов.

Бюджеты - это собрание правил распределения ресурсов.

Стандартизация - очень важный способ контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты входы, процессы и выходы. Входы контролируются с тем, чтобы обеспечить на них высокое качество человеческих или физических ресурсов. Процесс стандартизируется с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных издержек и высокого качества. Выходы стандартизируются по специфическим критериям конечной продукции, по качеству и сервисному обслуживанию.

Наиболее полезен контроль со стороны коллектива. Он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы. Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении с другими типами контроля.

Понятие и задачи учета на предприятии

Учет - необходимая информационная, база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы.

Важнейшие задачи учета:

- сбор, обработка и отображение первичных данных о деятельности фирмы;

- систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о деятельности фирмы;

- создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля выполнения планов.

Различают три вида хозяйственного учета:

- оперативный,

- статистический,

- бухгалтерский.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

Анализ хозяйственной деятельности предприятия

Анализ лежит посредине между контролем и планированием. Им заканчивается один цикл управления (анализ результатов) и начинается следующий (анализ исходной позиции).

Анализ итогов хозяйственной деятельности фирм рекомендуется проводить последовательно по следующей схеме:

• Определение цели анализа.

• Выбор исходного материала (балансы, годовые отчеты, биржевые сводки и т. п.).

• Сбор числовых данных путем разложения итогов деятельности фирмы по источникам (итог производственной деятельности, итог финансовой деятельности).

• Исследование причин полученного результата, разработка прогноза развития на перспективу, формирование заключения.

• Отражение результатов в форме отчета.

SWOT-анализ (оценкой внешних и внутренних факторов, определяющих эффективность деятельности фирмы – strengths, weaknesses, opportunities, threats)

В результате SWOT-анализа должны быть сделаны выводы:

- как использовать возможности;

- как предотвращать опасности;

- как укрепить сильные стороны и их максимально использовать;

- как усилить слабые места.