Автоматизация бухгалтерского учета.

Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации.

Функциональная подсистема бухгалтерского учета — упорядоченная система наблюдения, измерения, сбора, регистрации и обобщения инфор­мации в стоимостном выражении об активах, обязательствах и фак­тах хозяйственной деятельности, доходах и расходах организации и их изменениях. Она может входить в состав АИС различного назначения, в том числе, как правило и во все финансовые информационные системы.

Рис. 1. Функциональная подсистема бухгалтерского учета, как отдельный элемент функциональной части АИС.

Задачи подсистемы бухгалтерского учета

Ее задачи — представление информационных ре­сурсов менеджерам всех уровней для принятия ими обоснованных управленческих решений, а также регулярное и своевременное пред­ставление бухгалтерской отчетности внешним организациям.

Бух­галтерский учет собирает и регистрирует информацию о всех хо­зяйственных операциях и отражает их в документах, имеющих юридическую силу. Информация группируется на синтетических и аналитических счетах.

Функциональная подсистема бухгалтерского учета представлена аппаратом бухгалтерии, численность и структура которого зависят от размера предприятия. На малых предприятиях он прост и состо­ит из одного-двух бухгалтеров; на средних и крупных предприятиях в бухгалтерии выделяются отдельные участки учета, где организу­ются АРМ.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдель­ными участками учета.

Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетиче­ских счетов, первичными сводными документами, взаимосвязан­ными алгоритмами расчетов, а также методическими и норматив­ными документами конкретного участка учета.

Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группиров­ки и большой объем информации, что и предопределяет необходи­мость их компьютерной обработки.

Основой компьютеризации учетных задач является персональ­ный компьютер, установленный на рабочем месте бухгалтера, где осуществляется децентрализованная обработка учетных задач путем организации автоматизированного рабочего места бухгалтера.

АРМ бухгалтеров могут быть организованы локально либо объединены в локальную вычислительную сеть бухгалтерии (организации).

Каж­дый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (ПК, про­граммы, база данных), информацию, записанную на жестком маг­нитном диске, магнитных дискетах, CD-ROM.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной (авто­матизированной) бухгалтерией.

Новые информационные технологии обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации — от этапа соз­дания первичного учетного документа и до

составления бухгалтерской отчетности и ее анализа.

Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведет­ся автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по за­работной плате, исчисление сумм НДС, акцизов и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской докумен­тации, программные продукты составляются с таким расчетом, что- бы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные но­вые формы документов, сводок, таблиц.

Состав комплексов бухгалтер­ских задач для промышленных предприятий.

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах от­дельных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтер­ских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджет­ным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).

2. Учет материальных ценностей (интеграция с задачей «склад­ской учет», приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка матери­альных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, ин­вентаризация материалов).

3. Учет труда и заработной платы (интеграция с функциональ­ной подсистемой «Кадры», автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; состав­ление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

4. Учет основных средств и нематериальных актов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов (НМА); начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, до­говорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми опера­циями и финансовыми расчетами с покупателями.

6. Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплекса­ми учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет матери­альных ценностей, учет основных средств и др.

Комплексом обес­печивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.

7. Финансовая отчетность; в этом комплексе формируются ве­домости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность; имеет информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

Информационные связи бухгалтерского учета.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгал­терского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересован­ным организациям: собственникам, вышестоящим организациям, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организа­циям и др.

Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПК; решаются во­просы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по электронной почте.

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент-банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предла­гает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент-банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по каналам связи , а также получать выписки из расчетного счета.

При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые до­кументы недействительны, а также специальная система шифрова­ния информации.

Система крайне удобна, экономит время, позво­ляет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускоряет их обслуживание.

Кроме того, система «Клиент-банк» избавляет работ­ников организации от поездок в банк для осуществления платежей.