Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета.

Информационное обес­печение бухгалтерского учета, характеризуется большим объе­мом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, широким исполь­зованием нормативно-справочной документации, а также бухгалтер­ской отчетностью.

Согласно Закону о бухгалтерском учете все хозяйственные опе­рации оформляются оправдательными документами, построенными но основе Унифицированной системы документации (УСД), единых нормативных документов Министерства финансов РФ и Федеральной службы госстатистики.

Бухгалтерский документ является полным и достоверным свиде­тельством о совершении хозяйственной операции и имеет юридиче­скую силу.

Виды документов в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов:

• Типовые межотраслевые, единые для всех организаций. Фор­мы первичных документов соответствуют альбому форм УСД по уче­ту: сельскохозяйственной продукции и сырья; труда и его оплаты; основных средств и нематериальных активов, материалов, по рас-четно-финансовым операциям и др. Эти документы обязательны к применению во всех предприятиях и организациях (например, пла­тежное поручение, счет-фактура).

• Типовые отраслевые, составленные на базе типовых, но учи­тывающие специфику отрасли; их доля постоянно уменьшается, так как ориентир сделан на типовые межотраслевые формы.

• Индивидуальные, определяющиеся учетной политикой и до­пускающиеся к употреблению Министерством финансов РФ; учиты­вают специфику конкретного предприятия и составляются на месте. Индивидуальные документы обязательно должны включать следую-щие реквизиты: наименование документа, код формы, дату, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения).

• Единая документация для малого предприятия, утвержденная Министерством финансов РФ.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с уче­том требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различ­ным признакам: назначению, содержанию хозяйственных операций, объему отраженных операций, способу использования, числу учиты­ваемых позиций, месту составления, способу заполнения.

Например, материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаи­моотношений предприятия со своими контрагентами.

Современные технологии обеспечивают автоматическое формиро­вание первичных учетных документов персональным компьютером.

Бухгалтерская отчетность — система данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйст­венной деятельности; имеет определенный состав форм отчетности, показателей и алгоритмов. Бухгалтерская отчетность делится на внеш­нюю и внутреннюю, составление которых обеспечивается машин­ными программами.

Внешняя бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Этот документ устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма № 1, отчет о прибылях и убытках — форма № 2, приложения к ним); ее состав единый для всех организаций.

На формах бухгалтерской отчетности обязательно должны быть следующие реквизиты:

• наименование отчета;

• отчетный период;

• полное наименование организации,

• код ОКПО;

• идентификацион­ный номер налогоплательщика (ИНН);

• вид деятельности по ОКВЭД;

• организационно-правовая форма по ОКОПФ;

• код собственности по ОКФС;

• единицы измерения;

• полный почтовый адрес организации;

• даты утверждения и отправки отчета.

Внутренняя бухгалтерская отчетность.

Внутренняя бухгалтерская отчетность предназначена для пред­ставления менеджерам всех уровней управления и имеет сложный состав. Формы отчетности могут быть реализованы машинной про­граммой.

Классификаторы и коды, которые используются в бухгалтерском учете.

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по ка­ким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам, имеющим буквенное наименование, можно, например, отнести наименования синтетических и аналитических счетов, подразделений предприятия, товарно-материальных ценностей.

Чтобы, сделать эту информацию удобной для восприятия, человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания элементов экономической информации и. их кодовых обозначений, на основа­нии .которых, составляются классификаторы.

Применение классификаторов и кодов в бухгалтерском учете получило широкое распространение еще при использовании. перфорационной техники. Были разработаны классификаторы по основным учитываемым но­менклатурам, которые находят применение и при электронной об­работке, данных.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров не­сколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды — условное короткое обозначение какой-либо позиции номенклатуры. Напри­мер, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение — ПП, приходный кассовый ордер — ПКО и т.п.

В персональных компьютерах часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе.

Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый, ряд разработанных классификаторов (об­щероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны в централи­зованном порядке и являются едиными для страны. Эти классификаторы используются в основном для кодирования свод­ной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние органи­зации, а также кодирования некоторых первичных документов.

В бухгалтерском учете используются следующие общероссийские классификаторы:

• ОКПО — предприятий и организаций;

• ОКВЭД — видов экономической деятельности;

• ОКУД - управленческой доку­ментации;

• ОКЕИ — единиц измерения;

• РКОПФ — организационно-правовой формы;

• ОКФС — форм собственности;

• ИНН — идентифи­кационный номер налогоплательщика;

• код лицевого счета.

Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной .бухгалтерской отчетности и не, используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Не­обходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для, кодирования информации

специфичной для конкретной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, к этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятие а органи­зации.

Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач.

К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, ви­дов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчисле­ний, категорий налогоплательщиков, кассовых операций.

Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, на­пример, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы.

Первая группа — это коды, единые для предприятия (структурных подраз­делений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соедине­ний; коды оборудования, работающих сотрудников, поставщиков и потребителей, отдельных специальностей).

Вторая группа кодов используется только при реше­нии бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, мате­риально ответственных лиц, рабочий план счетов.

Внутримашинное информационное обеспечение бухгалтерских задач представляет собой совокупность данных (взаимосвязанных информационных файлов), расположенных на машинных носителях.

Информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуаль­ные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации — централизованной, распределенной и локальной.

При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организаций (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, пред­приятия, должности и др.), а также локальная информационная ба­за, используемая только при решении бухгалтерских задач:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;

• типовые проводки;

• журнал хозяй­ственных операций;

• лицевые счета сотрудников;

• инвентарные кар­точки основных средств и др.

Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта ИС пред­приятия. Следует отметить важную особенность в организации базы данных при использовании типовых проектов.

В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единой для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды опера­ций, движение материалов, типовые нормы амортизационных от­числений, типовые проводки и др.).

Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным поль­зователем и заполняется им вручную (например, состав подразделений, сотрудников, материалов и др.).