Тема 8. Система информационно-справочной документации

Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководство организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами (переписка) Деловая переписка составляет 80% входящей и исходящей документации. Документы этой группы оформляются на листах формата А4. Обязательными реквизитами являются: название организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел); ревизии; инвентаризации и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей, или специально созданной или постоянно действующей комиссией). Составляется акт на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие данные. Оформляется акт на общем бланке организации или специальном бланке акта с унифицированным текстом. Датой акта является дата его составления. Согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней (представляется руководителю вышестоящей организации) – оформляется на бланке и внутренней (руководителю подразделения или организации) – оформляется на бумаге формата А4. Текст докладная записка состоит из двух или трех смысловых частей: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению, составителя необходимо предпринять. Подписывается составителем, если предоставляется руководству подразделения и руководством подразделения – руководству организации.

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по отдельному вопросу. На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Составляется в случае нарушения трудовой дисциплины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением кого-либо из работников организации. Текст состоит из двух частей: содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Текст содержит: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы, оценка служебной деятельности, повышение профессионального уровня, оценка деловых и моральных качеств, мотивы назначения, перемещения или поощрения, должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную деятельность могут быть внутренними (оформляются на листах формата А4) и внешними (оформляются на общем бланке организации). Заголовок тексту включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. (Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2003г.) Справки такого рода носят отчетный характер. Текст состоит из двух частей: излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления; приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Может быть из второй части. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера составляются на бланках формата А5. Для таких справок используются унифицированные формы.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний). Оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Заключение – документ, содержащий мнение выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Текст заключения и отзыва состоит из двух частей: дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка; излагаются конкретные замечания по существу рассмотренного вопроса или документа, выводы и предложения (может состоять из пунктов).

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Может быть самостоятельным документом (оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения), а может быть приложением к распорядительному документу. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. Списки подписываются должностным лицом, составившем его, и при необходимости – руководителем организации.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Составляются работниками по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска.

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Оформляется на бланках писем (первый лист) остальные на А4. Существует множество разновидностей писем: сопроводительное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-сообщение, письмо-подтверждение, информационное письмо, гарантийное письмо, письмо-извещение, письмо-предложение, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-заявка, письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-приглашение. К обязательным реквизитам добавляется отметка об исполнителе.

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи общего пользования. Телеграммы бывают различных видов и категорий. В организациях используют категории простую (6часов) и срочную.(3 часа).

Телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи (абонентская связь). Отличается от телеграмм быстротой передачи (практически в момент передачи) и использованием пунктуации – точек, запятых, и различных шрифтов. Обязательные реквизиты: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению аналогичны с телеграммой. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Телефонограмма – передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Составляется письменно – передается по телефону устно – записывается получателем. Обязательные реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, ФИО лица, отправившего телефонограмму, подпись лица принявшего, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, от кого и кому с указанием должности и ФИО. Составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если передается в несколько адресов, то прикладывается их список с телефонами. Для записи могут использоваться специальные бланки. Поступившая должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, кроме подписи.