Тема 25. Универсальные информационные технологии в документационном обеспечении управления

В основу систематизации универсальных информационных технологий положим этапы процесса документационно-информационного обеспечения управления и типовые функции организационного обеспечения управления: подготовка, создание и оформление документов; прием-передача документов; организация движения документов внутри организации; регистрация и контроль исполнения; информационно-справочная работа; хранение документов. Для секретарских служб кроме того, характерно организационное обеспечение управления: подготовка и организация совещаний, деловых встреч, презентаций; организация рабочего дня и т.п.

К технологиям создания текстовых документов относят: текстовый редактор БЛОКНОТ в системе Windows, который позволяет подготавливать неформатированные тексты, текстовый процессор MS Word, средствами которого подготавливают подавляющее большинство документов. MS Word предоставляет массу возможностей для оформления текста. Это различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами и многое другое. Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Microsoft Word предоставляет возможность создавать свои шаблоны с учетом российских правил.

Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-аналитические и т.п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обработке. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процессоры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет: создать и оформить табличные документ, автоматизировать табличные расчеты, оформить результаты расчетов средствами деловой графики или с помощью диаграмм, выполнить функции простейшей базы данных (заполнение, сортировку, фильтрацию, поиск, создание сводных результирующих таблиц), осуществить подбор параметров, моделирование реальных ситуаций и оценки получающихся результатов с целью поиска оптимального решения задачи. Одним из самых популярных табличных процессоров является MS Excel.

Для создания иллюстрированного материала предлагается много различных программ компьютерной графики о простейшего графического редактора типа Paint до сложных профессиональных программ. К пакетам презентационной графики можно отнести в первую очередь наиболее популярный пакет Power Point, позволяющий готовить презентации для деловых встреч. При создании презентации возможен экспорт графических файлов, подготовленных другими системами графики. Деловая графика, представленная в пакете Excel, предназначена для иллюстрации числовой информации в графическом виде: круговых диаграмм, гистограмм, графиков функций, поверхностей и т.д.

Для хранения документальной или иной информации в памяти ПК она должна быть представлена в электронном виде. Одним из методов решения этой задачи является ввод данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. В результате сканирования получается графический образ бумажного документа, но он не является текстовым документом с точки зрения компьютера. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Современные технологии распознавания текста не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит. Их функциональные возможности универсальны. Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения, является программа Fine Reader.

В памяти компьютера документы хранятся в виде отдельных файлов, каждый из которых имеет имя и определенное место хранения. Чтобы обеспечить быстрый и удобный доступ к документам, следует: тщательно продумывать имена файлов-документов; обеспечить определенный порядок хранения массива файлов-документов, для чего группировать документы в папки, а папки определенным образом упорядочивать. (Например, в соответствии с номенклатурой дел.)

Одно из средств доступа к документам – это иерархическая структура файлов и папок системы Windows. Другим средством доступа к документам является поиск. Система дает возможность искать файлы, папки, а также отдельные документы по следующим поисковым признакам: имя локального диска, тип файла, имя файла или документа, дата последнего изменения, примерный размер файла, слово или фраза из документа. Поиск можно производить как по одному признаку, так и по нескольким признакам одновременно.

Для эффективного использования памяти компьютера используют технологию сжатия информации. Уменьшение объема информации дает ряд преимуществ (кроме снижения требований к объему памяти) – сокращается время получения информации по каналу с ограниченной шириной пропускания, уменьшается избыточность информации, что повышает ее криптостойкость. Сжатие информации обеспечивают программы-архиваторы. К основным характеристикам архиватора относят: степень сжатия файла, скорость работы, сервис. Самые популярные архиваторы – WinZip и WinRar.

Для предотвращения возможных потерь данных целесообразно: осуществлять профилактические проверки компьютера, в частности, проводить проверку жесткого диска; проводить резервное копирование файлов; применять средства антивирусной защиты; использовать систему ограничения прав доступа к информационным ресурсам (скрытие файла или папки, введение паролей).

Технологии восстановления документов позволяет сохранить документ при случайном удалении файла, в результате сбоя в работе компьютера или в результате неквалифицированных действий пользователя, при повреждении документа. В Windows файлы перемещаются в специальный каталог – «Корзину» и хранятся в течение некоторого времени. Из «Корзины» файлы можно восстановить. В MS Word предусмотрено автоматическое сохранение документов, которое проводится во временный файл с указанной частотой. Если нужно записывать внесенные в документ изменения, можно сохранить несколько версий документа в одном документе.

Наиболее совершенной информационной технологией, ориентированной на хранение информации и обеспечение доступа к ней, является технология баз данных. Базы данных бывают документальные и фактографические. Выбор типа базы данных осуществляется исходя из решаемых управленческих задач. Фактографические базы данных (ФБД) регистрируют и хранят факты – конкретные значения данных об объектах, представленные в виде совокупностей записей данных. В ФБД единицей хранения является факт. Информация в базе данных имеет четкую структуру, поэтому фактографическая система способна давать однозначные ответы на поставленные вопросы. Базы данных используются для решения задач обработки данных, связанных с вводом, хранением, сортировкой, отбором по заданному условию и группировкой записей данных однородной структуры. При этом предусматривается генерация для пользователей различных отчетов, как правило, в табличной форме, обеспечивающих систематизацию данных. Важнейшим достоинством применения базы данных является независимость данных от прикладных программ. Такую независимость обеспечивают СУБД. Наиболее распространенной СУБД, реализующей технологию реляционной базы данных, является MS Access. Ее достоинством является как простота и удобство работы с ней, так и интегрированность данной программы с другими компонентами пакета. Последнее позволяет легко импортировать и экспортировать данные из одного приложения в другое.

Документальная база данных (ДБД) предназначена для создания, хранения и выдачи по запросам документов, содержащих требуемую информацию. Единицей хранения таких баз данных является документ, основная часть которого – неструктурированный текст. В ответ на запрос выдается список документов, в определенной мере содержащих нужную пользователю информацию. Для осуществления поиска по ДБД создают информационно-поисковые языки (ИПЯ). Объем и форма представления данных о документе могут быть различными: библиографические базы данных, реферативные базы данных, полнотекстовые базы данных. К полнотекстовым базам данных относятся: «Консультант Плюс», «Кодекс», «Закон» и др. Все они обладают мощным поисковым аппаратом, дают возможность поиска по запросам на языке, близком к естественному.

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Информация в этой программе организована в виде папок. Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки: Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Для хранения различных сведений о лицах или организациях, с которыми поддерживаете деловые или личные отношения предусмотрена специальная папка КОНТАКТЫ. В ней можно сохранить самые разнообразные сведения о контактах: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов, сведения личного характера (Годовщина, день рождения) и т.д.

Для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка КАЛЕНДАРЬ. С помощью календаря можно просмотреть мероприятия, запланированные на прошедшие дни, на текущий день, а также на последующие дни текущего месяца и последующих месяцев. Определить тему встречи, время: начало и конец, место проведения, определить контакты, разослать приглашения. Можно планировать повторные встречи: установить периодичность (повторение). В календаре можно выбрать любой день и этот день откроется в ежедневнике.

Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка ЗАДАЧИ. Задача – это мероприятие или поручение личного или служебного характера, которое надо выполнить к определенному сроку, и выполнение которого вы контролируете. Можно поручить задачу любому лицу из папки Контакты. Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Можно установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.

ДНЕВНИК – это папка, в которой автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, Задачи, Заметки; сделанные телефонные звонки. Некоторые сведения о проделанной работе можно записать вручную. В папке Дневник отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.

ПОЧТА – это папка, в которой находятся папки соответствующие этим группам сообщений. Программная среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором, как на конверте, необходимо указать кому оно адресовано, тему и содержание. Можно приложить к сообщению заранее подготовленный файл, вставить рисунок. Если не установлен режим немедленной отправки электронной почты, то все созданные сообщения будут сохраняться в папке исходящие.

ЗАМЕТКИ в программной среде Outlook – это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листами. В заметках удобно хранить сведения, которые понадобятся позднее и вставить их в другие элементы или документы. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически.