22 Формирование и печать выходных документов

Для подавляющего большинства документов конфигурации предусмотрено формирование некой унифицированной печатной формы (аналога бумажного документа). Печатная форма документа формируется при нажатии кнопки «Печать» внизу экранной формы документа. Для многих документов в конфигурации заложено несколько печатных форм. В этом случае при нажатии на кнопку «Печать» под ней разворачивается список возможных вариантов формирования печатной формы документа.

По нужному варианту следует щелкнуть мышкой или, выделив его, нажать клавишу ENTER. На экран буде выведена сформированная печатная форма документа. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возможность, следует в табличном редакторе отключить режим редактирования путем выбора пункта «Таблица – Вид – Только просмотр». После этого в любое поле сформированной печатной формы можно внести необходимые изменения и распечатать документ. Следует помнить, что внесенные таким образом изменения не сохраняются после закрытия печатной формы, и в следующий раз она откроется в начальном, неотредактированном варианте. Перед тем, как отправить документ на печать, рекомендуется сделать его предварительный просмотр кнопкой

или с помощью команды меню «Файл – Предварительный просмотр». Если в ходе предварительного просмотра выяснилось, что документ не помещается на одной странице или, наоборот, получился слишком мелким, следует закрыть предварительный просмотр и при открытой печатной форме обратиться в пункт меню «Файл – Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне нужно сделать необходимые изменения: изменить ориентацию документа, поля, масштаб, использовать другие возможные настройки.

Для сохранения этих настроек нажимаем «ОК» и еще раз с помощью предварительного просмотра убеждаемся, что теперь в сформированной печатной форме и ее положении на странице нас все устраивает. Только после этого окончательно отсылаем документ на принтер кнопкой

или командой меню «Файл – Печать».

22. Формирование и печать выходных документов

Для получения выходных форм необходимо провести решение задачи, выбрать из списка предложенных форм необходимый документ. Если этот документ достаточно сложный, программа может предложить несколько вариантов его формирования. Например, выводить записи в порядке табельных номеров или по фамилиям, рассчитывать итоги по подразделениям или в целом по организации и т.д. В случае отсутствия необходимого документа в списке предлагаемых форм, необходимо самостоятельно сформировать форму, используя генератор отчетов.

Технология создания документов в каждой программе своя. В самом простом случае форма документа набирается во внешнем текстовом редакторе и подключается к списку уже имеющихся форм. В большинстве ППП предлагается использование встроенных текстовых редакторов и языков макропрограммирования.

Создание формы документа предполагает создание графического образа (бланка) документа, определение типов полей вывода и создание формульных разделов. Формульные разделы представляют собой описание сценария обработки документа. Здесь задаются алгоритмы расчета значений переменных, формирующих поля вывода.

Подготовленные программой выходные формы, как правило, предлагаются к просмотру, корректировке. Документы могут выводиться на печать сразу после окончания формирования, либо автоматически записываться на диск в виде текстового файла, который можно распечатать в любое время. В ряде программ предусмотрена запись документов в буфер (т.е. временный файл) для печати в конце работы пользователя с программой.

Настройка системы на печатающее устройство осуществляется, как правило, на этапе внедрения программы. Задание параметров печати (ориентация печатного листа, качество печати, количество экземпляров) определяется для каждого документа перед распечаткой.