Правила проведения совещания

• Руководитель не должен опаздывать на совещание ни на минуту.

• Начинать совещание нужно с фразы, высказывающей надежду на то, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, после чего четко определить цели собрания.

• Предлагать выступать на совещании можно только по желанию, особен­но если это не доклад, а обсуждение вопроса. Приглашать выступающих принято только на «Вы».

• Если желающих после предложения высказаться нет, то су­ществуют следующие варианты начала обсуждения:

а) по часовой стрелке слева от себя начальник предлагает обсуждение;

б) предоставить слово старшему из присутствующих по возрасту и рангу.

• Руководитель в ходе совещания обязан побудить высказать все точки зрения, не подавлять обсуждение, не быть судьёй. В конце совещания задача руководителя подвести итоги.

• После того как руководитель объявит окончание совещания, он встает первым, затем подчиненные.

Тема 4. Особенности делового этикета

4.1. Нормы обращения, приветствия и знакомства

Приветствия. Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, руководителю не следует дожидаться, пока с ним поздоровается подчиненный, приветствуйте своего собеседника первым.

Основные правила приветствия состоят в следующем:

• Руководитель учреждения, входящий в помещение, должен приветствовать всех сотрудников, которые попадают вам на глаза.

• Если в кабинет, где сидят женщины, входит начальник первый раз за день, они должны вставать.

• Если посетители вошли к руководителю, он обязан встать, застегнуть пиджак, выйти из-за стола. Причем, какого бы ранга начальник ни вошел в кабинет своего подчиненного, руку протягивает хозяин кабинета.

• Если женщина входит в комнату, где сидят мужчины, они встают. Женщине, если входит мужчина (за исключением начальника), вставать не нужно.

• Подавать руку в перчатке допустимо в редких случаях. Мужчина может подать руку в перчатке только брату или очень близкому человеку. Женщина - если перчатка снимается с трудом.

• Что же касается обычая целовать руку женщинам, то во многих странах в настоящее время он практически не употребляется.

Знакомство. Если именно Вы представляете кого-то, обязательно говорите ясно и понятно, не торопясь. Кого представлять первым, уже не столь важно, поскольку этикет стал более либеральным. Но несколько простых правил все же осталось:

• Всегда следует представлять мужчину женщине, но руку первой подает женщина.

• Молодого гостя следует представлять пожилому, руку протягивает пожилой.

• Если Вы хотите отметить ранг и общественное положение человека, тогда следует представлять того, кто ниже рангом, тому, кто выше рангом.

• Если встречаются супружеские пары, то сначала женщины здороваются друг с другом, затем мужчины приветствуют женщин и лишь после этого друг друга.

• Чаще всего представляют только что пришедшего гостя тем, кто уже находится в комнате. Для этого нужно назвать имя вошедшего, добавив краткие сведения, относящиеся к его профессии или месту жительства, занятиям, хобби. Представляя таким образом гостя, Вы тем самым облегчаете своим гостям начало разговора.

Если же представляют Вас необходимо помнить два основных момента:

• Во-первых, не вступать в разговор раньше времени. Сначала нужно дать закончить процедуру представления, после чего, Вы должны высказать радость по поводу знакомства.

• Если Вас представляют кому-либо, обязательно нужно запомнить имя этого человека, чтобы суметь представить его, если это потребуется, другим гостям.

Разумеется, на молодежных вечеринках достаточно одних имен без фамилий и краткого «привет». Однако, если в компании присутствуют люди разных возрастов, явно более уважительным представлять людей более старшего возраста по имени отчеству или господин.

Обращение. Правила этичного обращения подразумевают под собой принципы общения руководителя с подчиненными.

• Предпочтительно обращаться к сослуживцам по имени и отчеству либо по фамилии (но тогда обязательно с добавлением слов «господин» или «госпожа»). По именам можно обращаться только к ближайшим сотрудникам, если они молоды и не возражают против такого обращения.

• В деловой обстановке обращайтесь к подчиненным только на «вы». Обращение на «ты» допустимо лишь тогда, когда оно может быть взаимным, либо обусловлено неформальными отношениями.

• Руководителю нельзя забывать о соподчиненности и отдавать без особой необходимости распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя.

• Руководитель должен соблюдать принцип эмоциональной нейтральности к подчиненным: относиться ко всем сотрудникам ровно и выдержано.

Деловые взаимоотношения должны быть уважительными и ровными, но обязательно требовательными.