Тема 7. Текстовий редактор Microsoft Office Word.

7.1. Набір, редагування та форматування текстового документа

Для роботи з великим обсягом текстової інформації використовують спеціальні програми – текстові редактори.

Одним з найпоширеніших текстових редакторів є редактор Word, який входить до складу інтегрованого пакету Microsoft Office.

До основних функцій текстового редактору можна віднести:

• введення тексту та його подальше редагування;

• автоматична перевірка орфографії;

• форматування тексту (встановлення параметрів сторінки; вирівнювання тексту; визначення міжрядкового інтервалу та меж абзацу; створення і редагування колонтитулів; автоматична нумерація сторінок, розділів або пунктів; вибір певного шрифту та його характеристик тощо);

• перенесення або копіювання частини тексту;

• робота з декількома документами одночасно;

• автоматичний пошук необхідної інформації у тексті;

• автоматична заміна певного тексту за визначеним зразком;

• друкування готового тексту;

• можливість при наборі тексту вводити математичні формули, діаграми, створювати графічні зображення, виконувати вставку готових малюнків тощо.

Для запуску текстового редактора Word необхідно активізувати головне меню (натиснувши кнопку Пуск ) і вибрати у пункті Программы команду Microsoft Word . Після запуску на робочому столі з’явиться вікно програми.

На робочому полі Word зверху знаходиться рядок заголовку, під ним рядок меню, далі панелі інструментів – Стандартная , Форматирование (при потребі можна встановити інші панелі), горизонтальна та вертикальна лінійки, вертикальна та горизонтальна смуги прокрутки з бігунками, внизу рядок стану. Праворуч знаходиться Область задач , на якій можна вибрати режими створення документа.

На екрані знаходяться два курсори: клавіатури і миші.

Курсор клавіатури знаходиться тільки в полі можливого набору тексту і служить для вказування місця набору або редагування тексту.

Курсор миші може переміщатися по всьому екрану і служить для швидкого переміщення курсору клавіатури на нове місце текстового документа, а також для подачі різноманітних команд.

Меню – це список команд, у якому можна вибрати потрібну команду для виконання. Кожне меню має свою назву, яка відображає призначення команд, що містяться в ньому: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, ? (Довідка).

При натисканні лівою клавішею миші на назві меню, воно розгортається у список команд. Одразу після запуску Word його вікно готове для набору тексту нового документа. При необхідності створення ще одного документа потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl + N або виконати команди меню Файл > Создать ... та вибрати пункт Новый документ на Панели задач, що з’явиться справа. Для переходу між вікнами різних документів використовується пункт меню Окно.

Word забезпечує кілька режимів роботи з текстовими документами. Вибір режиму залежить від виду створюваного документа і подальшої роботи з ним. Режими роботи з документами: Обычный, Веб-документ, Разметка страницы, Структура, На весь экран. Потрібний режим встановлюється із меню Вид .

Режим Обычный встановлюється автоматично при запуску програми Word. Він є найбільш придатним для введення і редагування нових документів, дає на екрані найбільше корисної площі для тексту.

У режимі Розметка страницы, документ подається у тому вигляді, в якому буде виглядати при друці. В цьому режимі з'являється вертикальна лінійка, можна бачити бокові межі сторінки, кінець однієї сторінки і початок іншої. Цей режим найкраще використовувати для документів на кількох сторінках.

Режим Структура використовується для об'ємних документів, які мають головні і другорядні розділи. При переході в цей режим зверху з'являється нова панель інструментів, за допомогою якої можна підвищувати або знижувати рівні заголовків, міняти порядок розташування розділів.

В режимі На весь экран у вікні Word залишається лише текст і кнопка Вернуть обычный режим . Режим використовується, коли потрібно якнайбільше місця для тексту, що вводиться.

Перед набором тексту потрібно встановити параметри сторінки. Для цього використовують діалогове вікно Параметры страницы , яке буде відкрите після команди Файл > Параметры страницы…. В цьому вікні можна задати праве, ліве, верхнє і нижнє поля сторінки, встановити розміри аркуша та його орієнтацію тощо.

Створення текстового документа проводиться у такі етапи.

• Набір, зберігання та редагування текстового документа. На цьому етапі здійснюють введення тексту з клавіатури, зберігання його у вигляді файлу на магнітному диску, виправлення допущених помилок та внесення змін у текст.

• Форматування документа полягає у наданні документу потрібного вигляду (встановлення параметрів сторінок, шрифтів, оформлення абзаців тощо).

• Макетування полягає у підготовці текстового документа до друку (оформлення заголовків, розбивка на сторінки, їх нумерація, внесення у текст формул, написів та малюнків, збирання змісту, оформлення титульних сторінок і службової інформації).

• Друкування полягає у виведенні на папір всіх або вибраних сторінок (фрагментів) створеного документа.

Набір , зберігання та редагування текстового документа

При введенні тексту слід пам’ятати та дотримуватись таких зауважень і правил.

• Символи, що вводяться з клавіатури, з’являються у місці розташування курсору клавіатури.

• Символи можуть вводитися в режимі заміни або вставки. Переключення між режимами здійснюється клавішею Insert .

• При наборі тексту між словами не ставити більше одного пропуску.

• Розділовий знак не відривати від слова, за яким він стоїть. Після кожного розділового знаку ставити пропуск.

• Після відкриваючих дужок або лапок зразу писати текст, закриваючі дужки або лапки писати зразу за текстом.

• До і після дефісу не ставити пропуск.

• До і після тире ставити пропуск.

• Для видалення символу зліва від курсору потрібно натиснути клавішу < ( BackSpace ).

• Для видалення символу справа від курсору потрібно натиснути клавішу Delete .

• Для відміни останньої виконаної дії можна використати пункт меню Правка > Отменить . Якщо відміна була виконана помилково, потрібно використати пункт меню Правка > Повторить .

• Користувач не повинен стежити за розташуванням слів у межах абзацу. Редактор автоматично переносить текст на наступний рядок, коли поточний досяг правого кінця. Клавіша Enter натискається лише в кінці абзацу.

• У деяких випадках необхідно, щоб розділені пропуском слова були розташовані в одному рядку. Наприклад, ініціали та прізвище повинні завжди знаходитися в одному рядку. Щоб домогтися цього, між словами ставиться нерозривний пропуск (одночасно натиснути клавіші Ctrl + Shift + Пропуск ).

Для збереження створеного документа необхідно виконати таку послідовність дій у меню:

• Файл > Сохранить, після чого з’явиться вікно Сохранение документа;

• у полі Папка: потрібно натиснути лівою кнопкою миші по значку ▼ і обрати ту папку, в якій буде зберігатися файл;

• у полі Имя файла: потрібно вказати ім’я файла, що зберігається. За замовчуванням файлу надається ім’я Document1.doc ( або Doc1.doc).

• Натиснути кнопку вікна Сохранить.

При повторному збереженні документу (після редагування) виконання команди Файл > Сохранить призведе до збереження у файл з тим самим іменем у ту саму папку . Команда Файл > Сохранить как… використовується у випадку, коли потрібно змінити ім’я документа або місце його розташування.

Для відкриття раніше створеного документа потрібно виконати таку послідовність команд у меню: Файл > Открыть .... У вікні Открытие документа , що є подібним до вікна Сохранение документа , зазначаємо диск і папку, у якій знаходиться шуканий документ. У списку поданих файлів зазначеної папки можна відмітити потрібний і натиснути кнопку вікна Открыть .

До засобів редагування текстових документів належать такі:

• Перевірка орфографії. В процесі введення тексту виконується пошук кожного введеного слова у внутрішньому словнику. Якщо такого слова (з урахуванням дозволених змін) у словнику нема, то воно на екрані підкреслюється червоною хвилястою лінією.

• Перевірка граматики. При введені тексту автоматично виконується перевірка граматики з підкресленням зеленою хвилястою лінією тексту, який не відповідає граматичним і стилістичним правилам.

• Знайти і замінити. Завдяки цим засобам можна знайти у багато сторінковому документі потрібний фрагмент (слово, кілька слів, речення), вилучити або замінити на інший по всьому документа.

• Російсько-український переклад окремих слів, речень і документів.

Перевірка орфографії

Щоб перевіряти, наприклад, український текст, необхідно виконати команду: Сервис > Язык > Выбрать язык .... У вікні Язык, що відкриється, вибрати Украинский і натиснути кнопку ОК.

При наборі слова після натискання на пропуск або розділовий знак автоматично виконується процедура його порівняння із внутрішнім словником. Якщо слово не знайдено у словнику, воно підкреслюється червоною хвилястою лінією.

Користувач може залишити слово таким, як воно є, або виправити помилку, щоб щезла червона лінія, або звернутися за правильним словом до внутрішнього словника і замінити ним помилкове.

В останньому випадку треба клацнути правою кнопкою на підкресленому слові, з'явиться контекстне меню з одним або кількома словами, подібними до підкресленого.

Для перевірки орфографії всього документа треба виконати команду Сервис > Правописание або натиснути кнопку Правописание на панелі інструментів.

Почне працювати програма перевірки, яка буде послідовно читати весь текст і виводити на екран неправильні слова. У діалоговому вікні виводиться фрагмент документа з виділеною у ньому помилкою і варіанти її виправлення. Якщо документ включає фрагменти тексту, написані іншими мовами, то вони будуть показані як неправильні. Наприклад, при перевірці українського тексту слова російською і англійською мовами будуть підкреслені як помилкові.

Користувач вибирає варіант слова для виправлення або приймає інше рішення і натискає відповідну кнопку.

Перевірка граматики

Перевірка граматики — засіб, який автоматично діє при наборі текстового документа. Якщо набране речення своєю будовою порушує встановлені в Word правила, то воно буде підкреслене зеленою лінією. Щоб виправити або пропустити помилку, треба клацнути правою кнопкою миші на підкресленому зеленим тексті. З'явиться контекстне меню, у якому зверху міститься один або кілька варіантів структури речення з повідомленням про характер помилки. При виборі команди Пропустить предложение зелена лінія зникне і речення залишиться без змін. При виборі команди Грамматика відкриється діалогове вікно, зверху якого показано речення з помилкою, знизу показані його варіанти без помилки. За допомогою відповідних кнопок можна виправити речення або пропустити помилку.

Тезаурус (синоніми)

Для знаходження тезауруса (синоніма), треба виконати такі дії.

• Виділити слово, для якого шукаються синоніми.

• Виконати команду Сервис > Язык > Тезаурус.

• У вікні, що відкриється, із списку синонімів виберіть слово, яке найбільш відповідає змісту.

• Клацніть на кнопці Заменить, вікно закриється, виділене слово заміниться на вибраний синонім.

Крім режимів автоматизованої перевірки орфографії і граматики, Word пропонує ще такі засоби автоматизації: Автозаміна — автоматична заміна із підготовленого списку слів з типовими помилками, скороченнями на правильні або повні.

Щоб ввести нові пари слів в Автозаміну, треба виконати такі дії.

• Виконати команди Сервис > Автозамена.

• У вікні Автозамена, що відкриється, у полі Заменить написати неправильне або скорочене слово, у полі на: записати його правильне або повне написання.

• Натиснути кнопку Добавить.

Автотекст — автоматична вставка у документ наперед підготовлених речень , абзаців і навіть кількох сторінок тексту.

Щоб ввести нові вирази в Автотекст, треба виконати такі дії:

• Виконати команди Вставка > Автотекст > Автотекст ..., далі у вікні Автозамена відкрити вставку Автотекст.

• У полі Имя элемента внести потрібне речення.

• Натиснути кнопки Добавить і ОК.

Знайти і замінити

Щоб знайти потрібний фрагмент, необхідно:

• Подати команду Правка > Найти ..., з'явиться діалогове вікно Найти и заменить.

• У полі Найти : ввести текст-взірець.

• Для виконання пошуку натиснути кнопку Найти далее.

Пошук проводиться по всьому документа, починаючи від місця знаходження курсору і при бажанні з початку документа. Перший збіг фрагменту документа і взірця виділяється іншим кольором, курсор зупиниться на початку фрагменту. Якщо треба продовжити пошук, знову натиснути кнопку Найти далее або клавішу F4.

Для заміни одного фрагменту (символу, слова, речення, абзацу) на інший необхідно вибрати команду Правка > Заменить ... або у попередньому вікні клацнути на вкладці Заменить. Далі у полі Найти: ввести текст-взірець, клавішею Tab перейти у поле Заменить на: і ввести новий текст. Для пошуку тексту-взірця у документі натиснути кнопку Найти далее.

Українсько-російський переклад

Існують різні програми для виконання перекладу. Найчастіше є потреба у українсько-російському та російсько-українському перекладі. Серед найбільш популярних таких засобів – програма Плай.

Для перекладу слова на іншу мову, треба виконати такі дії:

• Виділити слово, яке треба перекласти.

• Відкрити меню Плай і виконати команду Перевод слова.

• У вікні Плай: Перевод слова и синонимы у полі Заменить на: буде переклад слова, а також варіанти перекладу і синоніми.

• Вибрати потрібне слово або синонім.

• Натиснути кнопку Заменить або Заменить все.

• Якщо у словнику немає відповідного слова, з'являється повідомлення Перевод слова не найден.

Плай здійснює переклад виділеного фрагменту або всього документа за допомогою команди Перевод, для чого треба виконати такі дії:

• Виділити фрагмент, який треба перекласти (для перекладу всього документа його виділяти немає потреби).

• Відкрити меню Плай і виконати команду Перевод.

• У діалоговому вікні Плай: Опции перевода, що з'явиться, відкрити вкладку Перевод.

• При необхідності встановити необхідний напрям перекладу та інші параметри .

• Натиснути кнопку Перевести.

В результаті цих дій відкриється новий документ з перекладом фрагменту або всього тексту, у якому окремі слова можуть бути виділені:

• червоним кольором — слово відсутнє у словнику, клацання правою кнопкою додає його у словник користувача.

• зеленим кольором — слово має варіанти перекладу, клацання правою кнопкою відкриває список варіантів для вибору.

• синім кольором — слово може належати до кількох частин мови, клацання правою кнопкою відкриває список варіантів для вибору.

• світло-синім кольором — слово має іншомовні літери.

• бузковим кольором — зарезервоване слово.

Форматування текстового документу

Після того, як текстовий документ набрано, йому можна надати потрібного вигляду за допомогою команд форматування.

Форматування полягає у наданні кожному абзацу текстового документа наперед заданого вигляду: певних параметрів шрифту, вирівнювання правого і лівого краю тексту, встановлення відступів і інтервалів тощо.

Word дає можливість стирати, копіювати або переносити на інше місце вибрану частину тексту — фрагмент тексту. Це може бути символ, слово, речення, абзац, кілька абзаців, сторінка, кілька сторінок. Для обробки фрагменту його виділяють.

Для виділення слова, кількох слів або речення протягуванням , необхідно розмістити курсор миші на першому символі, натиснувши і не відпускаючи ліву кнопку миші, протягнути курсор до останнього символу і відпустити кнопку.

Щоб виділити кілька рядків тексту, необхідно розмістити курсор миші на лівому полі напроти першого рядка. Коли з'явиться стрілка, натиснувши і не відпускаючи ліву кнопку, протягнути курсор миші вниз до останнього рядка і відпустити кнопку.

Щоб виділити весь текст документа, досить натиснути клавіші Ctrl + 5 (на додатковій клавіатурі) Виділити слово, рядок, абзац чи весь текст можна також клацанням.

Щоб виділити слово, необхідно розмістити курсор миші на слові і двічі клацнути. Якщо клацнути тричі, то виділиться весь абзац.

Щоб виділити рядок тексту, необхідно розмістити курсор миші на лівому полі напроти нього і, коли з’явиться стрілка, клацнути.

Щоб виділити абзац, необхідно розмістити курсор миші на лівому полі напроти одного із його рядків і, коли з'явиться стрілка, двічі клацнути.

Щоб виділити весь документ, необхідно розмістити курсор миші на лівому полі напроти одного із його рядків і, коли з'явиться стрілка, тричі клацнути. Щоб зняти виділення тексту, досить клацнути на будь-якому чистому місці екрану.

Над виділеним фрагментом тексту можна виконувати такі дії.

Вырезать — фрагмент тексту розміщується в буфері обміну і видаляється зі старого місця.

Копировать — фрагмент тексту розміщується в буфері і залишається на старому місці.

Вставить— фрагмент тексту із буферу вставляється у вказане місце. Цю операцію можна виконувати скільки завгодно разів у різних місцях документа.

Удалить — фрагмент тексту видаляється.

Щоб виконати потрібну дію над виділеним фрагментом тексту, треба відкрити меню Правка і клацнути на відповідній команді. Також можна використовувати контекстне меню, що з'являється, якщо на виділеному фрагменті тексту клацнути правою кнопкою миші. Слід пам’ятати, що вигляд контекстного меню залежить від того місця, де воно викликається.

Шрифти

Шрифт має такі параметри.

• Вид шрифту (гарнітура);

• Написання шрифту;

• Розмір (кегль) шрифту;

• Колір шрифту.

Параметри шрифту можна встановити для одного або декількох символів, слів, речень, рядків, для всього тексту.

Щоб встановити новий шрифт для виділеною фрагменту, необхідно виконати команду Формат > Шрифт ... або у контекстному меню викликати команду Шрифт .... З'явиться діалогове вікно Шрифт, де задаються потрібні параметри.

У вікні Шрифт вибирають вид шрифту.

Це приклад шрифту Аrіаl розміру 10 пт

Це приклад шрифту Courier New розміру 10 пт

Це приклад шрифту Times New Roman розміру 10 пт

У вікні Начертание встановлюють написання шрифту: жирний, курсив, підкреслений. Можливі комбінації: жирний курсив, курсив підкреслений, жирний підкреслений і нарешті жирний курсив підкреслений.

Кнопки для вибору написання шрифту, як правило, є на панелі інструментів (Ж — жирний, К — курсив, Ч — підкреслений).

У вікні Размер можна вибрати розмір шрифту із списку від 8 до 72 пунктів. Наприклад, розмір 14 – це розмір шрифту, як у друкарської машинки. Розмір 10 – типовий книжковий розмір.

Можна встановити свій розмір від 1 до 1638 з точністю до 0,5.

Кнопки для вибору розміру шрифту, зазвичай, є на панелі інструментів. Щоб розгорнути вікно з розмірами шрифтів, досить клацнути на кнопці ▼.

Word дозволяє спеціальні ефекти з виділеним текстом: Закреслений, ^{надрядковий}, _{підрядковий}, а також подвійне закреслення, з тінню, контур, піднятий тощо.

Для тексту можна також задавати колір.

Word дає можливість збільшити або зменшити інтервал між символами. Робиться це так:

• виконати команду Шрифт, відкрити вкладку Інтервал;

• щоб збільшити інтервал між символами, треба збільшити значення лічильника На: . У полі Интервал: встановиться режим Разреженный;

• щоб зменшити інтервал між символами, треба зменшити значення лічильника На: . У полі Интервал: встановиться режим Уплотненный;

• натиснути кнопку ОК.

Крім шрифтів з літерами, є шрифти, які мають графічні зображення. Символи такого шрифту можна вставляти в текст тільки послідовно по одному. Щоб вставити символ в текст, треба виконати такі дії:

• виконати команду Вставка > Символ... — з'явиться діалогове вікно Символ;

• у вікні Символ у списку Шрифт вибрати потрібний шрифт;

• знайти потрібний символ, клацнути мишею на ньому;

• натиснути кнопку Вставить — символ з'явиться в тексті;

• натиснути кнопку Закрыть — зникне діалогове вікно;

• якщо потрібен ще один символ, повторити попередні дії.

Форматування абзаців

Абзац — це текст, який починається з відступу 1-го рядка від лівого краю, продовжується рядками без відступу (або з іншим відступом) і закінчується натисканням клавіші Enter.

Кожний абзац можна форматувати окремо. Щоб вибрати абзац, досить на ньому у будь-якому місці розмістити курсор клавіатури.

Можна форматувати кілька абзаців, для цього досить їх виділити.

Абзац можна вирівнювати по лівому краю, по центру, по правому краю, по ширині. Щоб вирівняти текст у вибраному абзаці або групі абзаців, використовують відповідні кнопки на панелі інструментів, “швидкі” клавіші або меню Формат > Абзац.

Відступ зліва — встановлення величини відступу абзацу від лівої границі максимально можливого розміщення тексту.

Відступ справа — встановлення величини відступу абзацу від правої границі максимально можливого розміщення тексту.

Відступ 1-го рядка — встановлення зсуву вправо 1-го рядка абзацу відносно лівої границі можливого розміщення тексту.

Виступ 1-го рядка — встановлення зсуву вліво 1-го рядка абзацу відносно лівої границі можливого розміщення тексту.

Щоб встановити відступи, можна скористатися бігунками на горизонтальній лінійці і виконати такі дії:

• встановити курсор клавіатури на абзац, для якого будуть встановлюватися нові відступи;

• курсор миші встановити на потрібний бігунок;

• натиснути ліву клавішу миші, не відпускаючи її, пересунути бігунок на потрібне місце, відпустити клавішу.

Встановлювати вирівнювання, відступи зліва, справа і 1-го рядка можна також за допомогою діалогового вікна Абзац. Робиться це так:

• виконати команду Формат > Абзац або викликати контекстне меню, у якому виконати команду Абзац ....;

• у діалоговому вікні Абзац, що з'явиться, вибрати вкладку Отступы и интервалы;

• встановити потрібне вирівнювання у списку Выравнивание:;

• встановити потрібні інтервали на лічильниках Отступ слева:, Отступ справа і Первая строка:;

• натиснути кнопку ОК.

Щоб зробити міжабзацні інтервали, треба виконати такі дії:

• у діалоговому вікні Абзац вибрати вкладку Отступы и интервалы;

• встановити потрібні інтервали на лічильниках Интервал перед: або Интервал после:;

• натиснути кнопку ОК.

Щоб встановити міжрядкові інтервали , треба виконати такі дії:

• у діалоговому вікні Абзац вибрати вкладку Отступы и интервалы;

• відкрити список Междустрочный:;

• для інтервалу Точно встановити на лічильнику Значение інтервал менше 12 (стиснутий) або більше 12 (розтягнутий);

• для інтервалу Множитель встановити на лічильнику Значение коефіцієнт інтервалу між рядками менше 1 (стиснутий) або більше 1 (розтягнутий);

• натиснути кнопку ОК.

Щоб встановити положення абзацу на сторінці, треба виконати команду Формат > Абзац або клацнути на команді Абзац із контекстного меню. В діалоговому вікні Абзац, що з'явиться, відкрити вкладку Положение на странице.

На цій вкладці можна встановити такі прапорці:

Запрет висячих строк — абзац не може розриватися так, щоб на наступну сторінку переносився останній неповний рядок. Переноситься не менше двох рядків.

Не разрывать абзац — абзац завжди знаходиться на одній сторінці, не розривається на дві частини.

Не отрывать от следующего — абзац не відривається від наступного абзацу, і якщо той попадає на наступну сторінку, то за ним переноситься і перший абзац.

С новой страницы — такий абзац починається з нової сторінки незалежно від заповнення попередньої.