16

Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса и методы его изучения.

1. Документ – основной объект документоведческих исследований. Научно-историческая и практическая ценность документа.

2. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.

3. Предмет и метод документоведения.

4. Взаимосвязь документоведения с другими научными дисциплинами.

«Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию точно так же, как и всякое искусство».

(Ф. Наливкин «Руководство к сочинению писем и бумаг»)

1. Документ – основной объект документоведческих исследований. Научно-историческая и практическая ценность документа.

Известно, что появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н.э.

Почему в современном мире возникла необходимость изучения документа?

Человек появляется на свет и информация о его рождении документируется в свидетельстве о рождении, где помещаются данные о дате рождения, месте рождения, о родителях, документируется имя, и фамилия с которыми человек пойдет по жизни. Далее на протяжении всей его жизни возникает необходимость документировать информацию о различных событиях. В частности, каждый человек не может продолжать образование, если у него не будет аттестата о среднем образовании. Поступив в высшее учебное заведение, студент получает документы, в которых фиксируется факт поступления в определенный вуз на определенную специальность (студенческий билет), а также зачетная книжка, в которой документально фиксируются получаемые оценки по всем предметам с подписями преподавателей и датами. Наличие оценок и подписей в зачетной книжке и в экзаменационных ведомостях, соответствующих учебному плану специальности, служит основанием для перевода студента на следующий курс. Окончание вуза также должно быть документально подтверждено дипломом о высшем образовании. Даже если по каким-либо причинам человеку не пришлось закончить вуз и получить диплом по конкретной специальности, если закончен хотя бы один год обучения, то есть основания выдать академическую справку вуза со всеми полученными оценками. Этот промежуточный документ может быть использован для продолжения обучения в другом вузе, по другой специальности, в другом городе и даже в другой стране.

Поступление на работу обязательно сопровождается необходимостью предоставления определенных документов, являющихся подтверждением полученного образования, повышения квалификации, имеющегося опыта работы по конкретной специальности. Сегодня во многих организациях руководители, прежде чем принять решение о зачислении на работу, просят предоставить рекомендательные письма с прежних мест работы. А в 19 веке делался официальный запрос во властные структуры с целью получения информации о кандидате на должность.

Вся трудовая деятельность человека документируется сегодня в таком документе как трудовая книжка, ранее он назывался послужной список.

Любой вид человеческой деятельности неизбежно порождает документы. Так в образовании – это государственные образовательные стандарты, которые служат основными нормативными документами по обслуживанию специальности, это и учебные планы, и расписания занятий, и ведомости, и зачетные книжки, и отчетные документы (рефераты, контрольные работы, курсовые работы). В медицине – это больничные листы, выписки из истории болезни, статистические карты больных. В промышленности – это проекты, сметы, сертификаты.

Сегодня знания в области документоведения, изучение документа как материального носителя информации, как никогда актуальны. Это связано, прежде всего, с возрастанием разнообразия видов деятельности людей, расширением номенклатуры изделий, товаров и услуг, происходящими качественными изменениями в области науки, экономики, всех отраслей знаний. Новые технологии порождают качественно иные и разнообразные способы передачи документированной информации. Это, в свою очередь, расширяет область исследований в документировании и обработке информации, а также способах ее передачи, фиксации, восприятия и использования.

Понятие «документ» возникло от лат. Documentum – образец, доказательство, свидетельство. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось со времен средневековья до XIX века.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства.

Во второй половине XIX в. появляются производные от слова «документ» термины: документация – в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный – относящийся к документу. Таким образом, к этому периоду границы понятия документа сужаются. Если документом назывался любой предмет, служащий для поучения и доказательства, то затем документом стало называться письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Это понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

Начало XX века знаменуется расширением понятия «документ». Основоположник науки о совокупности документов в области практической деятельности – документации – П. Отле (1868-1944) впервые стал отождествлять понятия «книга» и «документ». Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

1. Библиографические документы, т.е. текстовые документы, к которым были отнесены официальные издания (брошюры, монографии, периодические и продолжающиеся издания). Сюда были отнесены и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения, учетные документы (книги или журналы), а также знаки-вывески, лозунги, проездные билеты и др.

2. Нетекстовые (графические) документы: изобразительные, картографические, нотные, фотографии, изобразительные памятники (надписи, монеты, медали, печати, штемпели).

3. Документы-заменители книг: диски, фонограммы, кинофильмы. К этому классификационному ряду относили и трехмерные произведения искусства- произведения архитектуры и скульптуры.

Таким образом, П. Отле вошел в историю документоведения как основоположник документации. Он не только ввел в науку понятие «документ», но и раскрыл его самый широкий смысл, который сводился к тому, что документ является носителем социальной информации.

Дальнейшее развитие понятия «документ» находит свое отражение в новом направлении ученых: книговедов, документалистов, информатиков.

В 60-е годы 20 века документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя.

В 1960 – 1970-е годы исследователи понятия «документ» А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский следующим образом определяют документ. Документ – это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и во времени.

В 1980-е годы был утвержден государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» ГОСТ Р 51141-98, в котором документ впервые приравнивается к документированной информации. Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Таким образом, российскими учеными был уточнен смысл понятия «документ». Он стал трактоваться как материальный объект, который специально создается с целью хранения и распространения (передачи) во времени и в пространстве социальной информации, созданной человеком для использования в общественной деятельности. Документ стал рассматриваться как один из важнейших источников информации и средств социальной коммуникации. С появлением многообразных типов и видов носителей (источников) информации понятие «книга» уже не может быть использовано как обобщающее для значения передачи информации. В настоящее время понятия «книга» и «документ» уже не могут отождествляться, так как в них вложен разный смысл. Теперь понятие «документ» можно рассматривать как более обобщающее, а в книгу вкладывается более конкретное значение.

Определение общего значения понятия «документ» является задачей теоретического документоведения, которое называется документологией.

Международными организациями, такими как:

- Международная организация по стандартизации ИСО;

- Международная федерация по документации;

- Международный совет по архивам;

- Международная организация по интеллектуальной собственности

был, разработали стандарт ИСО, согласно которому информация может быть записана любым способом фиксации каких-то сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислять к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.)