Тема 3 информация и документ
Понятие «информация» и его развитие. Требования, предъявляемые к информации.
Информация как основа принятия управленческого решения.
Возникновение документа, его развитие.
Классификация документов.
Понятие «информация» и его развитие. Требования, предъявляемые к информации.
В современном мире слово «информация» - одно из наиболее употребляемых в языке. Привычным для массового сознания является отождествление с информацией таких понятий как «сообщение», «сведения», «известия». Однако, такое толкование термина «информация» носит поверхностный характер.
Информация заключает в себе широкий объем понятия, выходящий за рамки какой-либо одной отрасли знания и используемый большинством наук. Различные науки пытались по-своему охарактеризовать этот термин. Так, в частности кибернетика предметом своих исследований построила управление поведением биологических систем. Специалисты в области кибернетики обратили внимание на аспект взаимодействия между передающим сигнал (информацию) и воспринимающим его. Сигналы могут иметь разную природу, их главное предназначение – быть воспринятыми органами чувств субъекта.
Для передачи информации необходимы два и более участника, один из которых передает, а остальные получают сигналы. Их взаимодействие осуществляется по принципу отражения. Любые два объекта материального мира всегда отличаются друг от друга. В результате информационного взаимодействия отдельные свойства, качества, стороны одного объекта заимствуются другим, и этот другой несет в себе следы воздействия. Таким образом, осуществляется движение информации.
Объекты, участвующие в информационном обмене, имеют разную природу, уровень развития, структуру, содержание. В силу этого отражение друг друга не может быть тождественным, абсолютным и адекватным. Информационное отражение может осуществляться с большей или меньшей степенью адекватности. Чем структурно проще информация, тем больше вероятности ее адекватного воспроизведения.
Понятие «информация», применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи.
Информация может существовать в двух формах – скрытой, которую можно назвать потенциальной, и явной, актуальной, которая возможна лишь при наличии субъекта, некоторой третьей стороны, способной ее уловить, извлечь, оценить и использовать – социальной.
Современный человек живет не столько в окружении природных объектов, сколько в среде, искусственно им воссозданной из природных объектов. Расширяя производство, человек тем самым множит информацию, рост которой по подсчетам науковедов находится в квадратной зависимости от возрастания объемов производства. Но до тех пор, пока эта информация скрыта в материальной и идеальной формах, не выявлена, не осознана человеком, ее нельзя рассматривать в качестве социальной. Социальной она становится лишь в результате познания человеком природных, производственных процессов, результатов жизнедеятельности.
Для восприятия информации природа предопределила человеку органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус. С точки зрения восприятия социальная информация дифференцируется на:
визуальную – воспринимаемую зрением;
аудиальную – воспринимаемую слухом;
обонятельную – воспринимаемую анализаторами запаха;
тактильную – воспринимаемую кожными анализаторами;
вкусовую – воспринимаемую анализаторами вкуса.
Подобная дифференциация социальной информации в соответствии с физиологическими особенностями восприятия предопределяет соответствующий аспект видовой классификации документов.
До 90% всей информации человек получает через органы зрения. Поэтому основной способ документирования базируется на визуальных формах фиксации: в виде письменных текстов, графиков, чертежей, фотографий, репродукций, рисунков.
Аудиальная информация, воспринимаемая слухом, составляет 8-9% от всей поступающей информации через органы чувств человека. Несмотря на значительно меньший по сравнению с визуальной информацией процент, звуковая информация имеет огромное эмоциаональное воздействие, что предопределяет активность ее документирования в форме грампластинок, магнитных лент, компактных оптических дисков. Ряд документов сочетает одновременно фиксацию визуального изображения и звука. Такие документы называются аудиовизуальными: киноленты, видеокассеты, компьютерные продукты, выполненные в технологии «мультимедиа».
Тактильная информация, воспринимаемая кожными анализаторами, трансформируется в такой особый вид документов как книги для слепых, выполненных рельефно-точечным способом.
Обонятельная и вкусовая виды информации в человеческом обществе, по сравнению с миром животных, свое познавательное значение утрачивают, поэтому документированию в полном смысле этого слова не подлежат.
С точки зрения использования выразительных средств социальная информация может быть дифференцирована на:
информацию, выраженную с помощью мимики, жеста, движения;
информацию, выраженную звуками (причем, в свою очередь, эта разновидность информации может быть выражена нечленораздельными и членораздельными, упорядоченными звуками – словами. Последняя разновидность информации называется вербальной);
информацию, выраженную в фиксированной знаково-символьной форме, воплощенную в тексты, рисунки, чертежи;
информацию, выраженную в вещественной форме, воплощенную в здания, оборудование, орудия труда, предметы материальной культуры.
Если на начальных этапах развития общества документальному фиксированию могла быть подвергнута информация, выраженная только в знаково-символьной форме, то современные способы документирования позволяют зафиксировать и звуки, и движущееся изображение, и визуальный образ предметов материальной культуры.
В качестве следующего признака видообразование социальной информации следует выделить способ отражения информации человеческим сознанием. Если человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, то расшифровывает головным мозгом, который функционально ассиметричен. Левое полушарие преимущественно осуществляет логическую деятельность, правое – образно-ассоциативную. Это предопределяет деление информации на два подвида:
- логическую;
- образно-эстетическую.
Образно-эстетическая информация – это преимущественно субъективное, образно-ассоциативное отражение реальности, на базе которого развиваются различные виды искусств: художественное слово (поэзия, проза), изобразительное искусство, пространственные формы искусства (архитектура, скульптура), музыка, танец, а также комбинированные формы (театр, кино). Образно-эстетическая информация передается преимущественно в символьной форме (в форме художественных произведений, картин, фотографий, кинофильмов, художественных произведений). Подобная информация может быть зафиксирована в документы, циркулирующие преимущественно в сфере искусства.
Логическая информация –передается преимущественно в знаковой форме и может быть зафиксирована в научных, научно-популярных, нормативных, производственных, учебных документах.
Другим видообразующим признаком дифференциации социальной информации является ее общественное назначение. С этой точки зрения социальная информация подразделяется на: массовую, групповую и межличностную.
Массовая информация – это такая разновидность социальной информации, которая предназначена для всех и используется всем населением. Массовая информация состоит из нескольких уровней:
- обыденная информация, отражающая совокупность моральных норм, устоев, традиций, знание которых необходимо любому члену общества;
-научно-популярная информация- некое усредненное представление о законах материального мира, в котором живет человек;
- общественно-политическая информация – официально распространяемая государственными органами, регламентирующая жизнь общества.
Групповая информация отражает более глубокое представление о разных сторонах материального мира, общества и мышления человека. Специфической особенностью групповой информации является однородность потребителей и ориентация на целевые социальные группы. Групповая информация дифференцируется по областям знаний (математика, астрономия, физика, химия, медицина и т.д.) и отраслям производства ( строительство, транспорт, машиностроение). Реализуется групповая информация в таких видах документов, как научные, производственные издания, переписка учреждений и организаций, служебная документация ограниченной сферы распространения.
Межличностная информация адресуется кругу лиц, связанных родственными, дружескими, профессиональными и другими отношениями. При документировании эта информация фиксируется в письмах, фотографиях, зарисовках. Особенностью этих документов является четкая направленность адресату.
СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ. Как любой объект материального мира, информация обладает множеством свойств, которые определяют форму документа.
Информации присущи свойства, отличающие ее от других материальных объектов. Они делятся на две группы – атрибутивные и ценностные.
Атрибутивные свойства объективны, т.е. независимы от человека, его воли и желаний. К ним относятся:
способность множить разнообразие материального мира, упорядочить это многообразие, приводя к качественной определенности;
неотрывность материального носителя и языковая природа информации;
дискретность – свойство передаваться, храниться и использоваться по частям;
избыточность информации – свойство многократно дублироваться в структуре материальных носителей;
рассеяние – свойство, способствующее хаотичному неконтролируемому распространению информации во времени и в пространстве, в силу чего затрудняется использование;
концентрация – сужение поля возможного распространения информации.
Прагматические свойства информации характеризуют степень ее полезности для человека. Эти свойства носят относительный характер. Степень полезности социальной информации определяется степенью ее воздействия на воспринимающего субъекта. Если в результате получения информации индивид приобрел нужные знания, выработал правильное поведение, испытал эмоциональное удовольствие, информация оказалась полезной. Но нередко информация может иметь нулевую или даже отрицательную полезность.
К прагматическим свойствам социальной информации относится полнота информации.
Достоверность информации – это отражение не совсем полное, но воспроизводящее те стороны объекта, которые в наибольшей степени его характеризуют. Понятие «достоверность» важно для определения понятия «дезинформация», которое рассматривается как преднамеренное искажение содержания информации. Причем, это не обязательно ложный факт, он может быть вполне реальным, но либо его значение искажено (преувеличено или приуменьшено), либо акцент сделан не на наиболее важных и характерных сторонах, а на случайных, второстепенных деталях.
Постепенное уменьшение достоверности информации может быть связано с ее устареванием. Устаревание информации имеет две причины. Первая причина в том, что информация уже доведена до индивида. Повторное сообщение фактов воспринимается уже как устаревшая информация. Вторая причина заключается в том, что изменения в природе и обществе могут происходить быстрее, чем идет распространение информации по каналам коммуникаций. В момент его получения сообщение будет содержать определенную долю недостоверной информации об уже изменившем свое качественное состояние объекте.