10) Iniciales de identificación

Las iniciales son contraseñas que indican el nombre del empleado que escribió la carta; se ponen al pie de ésta y al lado izquierdo. Si la carta fue dictada deben ponerse las iniciales del que la dictó y del mecanógrafo. Ejemplos:

RM/AR. (dictada por Ramón Martín y mecanografiada por Antonio Ríos). El visado de la carta, que se hace generalmente con las iniciales del visador, se coloca después de las iniciales o en un lugar que no afee la estructura o disposición de la misma. (Véase nuevamente el Modelo y obsérvese todos los detalles y elementos que integran la carta).

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Modelo tradicional de distribución de distintas partes de la carta comercial (Modelo N° 1)

MONTES Y CÍA

(1) Plaza Real, 42 09007 Burgos

(2) Burgos, 8 de junio de 19. Sr. Fernando Rodríguez

3. Robledo, 11 42003 Soria

4. Ref: Contrato N° 31/5 8

5. Estimado señor:

6. Hemos recibido su atenta carta

(7) En espera de sus prontas noticias, le saludamos atenta­ mente,

(8) Director comercial

Rafael Tejeda Ruiz

(9) Anexo (Inclusos): Lista de precios.

Nuevo catálogo

(10) RT/JA

[1) Membrete; 2) Localidad y fecha; 3) Destinatario (dirección); 4) Referencia (asunto); 5) Saludo; 6) Cuerpo de la carta; 7) Despedida; 8) Antefirma, firma; 9) Anexos (inclusos); 10) Ini­ciales de identificación].

_II CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES Y SUS DIFERENTES MODELOS

Hay diferentes clasificaciones de cartas comerciales. Indiquem­os los siguientes tipos de correspondencia comercial: cartas de pe­dido, cartas de solicitud (entre ellas, cartas de solicitud de informes comerciales), cartas de crédito, cartas de remesa, cartas de co­branza, cartas de reclamación (de reclame), cartas de venta (de propaganda), memorando, cartas de invitación, cartas que preceden la firma de un contrato, etc.

1. Cartas de pedido

La mayor parte de las comunicaciones en una empresa comer­cial son cartas de pedido o notas de pedido; incluyen toda la infor­mación que el lector necesita para satisfacer su solicitud: pedido de informes, pedido de mercancías, acuse del pedido, etc. (Anteriora la carta de pedido de las mercancías, generalmente se escribe una carta de petición de datos, precios y condiciones de pago). Este tipo de comunicación debe:

• Ser breve y cortés; tener un destinatario determinado.

• No debe omitir detalles.

• Especificar el número del pedido.

• Tener referencia de catálogos.

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• Tener referencia y descripción de artículos.

• Señalar instrucciones de embarque.

• Especificar formas de pago.

• Señalar valor unitario.

• Indicar valor total.

Respuesta al pedido

La carta de respuesta a un pedido debe cumplir objetivos específicos. Debe expresar agradecimiento, cualquiera que sea la naturaleza del pedido; en esta forma estamos ganando la buena voluntad de los clientes, motivándolos a hacer otros pedidos y a mantener su confianza y preferencia por nuestros servicios.

Se pueden presentar varias situaciones:

• Confirmación del pedido.

• Mercancías agotadas.

• Artículos solicitados ya están descontinuados.

• Crédito limitado.

• Anuncio del embarque.

Cada caso tiene una respuesta concreta, la cual debe ser siem­pre agradecida, cordial y servicial. Veamos algunos ejemplos.