- •Часть 1
- •Содержание
- •1.Документ и системы документации
- •1.Нормативно-правовая база делопроизводства
- •2.Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •3.Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов
- •4.Классификация в делопроизводстве
- •5.Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •6.Международные стандарты в области работы с документами
- •7.Унифицированные системы документации
- •8.Унифицированная система организационно-распорядительной документации
- •9.Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления
- •2.Управленческая документация
- •1.Основные документы управления
- •2.Краткий перечень видов и разновидностей документов
- •3.Оформление управленческих документов
- •1.Состав реквизитов документов
- •2.Рекомендации по оформлению реквизитов документов
- •3.Требования к бланкам документов
- •4.Организационно-правовые документы
- •1.Назначение и состав
- •2.Учредительный договор
- •3.Устав
- •4.Положения
- •Форма положения о структурном подразделении
- •5.Инструкции
- •6.Должностная инструкция
- •Форма должностной инструкции
- •7.Структура и штатная численность
- •Форма структуры и штатной численности
- •8.Штатное расписание
- •9.Договор
- •5.Распорядительные документы
- •1.Постановление
- •Образец оформления постановления
- •2.Решение
- •3.Приказ
- •Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке а4
- •Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке а4
- •Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке а4
- •4.Выписка
- •Образец выписки из приказа, предназначенный для использования внутри организации
- •5.Распоряжение
- •Научно-производственное объединение «агроприбор» распоряжение
- •Образец распоряжения по основной деятельности
- •6.Указание
- •Образец указания
- •6. Информационно-справочные документы
- •Виды актов
- •Обязательные реквизиты акта
- •Акты, требующие утверждение:
- •Общие правила составления актов
- •Образец акта
- •Образец акта
- •2.Протокол
- •Образец трафарета протокола
- •Образец полного протокола
- •Образец протокола
- •Выписка из протокола
- •Образец выписки из протокола
- •3.Докладная записка
- •4.Служебная записка
- •Реквизиты внутренней докладной записки:
- •Образец внутренней докладной записки Реквизиты внешней докладной записки:
- •Образец внешней докладной записки
- •5.Объяснительные записки
- •Образец объяснительной записки
- •6.Справка
- •Образец справки о заработной плате работника
- •Образец внутренней информационной справки
- •7.Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации
- •8.Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •7.Документы личного происхождения
- •1.Резюме
- •2.Служебная характеристика
- •3.Составление текста управленческого документа
- •4.Способы записи текста документа
- •5.Требование к тексту документа
- •6.Особенности языка деловой документации
- •7.Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов
- •8.Языковые средства
- •9.Культура письменной речи
- •10.Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации
- •11.Типичные грамматические ошибки
- •12.Употребление предлогов и предложных сочетаний
- •13.Типичные лексические ошибки
- •14.Ошибки при использовании фразеологизмов
- •15.Нормы сочетаемости слов
- •16.Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении
- •17.Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов
- •18.Рекомендации по записи цифровой информации
- •19.Элементы административного речевого этикета
- •20.Редактирование делового текста
- •8.Организация документооборота
- •1.Схема организации работы с документами
- •2.Регистрация документов
- •Форма журнала регистрации исходящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •3.Хранение документов
- •4.Электронный документооборот
- •5.Работа с входящими документами
- •6.Работа с исходящими и внутренними документами
- •7.Разработка проекта документа
- •8.Порядок согласования
- •9.Корректировка содержания по результатам согласования
- •10.Оформление документа
- •11.Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа
- •12.Подготовка исполненных документов к отправке
- •13.Номенклатура дел
- •9.Вопросы для самоконтроля
- •1.Основные понятия делопроизводства
- •2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов
- •3.Составление и оформления основных видов документов
- •10.Литература
- •1.Основная литература
- •2.Дополнительная литература
2.Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах
Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско - правовых сделок.
Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно – цифровой подписи при совершении сделок.
Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.
Кодекс РФ об административных правонарушениях относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.
Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно – правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161 – ФЗ « О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.).
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98 –ФЗ « О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну.
Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональным т данными с использованием средств автоматизации.