5.Работа с входящими документами

Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, непосредственно от посыльного и т.п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества. ( в некоторых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей). Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на полученные документы. Доставка входящих документов осуществляется на транспорте организации. Доставленные документы проходят процедуру первичной обработки (распаковка, счет, сортировка).

На особо важные документы (сообщения), поступившие по телефону, факсу и пр., спрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

Регистрация

Регистрация (первичный учет) – это процесс фиксирования секретарем информации обо всех полученных сообщениях и документах.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение этих данных в регистрационный журнал.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер (ИНН), включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала.

Порядок рассмотрения

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку. Документы особой важности, с пометкой «срочно» и т.п. докладываются руководителю в первую очередь. Вся поступающая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена руководителем не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается работа по исполнению документа. Резолюции пишутся на свободных от текста полях документа (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу.

Если интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за данное поручение. В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения. При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя). Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа. Исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

6.Работа с исходящими и внутренними документами

Общий порядок работы должностных лиц организации

Тщательно организованная работа с документами ведёт к устранению совершения ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы могут быть либо внутренними, либо исходящими.

Работа с внутренними документами осуществляется внутри организации. Это означает, что исполненный документ поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др. Исходящий документ за пределы предприятия.

В процессе работы по исполнению документа секретарю руководителя предстоит выполнить следующие операции:

Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрация документа.

Упаковку и отправку документа.

Помещение контрольного экземпляра в дело, последующую работу с ним.

Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Передача секретарём документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

- принимает от руководителя рассмотренные им документы;

- на основании имеющихся резолюции и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

- связывается с указанными лицами по телефону или лично, извещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

- лично передаёт указанные документы ответственным исполнителям;

- осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям.

Размножение копии документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой службы организации.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацию исполнения документа.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать необходимые документы, и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

Если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременного исполнить тот или иной документ за 2 – 3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

- подготовку проекта документа;

- набор и распечатку текста проекта документа;

- корректировку содержания документа по результатам согласования;

- оформление окончательного варианта документа.