1. Что такое служебные функции?

Наверное, и в вашей практике часто повторяется одно и то же: в какой-то организации Вы интересуетесь кадровыми документами и, в частности, про­сите положение о какой-то службе, отделе, и вам долго не могут его найти. Да. дескать, писали, но вот куда-то делось. Причина такой небрежности одна - эти документы практически никому не нужны, ни для кого не представляют цен­ности. К ним просто незачем обращаться, поскольку они совершенно бессо­держательны. А почему их все-таки составляют? Чаще всего по двум сообра­жениям: то ли надо готовиться к сертификации по ISO (а там положения об отделах и должностные инструкции требуются категорически), то ли страх. Приведу фрагмент из рекламного буклета одной консультационной компания Цитирую:

"Компания такая-то предлагает услуги по оптимизации работы с кад­ровыми документами с целью:

Привести количество документов по кадровому делопроизводству к мини­мальному и при этом иметь гарантии успешности при проверке Рострудинс-пекцией, Мосгорархивинспещией.

Сократить трудовые и материальные затраты на постановку и ведение кадрового делопроизводства.

Придать юридическую силу документам, иметь преимущества для избе­жания и при возникновении судебных споров.

Защитить руководителей компаний от прецедентов административных, материальных и уголовных санкций, налагаемых Рострудинспекцией, Мосгорар-хивинспекцией, судом.

Методы определения служебных функций

511

Подтвердить и сохранить трудовой стаж сотрудников".

Оставим без внимания стилистику этого документа. Посмотрим клини­чески на этот текст. Какая причина работы над кадровыми документами здесь повторяется больше всего? Выделим слова: "при проверке", "судебных споров", "защитить", "санкций", "судом". То есть главный мотиватор в работе над тако­го рода документами - защита от государства, конфликтных сотрудников, су­дов. Из этого как бы следует, что никакой управленческой ценности эта работа не имеет. Очень распространенное заблуждение.

Был у меня клиент - машиностроительный завод. В режиме практической деловой игры мы отрабатывали взаимодействие между разными подразделени­ями. Руководитель каждого из них должен был представить основную функцию, которую он выполняет для завода. Помню многозначительный эпизод в этой игре. Руководительница отдела подготовки рабочих кадров принесла плакаты, слай­ды с описанием той действительно впечатляющей работы, которую ее отдел ве­дет по обучению рабочих, бригадиров, мастеров. "Вот, - говорит она, -посмот­рите, какие у нас программы (и показывает их), вот наше расписание занятий, вот наши преподаватели... а так выглядят учебные стенды..." Доклад закончен, и я как ведущий этой игры спрашиваю руководителей остальных подразделений: "Кто из вас воспользуется представленными здесь продуктами отдела?" - молчание. Обращаюсь к докладчице: "На какие подразделения рассчитаны ваши продук­ты?" "На начальников цехов", - отвечает она.- "Но здесь присутствуют начальники цехов, почему-то они не реагируют". Она с волнением и страстью стала убеж­дать: "У нас на заводе вообще недооценивают значение технического прогрес­са, мало уделяют внимания переподготовке рабочих кадров. Из-за этого мы от­стаем. .." и т. д. и т. п. По условиям игры начальники цехов отправились в сосед­нюю комнату, чтобы выработать свою позицию. И изложили ее затем в следую­щем виде: "Понимаете ли, в чем дело: нам трудно судить, хороши ваши програм­мы, расписания, преподаватели и пр. или нет. Это вам виднее, мы в них не раз­бираемся и оценивать их не беремся. А вот чего мы действительно от вас хотим, закажем и даже потребуем, так это вот чего - через месяц мы переходим на про­изводство нового узла, и нам потребуются 14 рабочих, которые умеют делать такие-то операции. Вот эти 14 новых квалификаций мы вам заказываем. А буде­те ли вы для них использовать такие программы и расписания или другие - мы целиком доверяем вам. Но если эти рабочие будут гнать нам брак, мы с вас за это очень даже спросим!" Докладчица несколько растерялась -для нее это была совершенно новая постановка вопроса - она всегда отчитывалась программа­ми, расписаниями, охватом, но приняла вызов. И функцию ее подразделения мы все вместе определили так: своевременное и качественное выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий.

Эти начальники цехов дали мне невольно интересный урок - я понял, что в организации должно действовать правило: все друг другу клиенты, и что каждое подразделение должно найти себе клиентов и работать на них, "прода­вать" им те "продукты", которые они и запрашивают.

А дальше был другой клиент, учредитель крупной оптовой фирмы. Он был недоволен работой своего отдела рекламы. Как водится, взял сборник рекомен­даций руководителям, нашел там образец положения о бюро рекламы и разоча­рованно показывает мне предлагаемые там функции. Цитирую¹: п. 1: "Опреде-

¹ См.: Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инст­рукции. М.: Экономика, Норма, 1997. С. 252.

512