5.1 Карточка поиска. Поисковые поля, словари

Для поиска документов по реквизитам (в том числе когда они известны только приблизительно) или по словам (словосочетаниям) из названия или текста документа можно воспользоваться Карточкой поиска.

Чтобы ее открыть, надо нажать кнопку на Панели быстрого доступа или щелкнуть мышью по ссылке "Карточка поиска" на Стартовой странице, если вы только открыли КонсультантПлюс.

Карточка поиска представляет собой таблицу с поисковыми полями. Карточки поиска разных разделов могут отличаться количеством полей и их названиями с учетом специфики документов соответствующего раздела. Выбрать раздел для поиска можно из списка, представленного вверху справа.

В Карточке поиска с помощью кнопок и пиктографического меню можно легко изменить размер шрифта, подобрав оптимальный для себя.

Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в систему КонсультантПлюс. Для входа в словарь поля надо щелкнуть мышью по соответствующему полю.

При вводе в систему нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь. Таким образом, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из системы. Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты, и нет ни одного лишнего.

При заполнении любого поля Карточки поиска в нижней части окна ("подвале") немедленно актуализируется информация о том, сколько документов в каждом из доступных в данный момент для поиска информационных банков соответствует составленному запросу. Относительные размеры по вертикали Карточки поиска и "подвала" можно регулировать.

Если в разделе имеется несколько информационных банков, то подключить к поиску (или отключить от поиска) определенный информационный банк можно, установив (сняв) галочку в окошке слева от названия этого ИБ в "подвале".

Особенностью Карточки поиска раздела "Законодательство" является возможность осуществлять из нее поиск как внутри этого раздела, так и одновременно по нескольким разделам. Это позволяет не задумываться о том, в каком разделе или информационном банке находится нужный нам документ. Поэтому в большинстве случаев поиск осуществляется через Карточку поиска раздела "Законодательство". Карточки поиска других разделов используются в случае, если надо воспользоваться каким-либо специальным полем, например, полем "Автор", если требуется найти консультацию определенного автора в разделе "Комментарии законодательства".

5.2 Что и как задавать в карточке поиска

Карточка поиска может быть применена в случаях, когда требуется найти документ, если известны какие-либо его реквизиты (номер документа, вид документа, принявший орган, (примерная) дата принятия) или слова, которые входят в его название или текст.

Известные данные о документе надо задать в соответствующих полях Карточки поиска. Если реквизиты известны приблизительно, то следует задать несколько возможных значений, соединив их логическим условием ИЛИ (для поля "Дата" задать диапазон дат). Очевидно, что наличие точных реквизитов документа позволяет найти его без особого труда.

При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информацию о количестве документов из разных ИБ, удовлетворяющих запросу, которая располагается в нижней части Карточки поиска. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Указанная информация поможет принять решение: сформировать список или уточнить запрос. Обычно достаточно заполнить не более 2-3 полей, чтобы получить не слишком большой список документов, в котором будет легко найти требуемый.

Не надо стараться заполнить как можно больше полей Карточки поиска: вы можете указать неверный реквизит документа, и документ не будет найден. Но даже если все реквизиты будут указаны правильно, все равно в большинстве случаев просто будет выполнена лишняя работа. Как было сказано, обычно достаточно заполнить не более 2-3 полей, чтобы получить список, удобный для просмотра (таковым можно считать список из 30-50 документов).