5.6 Поле "Название документа"
Поле "Название документа" содержит три вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск" и "Поиск со словарем". Большинство поисковых задач можно решить, используя вкладку "Основной поиск". В этом случае система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат.
Запрос в этой вкладке вводится в поисковую строку, аналогичную по виду строке Быстрого поиска. Установив курсор на поле "Название документа", просто набираем одно или несколько слов или целую фразу. В результате будут найдены документы, в названии которых содержатся все эти слова (причем в любом порядке и с любыми окончаниями).
Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют. По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка. Слова для поиска следует вводить полностью. Вместо полных терминов можно задавать их общепринятые сокращения и аббревиатуры, например, ЗАРПЛАТА, НДС. Система найдет документы, в названии которых встречаются как полные термины, так и их сокращения или аббревиатуры. Также возможен поиск по началу слова, но в этом случае обязательно следует использовать символ "*", например: БУХ* УЧЕТ*.
Система проверит орфографию набранных слов и при необходимости выдаст сообщение об ошибке.
5.7 Поле "Текст документа"
Как и в поле "Название документа", в поле "Текст документа" имеется три вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск" и "Поиск со словарем". В большинстве случаев достаточно использовать вкладку "Основной поиск".
Составление поисковых выражений аналогично тому, как это делается в такой же вкладке поля "Название документа". В поисковую строку следует вводить слова и фразы, входящие в текст искомого документа. Слова можно вводить в любой грамматической форме, можно использовать общепринятые сокращения и аббревиатуры. В системе используются оптимальные настройки, которые подходят для быстрого поиска документов в большинстве случаев. Будут найдены документы, содержащие все заданные слова в любом порядке, но на ограниченном расстоянии друг от друга. В этом отличие поиска по полю "Текст документа" от поиска по полю "Название документа": здесь пробел между словами воспринимается как логическое условие "РЯДОМ".
Поскольку система отбирает документы, в текстах которых встречаются все заданные таким образом слова, то при построении поисковых выражений следует выбирать те слова, которые наверняка должны содержаться в тексте. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсутствовать в тексте документа.
Вкладка "Расширенный поиск" в полях "Текст документа" и "Название документа" позволяет вручную настраивать параметры поиска в соответствии со спецификой запроса. В некоторых случаях это может дать более точный результат поиска.
Задание 10. Поиск документа по номеру. Найдите Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки (вместе с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки)"
Цель. Посмотреть возможность получения подсказки в виде списка возможных номеров.
Основные акценты.
Поиск документа по его номеру возможен и с помощью Быстрого поиска, и с помощью Карточки поиска. Использование Карточки поиска удобно в случае, если номер сложный и велика вероятность ошибиться в наборе номера: набрав несколько символов в поле "Номер", мы получаем подсказку в виде списка номеров.
Набирать номер документа в поле "Номер" можно сразу, не открывая словарь. Это относится и к другим полям Карточки поиска (кроме поля "Дата").
После заполнения очередного поля надо посмотреть, какое количество документов удовлетворяет запросу и на основании этой информации принять решение: уточнить запрос, заполнив другие поля Карточки поиска, или уже строить список документов.
Полезная информация.
Если известно несколько реквизитов документа, в первую очередь надо задавать именно номер. Как правило, этого достаточно, чтобы найти документ.
Если
после ввода номера (или его части) в
словаре поля осталось несколько значений,
прежде чем нажать кнопку
,отметьте
нужное значение галочкой.
Дополнительные
возможности. Вернуться
в Карточку поиска можно или по кнопке
пиктографического меню, или по кнопке
на Панели
быстрого доступа.
Чтобы
сделать новый запрос в Карточке
поиска,
ее необходимо предварительно очистить.
Очистить всю Карточку
поиска
можно с помощью кнопки
.
Можно также очистить отдельное поле –
для этого следует воспользоваться
кнопкой
в конце соответствующего поля.
Задание 11. Поиск документа по известным реквизитам. В первом квартале 2011 г. Высший Арбитражный Суд РФ издал письмо, в котором разъяснил вопросы, касающиеся предоставления информации по требованию участников обществ с ограниченной ответственностью и акционеров. Найдите это письмо.
Цели.
Использование поля "Дата".
Научиться отслеживать количество найденных документов при заполнении полей и при необходимости уточнять запрос по другим полям.
Изучить методику заполнения полей "Название документа" и "Текст документа".
Основные акценты.
Возможность задать диапазон дат, если дата принятия документа известна приблизительно.
Даты можно задавать двумя способами:
"вручную", но без разделительных точек;
воспользовавшись встроенным календарем; в этом случае сначала задается год, затем, месяц, затем день.
При использовании поля "Принявший орган" можно задавать как полные, так и сокращенные названия.
В поле "Название документа" следует указывать 2-3 слова, которые отражают суть названия и обязательно в нем присутствуют.
В поле "Текст документа" лучше указывать 2-4 слова (или небольшую фразу), которые отражают суть документа и обязательно в нем присутствуют.
Для изменения размера шрифта в окне со списком или в окне с текстом документа используются кнопки
и
.