Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Калинин С.И

1. Сколько часов в месяц затрачивается на каждую из учетных субкатегорий или категорий (корректнее вычислять затраты времени в процентах: 100% = 30 дней * 24 часа = 720 часов; или 1 час = 0,14%, если точность учета 30 минут, то, соответственно, 30 минут = 0,07%). Подобные нехитрые подсчеты дадут вам очень точную картину затрат времени по каждой из учетных категорий (субкатегорий) — вы на самом деле узнаете, на что тратится основное время вашей жизни, а на что его явно недостаточно.

2.Разнообразие временных трат (сколько субкатегорий временных затрат в день для вас характерно — максимально, минимально,

всреднем, чаще всего, в определенные дни недели?). Разнообразие временных трат может служить хорошим показателем сбалансированности и гармоничности различных видов активности в вашей жизни.

3.Среднее время (обычное) начала и среднее время (обычное) окончания для каждой из субкатегорий временных затрат (желательно вычислить нетолько среднее значение, но и наиболеехарактерную «погрешность», например, время отхода к ночному сну = 24.00 ±15 минут, а время утреннего пробуждения = 7.00 ± 20 минут). Возможно, подобное уточнение наиболее характерных для вас промежутков различных видов активности позволит вам выявить характерные только для вас ритмы и тенденции трат времени, носящие как конструктивный, так и деструктивный характер.

4.Наиболее и наименее загруженные (по различным категориям или субкатегориям) дни и/или часы недели, включая вычисление (в часах) степени этой загрузки.

5.Если при заполнении ежедневной хронокарты в ней использовались дополнительные оценочные категории (вроде «важности работы», «эффективность работы» и др.), то для получения обобщенных показателей за весь учетный период достаточно просто суммировать баллы (см. раздел 3.11) по дополнительным оценочным категориям для каждой из субкатегорий. Полученная для каждой субкатегории сумма, например, по показателю «важность работы», позволит построить своеобразный «рейтинг» субкатегорий, расположив все виды активности от максимально важной (имеющей максимальную сумму) до наименее важной из них.

В заключение добавим, что все предлагаемые расчеты легко выполняются и вручную, с помощью обычного калькулятора, но любой пользователь, более-менее уверенно работающий с такими распространенными компьютерными программами, как MS Excel или MS Access, может легко автоматизировать вычисление представленных

выше показателей. Для более детального анализа времени, в особенности при использовании компьютера, можно вводить и свои собственные количественные показатели. Мне, например, встречались энтузиасты, рассчитывающие до полусотни самых разных «коэффициентов» по обобщенным хронокартам! Но, на мой взгляд, подобная избыточность информации не всегда полезна, поскольку не всегда ясно, как все эти показатели использовать на практике в качестве ориентиров для управления временем.

Результаты как качественного (наглядного), так и количественного анализа являются отправной точкой для изменений в планировании собственного времени. А. К. Гастев предлагает для содержательного завершения анализа обобщенных за учетный период хронокарт использовать так называемые «плановые ключи» — своего рода эвристические вопросы, позволяющие «изобрести» способы более эффективного использования своего времени в том случае, если результаты инвентаризации показались вам неудовлетворительными.

«Плановые ключи» А. К. Гастева:

1) Можно ли изменить время начала/окончания какого либо вида деятельности, если помнить тот факт, что любая работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отпущено?

2)Можно ли сгруппировать разбросанные во времени, но похожие виды деятельности в более крупные блоки («пояса работы»)?

3)Можно ли жестко закрепить какие-либо виды времени за определенными промежутками времени в определенные дни (введение режима, ритмичности)?

4)Существует ли достаточное разнообразие видов деятельности (в течение дня, недели, месяца), если учитывать тот факт, что отдых есть смена деятельности?

И, в качестве заключительного напутствия, лозунг от А. К. Гастева, непосредственно относящийся к «плановым ключам»:

Если ты имеешь ключ времени, ты — вооруженный инженер своей жизни, ты — монтер и чужого времени — завода, учреждения.

Изучите приведенный фрагмент обобщенной хронокарты, учитывающий время выполнения основных рабочих функций за неделю.

Какие периоды времени в течение недели являются наиболее загруженными? Какие периоды времени наиболее свободны?

Существует ли ритмичность или какие-нибудь устойчивые тенденции в распределении времени работы в течение дня, недели?

Используя «плановые ключи» Гастева, предложите рекомендации по улучшению времени выполнения основных рабочих функций для ситуации, рассмотренной в данном примере.

Используя «плановые ключи» Гастева, предложите рекомендации по оптимизации собственного рабочего времени.

3.13.ЕЖЕДНЕВНЫЙЭКСПРЕСС-АНАЛИЗ ВРЕМЕННЫХ ТРАТ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ОРГАНАЙЗЕРА

По моему мнению, органайзер с возможностями качественного учета времени (см. раздел 3.8) является гораздо более мощным инструментом, чем хронокарта. Органайзер более универсален, он позволяет не только учитывать время, но и в конце каждого рабочего дня осуществлять экспресс-анализ затрат времени, оперативно корректируя планы на следующий день (или даже на неделю, а то и месяц).

Ниже представлен пустой бланк моего органайзера (в вашей персональной системе ТМ он может выглядеть несколько иначе). В нем три части: «запланированные задачи», «выполнение и оценка», «экс- пресс-анализ (результаты дня)». Заполнение первой части будет более подробно рассмотрено ниже, в разделах, посвященных планированию (см., например, раздел 4.17). Заполнение второй части («выполнение и оценка») уже было рассмотрено в разделе 3.8, а вот «эксп- ресс-анализ» следует рассмотреть в деталях.

Для ежедневного подведения ТМ-итогов каждого дня я предлагаю использовать шесть показателей, три из которых являются количественными, а три — качественными.

Для количественного экспресс-анализа итогов дня вводится три показателя, формулы расчета которых приводятся ниже:

1. Полезность (поле «Пл/нп») равна сумме всех временных затрат на плановые и важные неплановые дела (с кодом «1» и «0,5») за вычетом всех временных затрат на неплановые дела (с кодом «0»). При строгом учете траты времени с кодом «0,5» считаются как неплановые.

При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что день прошел с высокой степенью организованности, время было использовано с пользойдлядостижения запланированныхцелей.

2. Продуктивность (поле «Затр.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем мотивации (с кодами «+2» и «+1») за вычетом всех временных затрат, связанных с низким уровнем мо- тивации(скодами«—2»и«—1»).

При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам чувство удовлетворенности, были связаны с высоким уровнем мотивации. То есть в плане затрат внутренних сил и энергии этот день был продуктивным.

3. Эффективность (поле «Эфф.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем КПД выполненной работы (с кодами «+2» и «+1»), за исключением всех временных затрат, связанных с низким уровнем КПД (с кодами «—2» и «—1»).

При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам реальный успех и были действительно эффективными, а выбранные способыдостижений целей

итехнологии — оптимальными.

4.Если у вас под рукой есть обычный листок в клетку и кодификатор тратвремени (см. раздел 3.9), то вы легко можете получить еще один дополнительный показатель экспресс-анализа — сбалансированность (на основе оценок в столбце «Код»). Данный метод также предполагает простые подсчеты, но по своей аналитической составляющей является качественным, позволяя оценить степень сбалансированности временных трат визуально. Первый шаг в анализе сбалансированности заключается в построениидиаграммы Парето, отображающей временные траты на каждую из основных субкатегорий (категорий) деятельности в течение дня. Как правило, учитываются тс виды деятельности, суммарная длительность которых составляет более часа. Ниже в качестве примера приводится фрагмент диаграммы Парето:

лу Парето: наиболее результативные категории деятельности должны составлять примерно 20% временных затрат дня, остальные — 80%. Обратите внимание, что «результативные категории» — это не просто «где было больше всего работы», а такие, где были достигнуты самые значительные (с точки зрения глобальных жизненных целей) результаты за учетный день.

П р и м е ч а н и е . Вполне возможно, что при планировании и подведении итогов дня вы будете использовать не соотношение Парето 20/80, а какие-либо другие «золотые пропорции» времени (см. раздел 4.15). Тогда необходимо оценивать сбалансированность в соответствии с выбранной пропорцией.

Качественный экспресс-анализ заключается в составлении своего рода «краткого отчета»для самого себя, позволяющего обобщить и компактно представить некоторые важные ТМ-результаты за учетный день:

5.Делегирование (на основе оценок в столбце «Дел.»). Здесь указывается, сколько раз в течение дня было использовано делегирование, а также кому именно и что было делегировано. В данном поле рекомендуется отметить случаи успешного и неуспешного делегирования, а также записать оргвыводы.

6.Главный результат, достижение дня (на основе записей в столбце

«Результат, эффект»). Здесь записывается одно главное достижение дня, а если есть — окончательное решение какой-либо важной задачи. В данном поле психологически важно отметить продвижение к достижению какой-либо стратегической цели.

7.Главные потери, помехи дня. Анализ осуществляется на основе полей «Код» (все с кодом «200», что, в соответствии с кодификатором, обозначает помехи), а также отрицательных значений в полях «Затр.» и «Эфф.». Особое внимание надо обратить на те виды деятельности, где по показателям «затраты энергии» и «эффективность» одновременно стоят максимальные отрицательные оценки («—2»). Необходимо не только указать одну-две главные помехи, но также записать идеи по их преодолению и предотвращению.

П р и м е ч а н и е . Оставшаяся нерассмотренной в третьей части органайзера графа «Примечания» используется не столько для анализа, сколько для записи разного рода ТМ-идей.

В заключение замечу, что когда я только начинал использовать ежедневный экспресс-анализ, то на заполнение третьей части ежедневника («экспресс-анализ») я тратил 15—20 минут, но впоследствии, с появлением навыка, вся ежедневная «аналитика» стала занимать не более 5-7 минут. Первоначально для вычисления количественных

показателей я пытался использовать калькулятор, но, даже при точности учета времени в 10 минут, все операции со сложением и вычитанием легко считаются устно.

Вашему вниманию было предложено восемь количественных и качественных показателей для ежедневного экспресс-анализа трат времени. На основе предложенного варианта органайзера для качественного анализа времени (раздел 3.8) и кодификатора к нему (раздел 3.9) разработайте собственную концепцию ежедневного экспресс-анализа трат времени. В рамках этой концепции предложите 4—6 оригинальных показателей (качественных или количественных) для подведения ТМ-итогов учетного дня.

3.14.ИТОГОВЫЙ АНАЛИЗ ВРЕМЕННЫХ ТРАТ

СИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ОРГАНАЙЗЕРА

Итоговый анализ проводится по истечении выбранного для хронометража периода времени (из «Правил учета времени» с помощью органайзера мы помним, что обычно для получения достоверной информации о временных тратах достаточно учитывать время от 2 недель до 2 месяцев). Как правило, самый распространенный период учета — один месяц.

На мой взгляд, основная проблема итогового анализа — это обилие цифр, в одной только обработке которых можно захлебнуться и утонуть. В любом случае, полезность инструмента должна преобладать над его сложностью, в противном случае инструмент неэффективен. В моей системе ТМ итоговый анализ проводится по двум главным направлениям, предполагая не «тотальное» использование математики, а«точечные» подсчеты: анализдинамикивременныхтрат

в течение учетного периода и анализ личной эффективности.

Анализ динамики временных трат, по существу, является анализом изменения качества использования времени за учетный период, что особенно важно, если вы все это время целенаправленно вели «борьбу за время». В основе этого анализа лежат показатели ежедневного/' экспресс-анализа, такие как «полезность», «продуктивность» и «эффективность», вычисление которых подробно описано в предыдущем разделе. Все три показателя могут принимать как отрицательные, так

и положительные значения и, для удобства изучения их взаимовлияния, можно изобразить их на общем графике. Фрагмент подобного графика в качестве примера приведен ниже:

Полученные графики помогут визуально отследить тенденции (или даже ритмические закономерности), выражающие характерные для вас способы использования времени.

Примечание . Если одних только визуальных средств анализа для вас недостаточно, то можно, например, с помощью любой подходящей статистической компьютерной программы посчитать парные или — для еще более дотошных — частные корреляции между всеми тремя показателями. Или использовать еще ка- кой-нибудь хитрый математический метод.

На основе приведенного фрагмента гипотетического графика проанализируйте изменение качества использования времени.

Как в целом изменилось качество использования времени за период с 5.01.2004 по 18.01.2004?

Какой из трех приведенных показателей является самым неустойчивым, «неровным»? Как это может быть обусловлено влиянием двух других показателей?

Как вы думаете, с чем могут быть связаны отрицательные значения по показателю «полезность» (то есть выполнению действительно важной и заранее запланированной работы) 5—6 и 11—14 января?

Рассмотрите внимательно графики «полезности» (запланированность работы) и «продуктивности» (энергетическая сторона работы). Попробуйте сформулировать в виде закономерности ту связь, которая существует между этими двумя показателями.

Рассмотрите внимательно график «эффективности» (использования оптимального способа работы). Существует ли ритмичность в динамике этого показателя? Можно ли ее сформулировать в виде закономерности?

Какие еще тенденции в динамике затрат времени заданный период вы заметили?

Если инвентаризация времени проводится в первый раз, то рекомендуется построить столбиковуюдиаграмму (диаграмму Парето) суммарных затрат времени за учетный период по категориям (субкатегориям). (Построение диаграммы для ежедневного экспресс-анализа описано в разделе 3.13; для итоговой диаграммы необходимо просто сложить данные подобных ежедневных диаграмм.) При построении такой диаграммы по горизонтальной оси откладываются основные субкатегории (категории) трат времени в соответствии с кодификатором (см. раздел 3.9), а вот по вертикальной оси удобнее откладывать не часы (как предлагается в разделе 3.13), а сразу проценты. (Для данных, полученных за период инвентаризации продолжительностью в один месяц, пересчет часов в проценты приведен в разделе 3.12.)

Построение столбиковой диаграммы — обязательное условие качественной инвентаризации времени для ТМ-новичков (или при тщательной ТМ-экспертизе временных трат в контексте «ролевого» ТМ). Я, например, в настоящее время не пользуюсь этим методом, который является довольно громоздким (даже при компьютерной реализации) и, самое главное, даетлишь количественную картину трат времени, без «объяснения причин и следствий».

Информация о точном количестве затрат времени по субкатегориям будет нелишней, но не очень удобна для практических выводов по коррекции персональной системы управления временем. Именно в силу этой причины я предпочитаю использовать анализ личной эффективности, который осуществляется в четыре этапа.

1. По завершению учетного периода на отдельном листке бумаги выписывается 5—7 наиболее важных результатов, достигнутых за учетный период (можно по 2—3 результата в 2—4 сферах деятельности). Лучше всего, если данные результаты будут действительно масштабными, связанными с достижением каких-нибудь долгосрочных целей или хотя бы с решением важных промежуточных задач «на полпути» к стратегическим целям. (Если в течение учетного месяца вы не смогли достичь хотя бы 2—3 важных результатов, это уже повод сделать вывод о недостаточной личной эффективности.)

Для выявления таких важных результатов придется пролистать органайзер, обращая особое внимание на результаты экспресс-ана- лиза по показателю «главный результат, достижение дня» (см. раздел 3.13), и отобрать 5—7 наиболее значимых из них.

Все выписанные результаты ранжируются: главному, наиболее важному результату присваивается первое место, следующему по значимости результату — второе место и т. д. Если ранее вы уже определи-

ли приоритетность своих жизненных целей (то есть знаете их иерархию; подробно об этом в главе 4 данной книги), то можно сравнить, насколько ранги достигнутых результатов совпадают с рангами запланированных целей. Достаточно часто обнаруживается, что «оперативные приоритеты» (значимые достижения за месяц) значительно отличаются от стратегических приоритетов. Иногда такое положение дел является временно необходимым, но чаще приходится принимать решение о более внимательном отношении (и об увеличении фактических трат времени и связанных с ними видов деятельности) к достижению главных жизненных целей.

2. Очевидно, что многие из выписанных вами важных результатов — закономерный плод длительных, многодневных усилий, а не «рывка», длящегося несколько минут или часов. Также вполне возможно, что «база» для достижения каких-либо результатов была заложена задолго до начала учетного периода. К сожалению, временем, затраченным на достижение результата до начала учетного периода, придется пренеб-

речь, а вот время и качество событий, «приблизивших» результат в тече-

ние учетного периода, необходимо сосчитать и проанализировать. Делается это следующим образом: из органайзера выписываются все

предшествующие события (предположим, что вы ведете учет времени с 1.01.2006 по 1.02.2006; если, например, достижение важного результата датируется 15.01.2006, то необходимо просмотреть все листки органайзера с 1.01.2006 по 15.01.2006 включительно), которые, по вашему мнению, прямо или косвенно способствовали достижению данного результата. Для каждого выписанного события указываются также: дата, длительность события, код, было событие запланированным или нет, затраты энергии, эффективность (см. рис. на с. 150).

Ниже приводится гипотетический пример «событийного анализа результата», занимающего четвертое место в списке важных достижений за учетный период. Полное время «изготовления» статьи — 10 дней, и вся цепочка, непосредственно ведущая к достигнутому результату, состоит всего из 9 событий. Обратите внимание, что в столбце «События» перечислены только те события (виды деятельности), которые прямо повлияли на достижение результата. Косвенные события (вроде телефонного звонка 10.01, который можно было учесть как помеху) при этом не учитывались.

Анализ временной эффективности достижения конкретного результата включает в себя три направления: анализ скорости (производительности) работы, анализ сбалансированности (гармоничности) видов деятельности, анализ качества временных затрат.