Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Калинин С.И

Технология постановки (или контроля качества уже поставленных) целей SMART является очень удобным и компактным инструментом. Эта управленческая технология легко может быть включена в формат совещаний. Как показывает практика, время, затраченное на использование алгоритма SMART (при наличии заранее подготовленной необходимой фактической информации), обычно составляет от 45 до 90 минут. Кроме того, технология SMART может быть легко адаптирована и к целеполаганию в контексте «индивидуального» ТМ.

Выберите какую-нибудь индивидуальную или организационную цель и проверьте качество ее постановки с помощью пяти критериев SMART.

Используйте технологию SMART для постановки новой для вас цели. Например, определитесь с целью вашего отдыха на ближайшие выходные или отпуск.

4.9. ПРОЕКТНАЯ СИСТЕМА ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ (по Г. Архангельскому)

Г. А. Архангельский, один из ведущих специалистов (см. раздел 2.13) по ТМ в России, справедливо критикует распространенную на Западе технологию SMART, отмечая то, что технология SMART эффективна для «задачной» постановки целей, но плоха —для «проблемной» (или «проектной»).

Задачная ситуация характеризуется тем, что в ней хорошо известны начальные условия и ресурсы (то, что «дано») и достаточно четко сформулирован сам вопрос (то есть то, что необходимо «найти»). Применяя к имеющейся информации известные формальные правила (в данном случае — технологию SMART), всегда можно найти «правильное» решение. В целом заданный подход требует полноты исходной информации и формализованных алгоритмов, гарантированно приводящих к решению задачи. Задачный подход также можно охарактеризовать как поиск стандартных ответов в стандартных ситуациях стандартными методами.

В отличие от задачной, для проблемной ситуации характерна большая неопределенность, которая вполне может быть комплексной, затрагивающей сразу несколько аспектов существующей ситуации. Для проблемной ситуации в порядке вещей то, что исходной информа-

ции («дано») зачастую не хватаетдаже для того, чтобы корректно сформулировать вопрос («найти»). Для решения проблемной ситуации более адекватным будет использование проектного подхода. В проблемной ситуации обычно неизвестен и «правильный» ответ; вообще же проектный подход допускает известное многообразие «правильных» ответов. Правила и алгоритмы получения ответа также неизвестны или известны только в самых общих чертах (очень трудно формализовать используемые для решения проблем творческие методы).

Следует отметить, что задачный и проектный подходы к целеполаганию не противоречат друг другу, а, напротив, дополняют друг друга. Они имеют различные сферы применения, но вполне могут использоваться совместно. Задачная технология SMART наиболее удобна для постановки краткосрочных целей в контексте организационного целеполагания. Проектная технология целеполагания удобна для постановки стратегических целей в контексте организационного ТМ или для постановки индивидуальных целей.

Можно выделить следующие основные этапы и особенности проектной технологии целеполагания (по Г. А. Архангельскому):

1. Сначала определяется абстрактная «рамка» (абстрактный уровень) будущей цели. Для этого необходимо прояснить систему ценностей, выделив конкретные ценности (или мета-цели); ключевые области жизнедеятельности, на которые распространяется влияние этих ценностей; а также правила, фиксирующие характер влияния ценностей на различные сферы жизни.

2.Конкретная цель определяется таким образом, чтобы она не противоречила существующим в данной сфере жизнедеятельности ценностям и принципам (правилам функционирования ценностей). Таким образом, одна из важных особенностей проектного подхода — это соответствие выдвинутой цели не формальным критериям качества (вроде SMART), а ценностям.

3.Далее планируется конкретный процесс (конкретный уровень) достижения цели. Главное отличие от задачного подхода на этом этапе целеполагания заключается в отсутствии жесткой вертикальной координации частных задач, когда осуществляется последовательная декомпозиция сверху вниз главных целей до уровня частных (оперативных) задач. В проектном подходе частные задачи не выводятся напрямую из главных целей (что дает возможность более гибкого оперативного планирования), но в обязательном порядке верифицируются в отношении ценностей и стратегических целей.

4.В планировании достижения поставленной цели между проектным и заданным подходом также существуют различия. В заданном подходе планируются точные сроки, в проектном подходе — временной масштаб достижения результата. Масштаб, в отличие от точной даты, представляет собой интервал времени («за неделю», «в течение месяца», «полугода» и т. п.), в течение которого цель должна быть достигнута.

5.Еще одно отличие в проектном планировании достижения це-

ли — деление дел на «жесткие» и «мягкие». «Жесткие» дела (как и в

заданном подходе) строго привязаны к определенным датам и времени суток. Для планирования «мягких» дел применяется временной масштаб («в течение дня», «за неделю», «с определенной периодич-

ностью» и т. п.) и система контекстов.

Сущность системы контекстов (или контекстного планирования) заключается в соотнесении «мягких» дел с наиболее подходящими обстоятельствами (контекстами) для их реализации. В качестве контекстов могут выступать любые обстоятельства жизнедеятельности, как внешние (например, нахождение в каком-либо месте, какая-либо деятельность, встреча с конкретным человеком и др.), так и внутренние (например, состояния).

В самом упрощенном виде контекстный план представляет собой «шпаргалку»-напоминание. Эта шпаргалка пишется самому себе и в ней перечислены виды деятельности и задачи, выполнение которых наиболее эффективно при наступлении контекста (соответствующих обстоятельств). На с. 193 в качестве примера приводится фрагмент заполненного бланка контекстного планирования для контекста, связанного с внутренним состоянием.

Сверху в любой удобной форме описывается контекст (в данном случае «Устал, ничего не хочется делать»). В столбце «ЧТО или КТО» указываются те виды деятельности, выполнение которых наиболее эффективно (или в принципе возможно) при наступлении данных обстоятельств (контекста). В столбце «Задачи» записываются задачи, связанные с наиболее удобными в данном контексте видами деятельности, а в столбце «Примечание» могут быть указаны, например, временные масштабы выполнения данных задач.

6. В отличие от характерного для «заданного» подхода построения подробной и детализированной системы планов (см. раздел 4.16), в рамках проектного подхода используется так называемое планирование по зонам внимания. Зоны внимания — это наиболее удобные для человека периоды целеполагания, если он организует собственную

деятельность как работу над проектами. Предполагается, что для планирования деятельности как системы отдельных проектов удобнее всего использовать три вида (уровня) планов: стратегический план (на 1 год) тактический план (недельный) —оперативный (на 1 день).

В чем, по нашему мнению, чаключаются основные различия междузадачным и проектным подходами к целеполаганию? В чем эти два подхода похожи?

Создайте собственную систему контекстов. Напишите по 2-3 контекста для внутренних и внешних обстоятельств; для каждого из контекстов — по 2 3 вида деятельности; для каждого вида деятельности — по 2—3 задачи.

4.10. АЛГОРИТМ И МЕТОДЫ ЦЕЛЕПОЛАГАНИЯ

В данном разделе описывается один из возможных алгоритмов индивидуального целеполагания. Возможно, приведенные в данном разделе методы целеполагания и предлагаемая последовательность их применения помогут вам разработать собственный, наиболее удобный и экологичный для вас алгоритм целеполагания.

1. Определите ключевые сферы своей жизни. Постарайтесь уложиться в «магическое число» 7+2. Зафиксируйте выделенные ключевые сферы на бумаге.

Например: я сам (мои способности, внутренний мир, счастье), работа, семья, стильжизни(дом, быт,хорошиевещи) ит. п.

2. Определите основные ценности своей жизни. Также желательно, чтобы их было не очень много (7±2), сосредоточьтесь действительно на том, что для вас имеет первостепенное значение. Запишите их.

Например: а) личностный рост и развитие, самосовершенствование; б) профессионализм; в) свобода, независимость; г) благосостояние

идр.

3.Выпишите основные цели своей жизни на настоящий момент. Постарайтесь, чтобы их было не очень много, чтобы в список вошли самые значимые цели.

Например: а) стать руководителем отдела маркетинга фирмы; б) «раскрутить» брэндX; в) получить второе высшее образование; г) подправить здоровье; д) построить дачу с банькой и т. п.

На данном этапе важно записывать не просто фантазии и мечты, а уже сразу провести «спецификацию результата» (см. раздел 4.7) или проверить цели на соответствие качественным критериям, например, SMART (см. раздел 4.8).

4.Оцените взаимосвязи между целями по критерию: «достижение цели А будет способствовать, поможет достижению цели Б». Отобразите это в виде схемы.

Например:

5. Оцените вклад каждой цели в ценности. Для этого можно использовать матрицу «цели — ценности», в которой выставляются простые или взвешенные коэффициенты (например: 0 — не важно; 1 — важно, 2 — очень важно). Заполнение матрицы «цели — ценности», по сути дела, является простейшим способом «вычисления» целей (см. раздел 4.7).

Например:

6. Расставьте приоритеты — создайте иерархию целей. При этом полученные в столбце «Итог» матрицы «цели — ценности» коэффициенты уже сами по себе можно рассматривать как оценку приоритетности целей. Но расстановка приоритетов — ответственная и творческая задача, которую нельзя решать механически, только посредством выставления числовых оценок. Существует ряд правил расстановки приоритетов, применение которых поможет произвести качественную корректировку «вычисленных» приоритетов:

1) главные ценности (положения миссии, стратегия) диктуют главные цели. Таким образом, наиболее приоритетными должны быть цели, достижение которых способствует реализации основных целей личности;

2)при расстановке приоритетов необходимо обеспечивать преемственность между прошлым и будущим. В состав приоритетных целей в равной мере должны входитьдолгосрочные (вся жизнь), среднесрочные (3-5 лет), краткосрочные цели (до 1 года);

3)чем перспективнее (долгосрочнее) цель, тем ниже мотивация по ее достижению. Если все приоритетные цели будут долгосрочными, то существует реальная вероятность в них разочароваться и никогда их не достигнуть. Приоритетных перспективных целей должно быть не более 3, а лучше — одна;

4)при расстановке приоритетов необходимо помнить, что «злободневное» (срочное) и «важное» — это разные вещи. Нельзя жертвовать главными целями ради сиюминутных проблем!

Если исходить из рассматриваемого в данном разделе примера, то результаты расстановки приоритетов могут выглядеть следующим образом: главная (долгосрочная) цель — стать руководителем маркетингового отдела фирмы (не филиала!) и работать им; на втором месте среднесрочные цели: 1) через 3 года успешно закончить вуз; 2) решить проблемы со здоровьем; и на третьем месте: 1) рост продаж брэнда X на 25%; 2) строительство дачи.

7.Чтобы перейти от целеполагания к планированию достижения целей, необходимо подробно проанализировать существующее положение дел, произвести своего рода ревизию доступных и недостающих для достижения целей ресурсов, причем не только внешних, но

ивнутренних (психологических качеств, способностей и т. п.). Для прояснения точки старта проведите ситуационный анализ и SWOTанализ своей жизненной ситуации и личностных особенностей (см. разделы 4.11 и 4.12).

8.Как подготовительный шаг к оперативному планированию проведите ресурсный анализ (анализ «цель — средство»). Ниже приведен пример такого анализа:

9. После проведения ресурсного анализа удобно осуществить переход к анализу «цель — задачи», то есть непосредственно к оперативному планированию. Сущность оперативного планирования —оп- ределение последовательности конкретных практических задач, реальных действий, ведущих к достижению целей.

Ниже приводится фрагмент анализа «цель — задачи» для используемой в предлагаемом примере цели «Стать руководителем отдела маркетинга»:

Обратите внимание, что под «задачами» понимаются любые действия, обладающие для человека, осуществляющего целеполагание, достаточной субъективной значимостью и автономностью, благодаря которым их можно вычленить как отдельную, автономную единицу деятельности, направленной на достижение цели. Вычленяемые на пути движения к цели промежуточные задачи являются субъективными «кусочками» деятельности, следовательно, их число и масштаб могут быть произвольными, удобными для человека. (Вполне возможно, что некоторые части деятельности для одного человека будут являться незначительной задачей, а для другого будут самой настоящей серьезной целью.)

Список задач является открытым, при необходимости его легко дополнить, оперативно пополняя перечень собственными задачными идеями или неожиданно возникшими вследствие внешних обстоятельств дополнительными задачами.

От результатов анализа «цель — задачи» легко перейти к календарному планированию, распределяя цели и задачи во времени в соответствии с системой календарных планов (см. раздел 4.16).

Опробуйте на практике предложенный алгоритм целеполагания. Какие этапы, по вашему мнению, можно пропустить, а каким следует уделить особое внимание?

Какие из предложенных в данном разделе методов целеполагания показались вам наиболее эффективными? Каким образом можно изменить предложенные методы, так, чтобы они «работали» более эффективно?

Предложите собственные методы целеполагания. Разработайте собственный, удобный для вас персональный алгоритм целеполагания.

4.11. СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ (по Л. Зайверту)

Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача — выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения («заделы», «наработки» и т. п.), а также выявить уже существующие (доступные) и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).

Один из классиков ТМ Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в профессиональной сфере (в рамках «ролевого» ТМ) использовать список контрольных вопросов:

1. Знаю ли я задачи, функции, права и обязанности моей должности?

2.Знаю ли я ожидания ко мне со стороны руководителей и коллег?

3.Согласуются ли мои личные цели с целями организации и руководства?

4.Хорошо ли я знаю рутинные дела и обязанности, относящиеся к моей должности? Справляюсь ли я с ними? Умею ли я их планировать?

5.Всегда ли (в любой момент работы) я знаю, какие именно трудовые задачи мне необходимо решать?

6.Есть ли у меня обычно четкое представление о важности и срочности решаемых мною трудовых задач? Насколько эффективно я умею расставлять приоритеты в этих задачах?

7.Успеваю ли я? Своевременно ли я выполняю мои трудовые задачи? Нет ли у меня привычки откладывать «на потом», затягивать принятие важных решений и т. п.?

8.Часто ли я подвергаюсь давлению и критике со стороны руководства? За что именно?

9.Приступаю ли я к выполнению своих задач самостоятельно, по собственной инициативе или нуждаюсь в напоминаниях, «подталкивании»?

10.Довожу ли я обычно свою работу до «победного конца»? Нет ли у меня привычки постоянно улучшать сделанное?

11.Часто ли я нуждаюсь в советах и помощи? В каких именно вопросах? Получаю ли я советы и помощь в достаточной мере? Каким образом я их получаю?

12.Часто ли обращаются за советами и помощью ко мне? По каким вопросам и кто?

13.С кем я общаюсь по рабочим вопросам? С какими людьми и почему коммуникация и сотрудничество эффективны? С какими — не эффективны, и почему?

14.Какую реальную пользу для организации я приношу своей работой?

15.На какие перспективы я могу рассчитывать в нашей организации: повышение заработка, повышение в должности, налаживание полезных контактов и т. п.?

16.Как велико влияние работы на мою личную жизнь? Что она мне дает, а чего лишает?

17.Каких трудовых успехов (даже небольших) я могу добиться в ближайшее время? Какие неудачи мне угрожают в ближайшее время?

18.В чем главные преимущества моей работы (по сравнению с другими подобными организациями)?

Рекомендуется не просто отвечать на эти вопросы кратко («Да» или «Нет»), но и давать более развернутые оценки вроде: «имеющийся ресурс», «недостающий ресурс», «ресурс, имеющийся в достаточном объеме» и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ (см. раздел 4.10) и целеполагание в целом.

Для ситуационного анализа можно использовать не только контрольные вопросы — подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для