Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Калинин С.И

Следует также отметить, что главным математическим аппаратом сетевого анализа является такой раздел дискретной математики, как теория графов. Каждая операция (функция, объект и т. п.) в структуре деятельности может быть представлена как вершина графа, а объединяющая их взаимосвязь (отношение) — как ребро графа. В качестве вершин графа могут выступать в принципе любые элементы изучаемой деятельности, характер связывающих их отношений также может быть самым разным: время, расстояние, частота (вероятность), стоимость (ресурсоемкость), приоритетность и др. Таким образом, сетевой анализ открывает широчайшие возможности для оценки и моделирования поведения системы, в том числе и во временном аспекте. Используемые в сетевом анализе данные (операции и отношения между ними) могут быть представлены самым различным способом в виде графов, графиков, таблиц, матриц.

Ниже представлен гипотетический пример сетевого графика (и одновременно графа), отображающего реализацию 20-недельного проекта «Строительство лунохода» (кружками обозначены операции, связанные с конструированием; квадратами — с производством отдельных компонентов; треугольниками — со сборкой изделия).

Обратите внимание, что в проекте существуют четыре взаимосвязанных процесса: 1) конструирование и производство передатчика (наиболее сложной части лунохода); 2) производство приемника (предположим, что его приемлемый вариант уже сконструирован ранее); 3) конструирование и производство шасси лунохода; 4) конструирование и сборка всего лунохода в целом. Также предполагается, что передатчик и приемник будут объединены в одном корпусе.

Внимательно рассмотрите предложенный сетевой график строительства лунохода. Как вы думаете, почему конструирование шасси и конструирование лунохода в целом начинаются только на второй неделе проекта?

Как выдумаете, почему производство компонентов шасси начинается уже на следующей неделе после начала конструирования, а производство компонентов приемника — через целых четыре недели после начала его конструирования?

Как вы думаете, почему конструирование шасси должно быть завершено ранее других (уже на восьмой неделе) проектировочных работ?

Приведенный сетевой график «Строительство лунохода» позволяет не только планировать временные аспекты деятельности, но и контролировать своевременное выполнение отдельных частей проекта. Также подобный график облегчает своевременную координацию работ по отдельным направлениям проекта. Например, конструирование шасси как базового несущего элемента должно быть завершено в первую очередь, конструирование передатчика — во вторую, и совершенно логично, что конструирование всего лунохода как единства шасси, приемника и передатчика — в третью. Причем если конструирование передатчика является наиболее сложной задачей (во многом определяющей временные рамки проекта в целом), то конструирование шасси — наиболее приоритетной (луноход в целях изучения поверхности Луны должен много передвигаться).

Примечание . Здесь намеренно дается только краткая справка по сетевому анализу, таккакданная тема является достаточно обширной исложной, асами методы сетевого анализа не относятся напрямую кТМ-инструментарию. НаТМтренингахдля ЛПР я обычно указываю, что отдельные разделы современного менеджмента (например, управление проектами), использующие мощные компьютеризированные технологии сетевого анализа, могут быть адаптированы и для решения задач ТМ.

3.7. ПРОСТОЙ ОРГАНАЙЗЕР

Наиболее удобным индивидуальным ТМ-инструментом для инвентаризации времени (а в дальнейшем также для планирования и контроля) является простой органайзер (или ежедневник).

Временем рождения органайзеров можно считать 1920—1930 годы, когда английская компания Filofax (название, производное от «file of facts»), творчески переработав индивидуальные карточки технических заданий, используемые на американских заводах, создала удобный инструмент учета и планирования индивидуального времени. Первоначально основными потребителями органайзеров были военные и священники, но постепенно органайзеры стали неотъемлемой частью жизни любого делового человека.

Сейчас существует множество разновидностей органайзеров, начиная от самых простых и заканчивая весьма сложными, содержащими в себе целую систему управления временем. Например, упомянутая фирма Filofax, несмотря на обилие мощных компьютеризированных систем-конкурентов, до сих пор успешно продает не просто отдельные органайзеры, а «корпоративную систему ТМ», позволяющую комплексно планировать, учитывать и координировать временные аспекты деятельности сотрудников целой организации. «Профессиональные» органайзеры Filofax включают в себя такие блоки, как система календарного планирования, расписание встреч, управление проектами, система накопления идей и полезной информации и др. Ведь не случайно девиз компании: «Все, что нужно, — под рукой» (Everything in Hand).

Кроме престижных и достаточно дорогих (цена настоящего Filofax колеблется от 70 до 100 USD) органайзеров от Filofax, существует огромное количество разнообразных канцелярских изделий, в той или иной мере копирующих «первооткрывателей». Однако для ТМ-но- вичка здесь кроется одна серьезная проблема: покупая уже готовый органайзер, вы, по сути дела, покупаете готовое ТМ-решение, которое может быть неудобным лично для вас. В случае подобной «несовместимости» заложенная в органайзер система учета и планирования времени будет использоваться вами лишь частично, а сам органайзер тогда превратится в обычную записную книжку.

Если вы действительно заинтересованы в создании собственной индивидуальной системы ТМ, то можно действовать двумя путями: либо попытаться найти в продаже наиболее соответствующий ваше-

му видению готовый органайзер, либо создать свой собственный. Я, например, могу сознаться перед читателями, что до сих пор использую органайзер «ручной работы», представляющий собой обычную папку-скоросшиватель (формата А4) с подшитыми листочками-блан- ками, которые просто распечатаны на принтере.

Главной «клеточкой» органайзера (не случайно в русском языке используется слово «ежедневник») является листок дневного учета времени. Листок выглядит как таблица, в самом минимальном виде содержащая три столбца: время начала события, время окончания события и, собственно, описание самого события. Пример заполнения подобного элементарного листка дневного учета времени приводится ниже:

Можно создать собственный ежедневник, можно использовать уже готовые органайзеры (если они вас устраивают), но при их заполне-

нии обязательно следуетпридерживаться описанныхнижеправилуче-

та времени.

1. Учет времени действительно должен быть ежедневным, без пропуска дней. В некоторых крайних случаях допускается заполнение органайзера «задним числом» (то есть за вчерашний день), но, попробовав это сделать, вы сами убедитесь, какая это непростая задача — большой объем информации забывается и теряется.

2.Общее время учета времени, которое позволит вам выявить тенденции и закономерности индивидуальных трат времени, — от 2 недель до 2 месяцев. Указанный срок предназначен для ТМ-новичков, которые желают произвести всего лишь «разведку» своих временных трат. Если вы серьезно намереваетесь «жить по ТМ-системе», то можно использовать тотальный хронометраж, продолжительность которого — годы или даже десятилетия.

3.Допустимая точность учета — не менее 15 минут. Хорошая точность учета — 5 минут (допускается округление до 5 минут).

Более высокая точность учета времени (менее 5 минут) имеет смысл только при детальном анализе временных трат в каких-либо особых ситуациях деятельности (в данном случае точность учета может достигать 15—20 секунд), в противном случае сам учет времени с чрезмерно высокой точностью станет занимать слишком много времени (то есть превратится в «вора времени»).

Точность учета может быть и снижена, например, до получаса. Но подобное снижение точности учета позволяет получить лишь грубый «черновик» временных затрат, что имеет смысл лишь при видах деятельности, структурированных большими блоками. Например, в процессе написания этой книги моей ежедневной «плановой нормой» был четырехчасовой период, не привязанный жестко к какому-либо времени суток. Недоработка в полчаса и более засчитывалась как серьезная и требующая последующей отработки; в то время как недоработка (или переработка) в 15—20 минут считалась «несерьезной». Такая относительно большая погрешность в учете времени, на мой взгляд, вполне допустима в творческой работе, ведь как сказал Л. Н. Толстой: «Нельзя жить подробно».

4. Учет времени должен быть объективным — без приписок, «округлений» в выгодную для себя любимого сторону, без «забывания» непродуктивных трат времени и т. п. Это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Объективности учета препятствует множество психологических факторов (см. раздел 3.1) нашего «непросветленного» сознания — желание приукрасить себя, страх перед

тотальной непродуктивностью собственной жизни, просто лень или усталость. За объективностью учета времени надо следить, а иногда даже и бороться! (В этом могут оказаться полезными некоторые методы ТМ-контроля, например, помощь со стороны внешних «контролеров времени»; см. раздел 5.4).

5. В конце каждой недели учета составляется краткое резюме (своего рода «докладная аналитическая записка» самому себе, которая пишется в произвольной форме), содержащее ответ на следующие вопросы:

1) Какие помехи отнимают больше всего времени. Как их можно устранить?

2)На какие виды деятельности тратится больше всего времени? На какие виды деятельности нужно сократить траты времени? Каким образом это сделать?

3)Существует ли периодичность (ритм) в каких-либо видах деятельности или в помехах? Как можно использовать (оптимизировать) эту периодичность?

Лучше, если в составленном резюме будут содержаться хоть какиелибо цифры, например, суммарные затраты времени по основным видам деятельности, помехам. Но иногда можно обойтись и без вычислений, достаточно лишь наглядно представить порядок временных затрат на те или иные виды деятельности, «прочувствовав» их эффективностьлибо неэффективность.

6. На основе резюме составляются листки-памятки, напоминающие вам о помехах, способах сокращения временных трат на конкретную деятельность и т. п. Их нужно разместить на виду (удобно, например, использовать цветные листочки-стикеры с липким слоем, которые вклеиваются прямо в органайзер или расклеиваются в районе рабочего места).

Используете ли вы в своей работе (или в жизни в целом) органайзер? Рассмотрите его внимательно: какая ТМ-система в нем заложена, как и какиевидывременныхзатратонпозволяетпланировать,учитывать,контролировать? Какиеизэтихвозможностей выиспользуете(регулярноили изредка), акакие нет?Чтовам не нравится ввашеморганайзере, чегоне хватает именно для ваших целей управления временем?

3.8. ОРГАНАЙЗЕРДЛЯ КАЧЕСТВЕННОГОУЧЕТА ВРЕМЕНИ

Простите за тавтологию, но простой органайзер (см. раздел 3.7) является крайне простым инструментом для учета индивидуального времени. С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению, утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат.

Как правило, простой органайзер оченьлегко превращается в органайзер для качественного анализа времени: достаточно лишь придумать несколько качественных категорий, предложить числовую (или символьную) систему их оценивания и добавить к бланку органайзера несколько столбцов по числу разработанных качественных категорий.

Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени — слишком долгой и трудоемкой.

Одна из хрестоматийных схем, включающая в себя четыре категории качественного анализа времени (табл. 22), предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом.

В качестве способа анализа предложенных качественных категорий Зайверт предлагает «формулу полезной работы»:

Время полезной работы = общее время работы — (время работы, которая не была необходима + время работы с неоправданными

затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы, длительность которой не планировалась).

Могу признаться, что я в течение некоторого времени пользовался качественными оценками Л. Зайверта для инвентаризации и анализа моих временных затрат, пока у меня не возникли те самые сомнения, которые приведены в столбце «Критика». Возможно, в этом и есть какой-либо великий и недоступный мне смысл, но категории Зайверта для качественного анализа времени, на мой взгляд, являются неточными и семантически размытыми.

Взять хотя бы категорию «необходимость». Какую оценку в своем органайзере я должен ставить, если существует, например, такой «кон-

фликт необходимостей»: мой не отягощенный интеллектом руководитель считает, что работа необходима, ая (прекрасный эксперт вданном вопросе) уверен, что работа не нуж а, а даже вредна? А что если я и сам не уверен — необходима эта работа или нет? Наш мозг может оперировать весьма сложными вероятностями и прогнозами, свести которые либо к «да» (оценка «1»), либо к «нет» (оценка «0») — просто невозможно.

Разочаровавшись в качественных оценках временных трат, предложенных Зайвертом, я решил разработать собственные оценки, которые и предлагаю вашему вниманию. «Шапка» бланкадля качественного учета времени из моего органайзера выглядит так:

Первые столбцы органайзера для качественного анализа времени ничем не отличаются от граф простого органайзера: время начала и окончания событий, их длительность, сами события. Вместо «лирической» графы «Примечания» я решил добавить более целеориентированную графу «Результат, эффект». По моему мнению, необходимость каждый раз указывать конкретный результат произошедшего события обладает мощным мотивирующим и контрольным эффектом, позволяет более жестко выявлять бесполезные траты времени (помехи) и в то же время развивает «позитивное мышление», помогая обнаруживать «другую выгоду» (см. раздел 1.12) даже там, где ее на первый взгляд вроде бы и нет.

Я использую пять направлений качественного анализа (табл. 23).

Сразу хочу оговориться, что предлагаемая система не идеальна и, возможно, кому-то покажется неудобной. Например, для меня использование 5-балльной шкалы является удобным с точки зрения дальнейшей математической обработки, визуализации и анализа полученных данных, а кому-то подобное оценивание покажется избыточным.

Выбор самих категорий для качественного анализа времени осуществлялся мною для углубленного анализа моих собственных «слабых мест» в управлении временем (именно поэтому лучше не слепо заимствовать категории качественного анализа времени откуда-ни- будь из книжек, а разработать их самостоятельно). Например, для меня в периоды интенсивной занятости, когда приходилось работать одновременно на 3—4 работах и над 8—10 проектами сразу, крайне важно было решить «энергетический кризис», так как зачастую я просто валился от усталости или внезапно заболевал от хронического перенапряжения. Использование категории «Затраты энергии» (Затр.) позволило мне, во-первых, выявить собственные энергетические «ритмы», достаточно точно узнав периоды подъема и спада сил в течение суток, недели, месяца. Во-вторых, я смог очень точно определить людей, события и ситуации, выступающие для меня в роли «энергетических вампиров», лишающих меня сил. В-третьих, выявив события и ситуации, связанные с позитивной мобилизацией энергии, я смог лучше понять природу собственных сил и возможностей, что позволило мне более творчески заниматься собственным «энергетическим самоменеджментом».

Категории «Эффективность» (Эфф.) и «Делегирование» (Дел.) были введены мною как «средство самолечения» от излишней ответственности, упрямства, перфекционизма и вообще, вредного стремления все и всегда делать самому (в том числе и за других). Работа с категорией «делегирование» в значительной мере помогла развить мне «аутсорсинговое мышление» и заодно помогла укрепить чувство глубинного доверия к людям и улучшить отношения со многими из моего социального окружения.

Учет времени по категории «эффективность» позволил мне существенно пересмотреть мои внутренние нормативы на те или иные виды деятельности. Появилось подкрепленное цифрами понимание, что «укреплять силу воли» (как в одном из рассказов М. Зощенко, где маленький мальчик неоднократно заявлял: «А я ем кислую клюкву — и не морщусь!»), проявляя упрямство и настойчивость, — не всегда полезно и продуктивно. Оказывается, многих результатов можно до-