4.3 Реализация модели управления знаниями

Модель управления знаниями, представленная в предыдущем параграфе, позволяет наглядно представить процесс управления знаниями и компетенциями персонала в организации. Практическая реализация такой модели подразумевает разработку и внедрение мероприятий по повышению качества продукции пред­приятия на основе повышения интеллектуального потенциала персонала, а так же инструментов поддержки и контроля процесса управления компетенциями персо­нала.

4.3.1 Планирование системы управления знаниями

При реализации модели управления знаниями будем придерживаться сле­дующего плана, представленного в Приложении Ж.

Стратегия предприятия - это долгосрочное качественно определенное на­правление развития организации, приводящее организацию к ее целям. Стратегия управления знаниями должна соответствовать приоритетным задачам бизнеса предприятия и быть направленной на достижение уровня знаний, необходимого для эффективной работы предприятия, а так же включать возможные пути обес­печения этого соответствия.

При разработке стратегии управления знаниями следует учитывать:

‑ области деятельности предприятия, в которых будут использованы прин­ципы  управления знаниями;

‑ способы управления знаниями (по участкам, направлениям, комплекс­ному управлению);

‑ долгосрочную организационную политику (комплекс внутренних стан­дартов по управлению знаниями, поддерживаемых на предприятии); 

‑ ограничения (финансовые, временные и т.д.);

- условия, при которых изменяется стратегия управления знаниями;

‑ анализ результатов управления знаниями;

‑ процедуру управления знаниями.

Управление знаниями – один из способов достижения стратегических це­лей. Во главе стратегии управления знаниями должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким обра­зом, стратегия управления знаниями представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.

Стратегия ЗАО «Улан-Удэнский лопастной завод» в области управления знаниями направлена на повышение технологической грамотности и интеллекту­альное развитие персонала, с целью выпуска лопастей несущего винта вертолетов Ми и его модификаций, соответствующих требованиям утверждённой типовой сертифицированной конструкции.

При разработке стратегии следует руководствоваться следующими органи­зационными принципами:

- Деятельность по управлению знаниями направлена на развитие предпри­ятия и обеспечение его конкурентоспособности, генерацию новых идей и внедре­ние инноваций.

- На основе накопленных знаний предприятие сможет быстро реагировать на непредвиденные обстоятельства и реализовывать открывающиеся при этом но­вые возможности.

- Увеличение эффективности работы осуществляется за счет использова­ния зафиксированного в базах знаний предыдущего опыта.

- Обучение сотрудников происходит без отрыва от основной работы, фор­мируется культура передачи знаний между сотрудниками внутри предприятия.

Задачи системы менеджмента знаний:

- обеспечение соответствия между системами управления знаниями и кон­кретными бизнес-процессами;

- организационная динамика и устранение тех барьеров на пути совмест­ного использования знаний, которые мешают развитию новаторского подхода;

- обеспечение возможности совместного использования знаний с помощью известных методов и средств.

Политика в области управления знаниями – пояснение целей и стратегий компании в области управления знаниями. Политика определяет критерии приня­тия решений, общие принципы поведения и правила поведения в типичных си­туациях относящиеся к УЗ. Политика в области управления знаниями представ­лена в приложении И.

4.3.2 Формирование и реализация мероприятий по управлению знаниями

При разработке системы управления знаниями были предложены и опи­саны следующие мероприятия:

- Формирование процесса управления знаниями;

- Назначение ответственных за ходом процесса;

- Создание корпоративного портала;

- Создание взаимосвязи «потребитель (предприятие) – поставщик (ВУЗ)»;

- Разработка документации на процесс.

Менеджмент знаний должен обеспечивать контроль за осуществлением в организации следующих процессов:

- создание новых знаний;

- использование имеющихся знаний при принятии решений;

- воплощение знаний в продуктах и услугах;

- передача существующих знаний из одной части организации в другую;

- обеспечение доступа к необходимым знаниям, защита знаний [20].

Процесс «управление знаниями», рекомендованный к внедрению на ЗАО «Улан-Удэнский лопастной завод» подразумевает наличие 6 этапов:

Этап 1 - Планирование и анализ знаний.

Данный этап подразумевает выявление существующих знаний в организа­ции, и последующее планирование структуры знаний, оценку имеющихся и при­обретение недостающих знаний.

Для выявления знаний в организации предлагается провести следующие мероприятия:

- Изучение всей имеющейся документации и других бумажных и элек­тронных носителей информации, выявление фиксированных знаний;

- Анкетирование и интервьюирование сотрудников предприятия для оценки их интеллектуального потенциала и выявления существующего уровня знаний;

- Анализ полученной информации, выявление недостающих знаний;

- Разработка плана по сбору неявных знаний и переводу их в фиксирован­ную форму;

- Разработка плана по организации хранения знаний;

- Приобретение недостающих знаний;

- Разработка мероприятий по организации повышения текущего уровня знаний сотрудников.

- Назначение сотрудников, ответственных за создание и функционирова­ние системы управления знаниями;

Этап 2 - Сбор, систематизация и документирование.

После того, как разработаны планы создания и перевода знаний и опреде­лена начальная база, начинается непосредственная работа по сбору, систематиза­ции и переносу знаний в удобную для восприятия форму. Для этого предлагается использовать семантические сети и карты знаний.

На данном этапе выделяют основные направления и понятия, разрабатыва­ется структура представления информации, которая будет удобна пользователям и легко ими воспринимаема, разрабатываются мероприятия по организации хра­нения знаний.

Именно на этом этапе создается база знаний – основное хранилище всех знаний организации, ее структура, способы поиска необходимых для работы зна­ний и внесения новых знаний.

Неявные знания, личный опыт, наблюдения и умозаключения, полученные от сотрудников, анализируются и воплощаются в документах: стандартах пред­приятия, инструкциях, методических программах, статьях. После чего строго классифицируются. Важно отметить, что лучше всего классифицировать знания в нескольких направлениях.

- по типу документа (СТП, методика, ИП);

- по годам;

- по специфике информации (информация о потребителях, маркетинговые исследования, информация о кадрах и т.д.);

- по направлению использования (контроль качества, обучающие про­граммы, внешние источники данных);

- по авторам (возможность поиска по именам авторов);

- по квалификационным группам (контролеры, фрезеровщики, руководи­тели, обслуживающий персонал и т.д.)

Для удобного размещения накопленных знаний предлагается применить каталогизацию. Каталогизация - это инновационная информационная технология, направленная на повышение эффективности использования знаний и опыта всех сотрудников предприятия за счет единой системы идентификации, хранения и об­ращения в электронном виде информации явных знаний.

Определить возможность добавления новых каталогов: например каталог 010 – Контроль качества лопастей, 011 – контроль процесса склейки, 020 – управ­ление персоналом и т.д.

На этом этапе так же создается корпоративный портал для удобного по­иска информации. Система поиска должна быть простой и доступной. Порядок его создания приведен ниже по тексту.

Необходимо учитывать так же возможность поиска знаний по тегам.

Этап 3 – Распределение.

Процесс распределения знаний – непосредственная передача знаний со­трудникам. Обращаясь к корпоративному порталу или к репозитариям знаний, со­трудники получают необходимую им информацию.

На этом этапе начинают свою работу профессиональные сообщества, вы­ступая инструментом прямого обмена знаниями от первых лиц. Важно организо­вать такой обмен должным образом – предоставить место для встреч и вспомога­тельные инструменты и ресурсы (канцелярские принадлежности, компьютеры, мебель), а так же организовать непрерывность процесса обмена знаниями. Проект «Положения о профессиональном сообществе» представлен в Приложении К.

Так же на этом этапе реализуется процесс непрерывного обучения персо­нала с применением современных методик и наставничества. Разработанная в рамках ВКР интерактивная методика обучения представлена в Приложении Л.

Этап 4 - Использование (применение).

Подразумевает применение знаний при решении поставленных задач. На этом этапе важно обеспечить фиксирование хода процесса применения знаний, для последующей их оценки и выявления узких мест.

Этап 5 - Контроль знаний.

Этап контроля предполагает постоянный мониторинг системы управления знаниями – проверку актуальности знаний, рациональности их применения. Свое­временное реагирование при недостаточности знаний или их устаревании. Это так же проверка новых поступивших знаний на пригодность, понятность, доступ­ность.

Разработка корректирующих и предупреждающих мероприятий при управлении знаниями.

Этап 6 - Создание новых знаний.

Постоянное пополнение базы знаний. Постоянная оценка персоналом каж­дой новой ситуации и способов ее решения. Занесение информации в доступной форме в базу знаний в соответствии с принятой системой классификации и ката­логизации.

Наглядно взаимосвязь этапов перечисленных можно отобразить на схеме, представленной на рисунке 7.

ЭТАП 2. Сбор, систематизация и документирование

Выделение основных понятий и направлений, структуры представления информации, организация сбора, хранения и подачи данных. Классификация знаний и сохранение в базе. Пополнение корпоративного портала.

ЭТАП 3. Распределение

Передача данных из базы знаний (корпоративной памяти) непосредственно их искателям

ЭТАП 1. Планирование и анализ знаний

Выявление имеющихся знаний, планирование и приобретение отсутствующих знаний

Корпоративный портал

ЭТАП 4. Применение

Применение знаний при решении задач, проблем, поиске идей, решений и их принятии, при обучении различных категорий персонала

ЭТАП 6. Создание новых знаний

Путем наблюдения, анализа, тестирования, эксперимента выявляются новые знания. Защита интеллектуальных ресурсов

ЭТАП 5. Контроль знаний

Оценка знаний в процессе их работы

Рисунок 7 – Взаимосвязь этапов процесса управления знаниями

После того, как разработана схема процесса, следует задуматься о назна­чении ответственных лиц за ходом процесса, его организацией, поддержкой и контролем.

Ответственность за регулирование процессом «Управления знаниями» це­лесообразно разделить между несколькими специалистами. Состав ответственных может быть следующим:

- Инженер знаний - отвечает за преобразование явных знаний в инструк­ции, программные системы и приложения. Он сводит работу со знаниями к вос­производимым процедурам, кодируя их. Инженер знаний пополняет корпоратив­ные порталы, базы знаний, отвечает за классификацию и каталогизацию выявлен­ных знаний. В качестве инженеров знаний могут выступать сотрудники предпри­ятия, создающие знания.

- Аналитик знаний - отвечает за сбор, анализ и выявление знаний в органи­зации. В его обязанности входит оценка актуальности уже существующих знаний в процессе их работы, определение потребности в новых знаниях и их создание и защита. На его плечи ложится работа по обслуживанию системы поиска и распро­странения знаний в организации. Аналитик целесообразно назначить сотрудника отдела кадров.

- Менеджер знаний (KM-менеджер) — это контролер и руководитель. Его задача — координировать усилия инженеров и аналитиков. Он отвечает за про­цесс повышения квалификации и интеллектуального уровня персонала предпри­ятия путем регулирования системы управления знаниями. Обеспечивает процесс планирования знаний, а так же координирует работу сообществ практиков. Ме­неджера знаний можно нанять, а можно его обязанности на начальном этапе воз­ложить на начальника отдела управления персоналом, прошедшего соответст­вующее обучение.

Как уже было сказано ранее, основным инструментом распределения зна­ний между сотрудниками может служить корпоративный портал. Создание кор­поративного портала является закономерным этапом упорядочивания и стандар­тизации деятельности, представления информации, обеспечения ее доступности как для внутренних, так и для внешних потребителей. Создание корпоративного портала направленно на повышение эффективности деятельности сотрудников за счет централизованного предоставления высокоуровневых сервисов доступа к внешним и внутренним информационным ресурсам компании.

Корпоративный портал предназначен для решения широкого круга задач:

- Предоставление единой персонифицированной точки доступа к корпора­тивной информации, бизнес-приложениям, и прочим внешним и внутренним ин­формационным ресурсам при обязательном соблюдении условий авторизации и жесткого разграничения прав доступа.

- Предоставление общекорпоративных функциональных сервисов, автома­тизирующих рутинные операции;

- Поддержка безбумажного документооборота и прочих процессов по по­вышению качества, унификации и стандартизации корпоративных документов;

- Обеспечение эффективных коммуникаций и обмена опытом между со­трудниками и подразделениями компании, за счет формирования защищенной групповой и персонифицированной среды информационного взаимодействия на основе веб-технологий;

- Накопление и удержание интеллектуального капитала внутри компании - создание предпосылок для преобразования корпоративной информации в сис­тему управления знаниями.

Сервисы портала должны иметь возможности контроля новых поступле­ний и оперативной нотификации пользователя, о появлении сведений, имеющих отношение к его деятельности. В таком новом качестве портал будет вносить свой вклад в ускорение и улучшение «информационного метаболизма» в организации.

Портал должен отвечать информационным потребностям основных кате­горий пользователей, главная страница корпоративного сайта должна позволять выбрать раздел, соответствующий интересам пользователя, пройти авторизацию и попасть в индивидуальное рабочее пространство [37].

Для полноценного обслуживания потребностей пользователей необходимо создание нескольких слоев представления информации на портале. Каждый из слоев информационного представления, являясь разделом корпоративного пор­тала, должен конструироваться индивидуально, в соответствии с имеющимся по­ниманием потребностей соответствующей категорий пользователей.

Все сотрудники должны иметь возможность доступа к функциям портала (создание и размещение документов, их модификация, чтение, удаление, др.) в рамках согласованных регламентов и настроенных прав доступа.

Информация будет попадать в портал через персональные онлайновые ра­бочие места и/или из других систем (включая внешние системы, в тех случаях, когда это целесообразно). Доступ и правила использования этих данных должно определяться нормативной документацией, регламентирующей взаимоотношение всех субъектов корпоративного информационного портала. Информационные ре­сурсы портала должны представлять собой систему с регулируемой прозрачно­стью, зависящей от служебного статуса пользователя.

При создании представления корпоративного портала и его тематических и организационных подразделов необходимо определить: какие существующие в инфраструктуре портала информационные каналы и/или ресурсы должны быть использованы, каким образом компилируется содержание сайта из данных сведе­ний, как распределена ответственность за содержание данного сайта и т. п.

Для создания проекта корпоративного портала следует привлечь специа­листа в области IT-технологий. Положение о корпоративном портале представ­лено в Приложении М.

В рамках реализации процесса управления знаниями целесообразно разра­ботать проект социального партнерства. Он подразумевает создание взаимовы­годных отношений с высшими и средними специальными учебными заведениями, колледжами. В свою очередь эти учебные заведения (на правах поставщиков) бу­дут выпускать квалифицированные кадры, обладающие навыками и знаниями, определенными в выходных требованиях, предоставленных потребителем (пред­приятием).

Предприятие предоставляет учебным заведениям, технологическим кол­леджам:

- требования к специалистам, согласно образовательным стандартам и должностным инструкциям;

- компетентностные модели специалистов;

- места прохождения практик с возможным последующим трудоустройст­вом;

Учебные заведения предоставляют предприятиям:

- перечень специальностей;

- списки успешных студентов;

- рекомендательные письма;

- учебные материалы и информацию;

- проводят обучение и семинары по повышению квалификации.

Высшему руководству предприятия важно знать, что работник соответст­вует его требованиям, имеет достаточный запас знаний, активен и обладает необ­ходимыми навыками для выполнения работы и продвижения по службе. Именно поэтому целесообразно разработать компетентностные модели по основным спе­циальностям, существующим на ЗАО «Улан-Удэнский Лопастной завод»:

- Токарь;

- Фрезеровщик;

- Контролер ОТК;

- Дефектоскопист УЗК.

Компетентностные модели представляют собой перечень необходимых знаний и навыков, а так же личных качеств будущего сотрудника. Ниже пред­ставлены модели по 4 названным специальностям. Следует отметить, что данные специальности имеют разделение навыков в соответствии с разрядом, однако компетентностные модели, представленные ниже, отражают полный перечень не­обходимых навыков [17, 4, 2, 3].

Рисунок 8 – Компетентностная модель специалиста «Токарь»

Рисунок 9 – Компетентностная модель специалиста «Фрезеровщик»

Рисунок 10 – Компетентностная модель специалиста «Контролер ОТК»

Рисунок 11 – Компетентностная модель специалиста «Дефектоскопист УЗК»

Представленные компетентностные модели были разработаны на основа­нии федеральных государственных образовательных стандартов среднего профес­сионального образования по представленным специальностям.

Создание взаимовыгодных отношений с ССУЗами г.Улан-Удэ, выпускаю­щими специалистов по заявленным специальностям, как никогда актуально в связи с указами президента от 17 мая 2012 года о повышении квалификации спе­циалистов. Данное сотрудничество позволит выпустить уже подготовленных спе­циалистов, с практическими и теоретическими навыками, знающих предприятие, технологию, умеющих обращаться с технологическим оборудованием. Это позво­лит сократить затраты на обучение новых работников, отказаться от поиска и внедрения новых методов обучения, позволит сократить количество брака в про­изводстве по причине неопытности и некомпетентности персонала, повысить производительность труда.

Кроме этого ЗАО «У-УЛЗ» имеет право предоставить будущим специали­стам места для прохождения всех видов практик на основании договора о сотруд­ничестве. В этом случае должна быть разработана «Программа прохождения всех видов практик», согласованная с учебными заведениями, предоставляющими бу­дущие рабочие кадры. Проект такой Программы представлен в Приложении Н.

Документацию, регламентирующую процесс управления знаниями на ЗАО «У-УЛЗ», целесообразно представить в виде Инструкции на процесс. Данная ин­струкция разработана в рамках процессного подхода, принятого на предприятии, и оформлена в соответствующей форме. Разработанная инструкция на процесс управления знаниями представлена в приложении П.

4.3.3 Разработка критериев оценки СУЗ как фактора повышения качества

Ранее была представлена организационно-функциональная модель управ­ления знаниями, четвертый и последний блок которой – оценочный – содержит в себе критерии оценки системы управления знаниями. Наиболее полное описание этих критериев представлено в таблице 9. Данные критерии помогают наиболее точно оценить эффективность управления знаниями на ЗАО «Улан-Удэнский Ло­пастной завод».

Таблица 9 – Критерии оценки эффективности системы управления знаниями

Направле­ние	Показатели	Условное обозначе­ние	Тенденция
Новатор­ство	Число патентов	Пi	Рост
	Доля сотрудников, вносящих новые предложения, идеи, знания	Qс.н.п.	Рост
	Время создания нового знания	Tр.н.з.	Сокращение
Квалифи­кация со­трудников	Число сотрудников в профес­сиональных сообществах	Qч.п.с.	Рост
	Число сотрудников, повысив­ших квалификацию	Qч.п.к.	Рост
	Число идентифицированных экспертов	Qэксп.	Рост
	Выполнение плана повышения квалификации персонала	-	В полном объеме
Финансы	Затраты на качество	Зкач	Сокращение
	Затраты на послепродажное обслуживание	Зпп.о.	Сокращение
Трудовая дисцип­лина	Выполнение плана качества	-	В полном объеме
	Выполнение требований рег­ламентирующей документа­ции и тех процессов	-	В полном объеме
	Число несоответствий вслед­ствие халатности сотрудника	Чн.х.	Полная ликвида­ция

Данные критерии разработаны с учетом степени их влияния на процесс повышения уровня интеллектуального капитала сотрудников и соответствующее повышение качества производимой продукции. Представленные критерии помо­гут оценить эффективность внедренной системы управления знаниями и помочь в разработке дальнейших мероприятий по улучшению системы.