4.5 Входные и выходные данные

Входной оперативной информацией для системы является:

• информация о заказчике, предоставляемая им в процессе регистрации в системе;

• информация о размещении заказчиком заказа покупки товаров и подробности этого заказа;

• информация о товарных позициях (отдельных товарах) заказа;

• информация об оплате заказчиком счета, направляемая платежной системой в адрес получателя платежа, т.е. Сервиса;

• информация об отправке интернет-магазином выкупленных товаров в адрес фактического покупателя, т.е. Сервиса;

• информация о посылке, поступившей из интернет-магазина на склад;

• информация о заказе заказчиком доставки выкупленных товаров (покупок) на указанный им адрес;

• информация о доставке посылки заказчику.

• сообщения, направляемые клиентом в службу поддержки.

Выходными данными для системы являются:

• счет, выставляемый системой заказчику для оплаты его заказа;

• движение по виртуальному лицевому счету заказчика;

• список активных корзин и соответствующие им списки товарных позиций, подлежащих выкупу в интернет-магазинах в рамках выполнения заказов клиентов;

• уведомление о выполнении заказа покупки товара в интернет-магазине;

• список покупок, находящихся в процессе доставки из интернет-магазина на склад;

• список покупок, хранящихся на складе;

• список покупок, заказанных к отправке заказчикам;

• таможенная декларация на отправляемые посылки;

• список посылок, отправленных заказчикам, а также информация о содержащихся в них покупках;

• статистическая информация о работе Сервиса.

5Технико-экономическое обоснование проекта

5.1 Обоснование целесообразности разработки проекта

В данном разделе представлено технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной информационной системы организации совместных закупок и почтовой пересылки (далее – АИС).

Организация совершения покупок в заграничных интернет-магазинах и управление пересылкой почтовых отправлений связаны с необходимостью накопления, систематизации и анализа большого объема информации (списки заказчиков и их внутренних виртуальных лицевых счетов, каталоги поставщиков-магазинов и их товаров, списки оформленных заказов, перечни входящих и исходящих почтовых отправлений, документы по движению денежных средств и т.д.), рассылкой большого количества уведомлений по электронной почте, обеспечения необходимого уровня информационной безопасности обрабатываемой информации. Решение указанных задач без применения средств автоматизации требует больших трудозатрат и увеличивает вероятность появления ошибок.

Автоматизация деятельности Сервиса позволит решить эти задачи.

Клиенты получат удобный инструмент для быстрого оформления заказа, а операторы – четко структурированные перечни заказов со всеми заказанными товарными позициями.

Применение средств автоматизации на этапе формирования счетов на оплату исключит вероятность возникновения арифметической ошибки.

Автоматизированный учет заказов и интеграция с платежными системами предоставит клиентам множество способов оплаты заказов (в т.ч. с помощью банковских карт и мобильного телефона) и позволит однозначно связать каждую денежную транзакцию с соответствующим заказом.

АИС позволит реализовать механизм формирования своеобразной «корзины» для каждого магазина, заключающийся в следующем. Товарные позиции не выкупаются сразу, а накапливаются в течение некоторого времени (несколько часов) и группируются по продавцам, т.е. интернет-магазинам. За это время для каждого магазина формируется своего рода «корзина», содержащая товары, заказанные клиентами для покупки в этом магазине. В результате товары, заказанные разными клиентами в одном и том же магазине, выкупаются у этого магазина в рамках одного заказа, достигая заметной экономии на доставке и используя механизм скидок, предоставляемых магазинами при оформлении крупных заказов.

Администрация получит актуальную информацию о функционировании Сервиса, обновляемую в реальном масштабе времени, а клиентам – возможность получать автоматические извещения о выполнении их заказов.

Автоматизированный учет покупок на складе упростит идентификацию входящих посылок, предоставит администрации Сервиса требуемую информацию о текущем состоянии склада и статистику движения покупок, позволит значительно ускорить процесс подготовки покупок к отправке клиенту.

АИС будет самостоятельно рассылать уведомления клиентам об изменениях, связанных с их заказами, счетами, покупками и посылками (подтверждение оплаты счета, выкуп товара, отмена товара, поступление покупки на склад и т.д.), а также уведомления администрации о событиях, связанных с функционированием Сервиса. Это позволит сократить трудозатраты, повысить производительность Сервиса, обеспечит контроль функционирования Сервиса со стороны администрации и оперативность принятия решений.

Автоматизированный учет клиентов и их заказов позволит также вести историю заказов каждого клиента, выделять постоянных заказчиков и предлагать им индивидуальные условия работы с целью повысить лояльность клиентской аудитории.

Кроме того, применение АИС позволит четко регламентировать действия операторов и минимизировать возможность их ошибочных действий. Централизованное хранение информации, образующейся в результате функционирования Сервиса, позволяет четко регламентировать права доступа субъектов к этой информации, реализовать регулярное управляемое резервное копирование информации и восстановление в случае нештатных ситуаций. Обеспечение доступности информации сокращает время простоя Сервиса в случае нештатных ситуаций и предоставляет субъектам, имеющим право доступа к информации, возможность реализовывать это право беспрепятственно. Обеспечение целостности информации гарантирует сохранность данных (т.е. то, что данные не были изменены при выполнении любой операции над ними, будь то передача, хранение или представление). Выполнение требований конфиденциальности информации обеспечивает соблюдение действующих требований законодательства об обеспечении информационной безопасности.

Пользователями АИС будут работники Сервиса. Использование ими АИС позволит:

• сократить долю рутинного труда;

• повысить качество обслуживания заказчиков;

• увеличить производительность Сервиса;

• уменьшить трудозатраты на обеспечение работы Сервиса;

• оптимизировать операционные затраты;

• четко регламентировать действия персонала;

• предоставить администрации инструменты для мониторинга и анализа функционирования Сервиса;

• обеспечить выполнение требований информационной безопасности информации, образующейся в процессе функционирования Сервиса.

Аналоги создаваемой АИС на рынке ПО фактически отсутствуют, компании аналогичного профиля для организации своей деятельности используют ПО собственной разработки и не рассматривают возможность передачи этого ПО на каких бы то ни было условиях третьим лицам, в связи с чем единственным способом автоматизации деятельности Сервиса организации совместных покупок и почтовой пересылки является самостоятельное создание такой АИС. Отдельные задачи, такие как учет заказчиков (клиентов), реализация взаимодействия с платежными системами, генерация штрих-кодов для маркировки посылок и др., возможно реализовать с помощью стороннего программного обеспечения, представленного на рынке. Интеграция же всего этого в единую АИС осуществляется в рамках данной работы.

Принимая во внимание динамично развивающийся рынок интернет-торговли и распространение безналичных способов оплаты услуг и товаров, создание АИС для организации совместных покупок и почтовой пересылки является целесообразным в современных условиях.