1Результаты предпроектного обследования. Формулировка задач проектирования

1.1 Описание предметной области

Сервис организации совместных закупок и почтовой пересылки начинает свою работу с открытия склада в одной из стран, в которую осуществляют доставку интернет-магазины, ассортимент которых Сервис собирается предложить российским покупателям.

Далее Сервис с использованием какого-либо общедоступного ресурса публикует информацию о порядке своей работы и другую информацию, в соответствии с действующими требованиями законодательства.

Посетители связываются с Сервисом, предоставляют ему свои контактные данные и становятся клиентами.

Клиент оформляет заказ на закупку товара, выбранного им в интернет-магазине, сообщая оператору Сервиса нужное ему количество единиц товара, цвет, размер и другие характеристики товара. В рамках одного заказа клиент может участвовать в покупке нескольких разных товаров в разных интернет-магазинах.

На основании заказа клиента Сервис формирует счет на оплату и отсылает его клиенту.

Клиент оплачивает счет. Сервис контролирует поступление платежа, фиксирует факт оплаты счета и передает заказ на исполнение.

Оплаченные заказы, переданные на исполнение, разбиваются на отдельные товарные позиции. Оператор Сервиса осуществляет выкуп заказанных товаров в соответствующих интернет-магазинах, оплачивая в том числе доставку этих товаров на склад Сервиса.

В случае отсутствия в магазине заказанного товара этот товар исключается из закупки, а заказчику возвращаются его денежные средства.

Закупленные Сервисом товары в виде посылок поступают на склад. На складе посылки с товарами распаковываются, единицы товара идентифицируются и определяются на хранение.

Сервис уведомляет клиентов о поступлении товаров на склад.

Клиенты оформляют запросы на доставку им купленных для них товаров со склада. Сервис предоставляет заказчику возможность некоторое время хранить его покупки на складе, для того чтобы объединить покупки, выкупленные в рамках разных заказов, и выслать в адрес заказчика в виде одной большой посылки.

На складе на основании запросов доставки выбираются соответствующие покупки, формируются в посылки и отправляются в адрес клиентов.

Подразделение Сервиса, осуществляющее взаимодействие с клиентами, функционирует круглосуточно ежедневно, поскольку клиенты сервиса могут географически находиться в разных часовых поясах.

1.2 Обоснование необходимости создания аис

В процессе изучения предметной области был выявлен ряд недостатков в бизнес-процессах, имеющих место быть при обеспечении функционирования сервиса без применения средств автоматизации. Рассмотрим эти процессы до и после использования средств автоматизации.

Оформление клиентами заказов на покупку товаров осуществляется с помощью отсылки операторам Сервиса электронных писем с указанием продавца (интернет-магазина), описанием требуемого товара и его характеристик. В результате операторы получают большое количество неструктурированной информации, все поступившие письма требуется обработать и выделить из них информацию о заказанных товарах. Автоматизация процесса оформления заказов предоставит клиентам удобный инструмент для быстрого оформления заказа, а операторам – четко структурированные перечни заказов со всеми заказанными товарными позициями.

Для передачи заказа на выполнение этот заказ должен быть оплачен. Оператор Сервиса на основании полученного от клиента списка заказанных товаров получает от интернет-магазинов стоимость заказанных товаров, формирует счет на оплату и выставляет его клиенту. В случае крупных заказов, содержащих десятки товарных позиций, возрастает вероятность ошибки оператора и формирования неверного счета на оплату. Применение средств автоматизации позволит формировать счета на оплату автоматически, исключая вероятность возникновения арифметической ошибки.

Оплата клиентами своих счетов осуществляется посредством электронных денег (Webmoney, Яндекс.Деньги и др.). Это требует от клиентов дополнительного изучения правил функционирования данных платежных систем. Оплачивая счет, клиент указывает в примечании платежного документа какие-либо характеристики оплачиваемого заказа, позволяющие однозначно связать этот платеж с соответствующим заказом. В случае поступления большого количества заказов возникают трудности с выяснением предназначения того или иного платежа. Применение средств автоматизации учета заказов и интеграции с платежными системами предоставит клиентам множество способов оплаты заказов (в т.ч. с помощью банковских карт и счета мобильного телефона) и позволит однозначно связать каждую денежную транзакцию с соответствующим заказом.

Также стоит отметить, что применение средств автоматизации позволит вести для каждого заказчика своеобразный виртуальный лицевой счет, баланс которого заказчик сможет пополнять посредством денежных переводов, и денежные средства которого могут быть использованы для оплаты заказов и дополнительных услуг. Это предоставит дополнительное удобство постоянным заказчикам, позволив оплачивать не каждый заказ в отдельности, а пополнять периодически баланс своего виртуального счета и размещать любое количество заказов в пределах суммы денежных средств на этом счете.

Выкуп заказанных товаров осуществляется следующим образом: оператором закупки выбирается очередной заказ, и для каждой товарной позиции этого заказа в указанном магазине покупается указанный товар с доставкой на склад Сервиса. Применение средств автоматизации позволит реализовать механизм формирования своеобразной «корзины» для каждого магазина, заключающийся в следующем. Товарные позиции не выкупаются сразу, а накапливаются в течение некоторого времени (несколько часов) и группируются по продавцам, т.е. интернет-магазинам. За это время для каждого магазина формируется своего рода «корзина», содержащая товары, заказанные клиентами для покупки в этом магазине. В результате товары, заказанные разными клиентами в одном и том же магазине, выкупаются у этого магазина в рамках одного заказа, достигая заметной экономии на доставке и используя механизм скидок, предоставляемых магазинами при оформлении крупных заказов.

Контроль выполнения закупки товаров в интернет-магазинах осуществляется на основании сообщений операторов закупки о выкупе того или иного заказа. При завершении выкупа заказа оператор закупки извещает об этом клиента и администрацию Сервиса. При этом отсутствует возможность в произвольный момент времени получить без отрыва операторов от работы полную информацию о текущем состоянии дел: какие товары выкуплены, какие – отменены, на какую сумму выкуплены товары. Применение средств автоматизации позволит администрации Сервиса получить актуальную информацию о ходе выкупа товаров, обновляемую в реальном масштабе времени, а клиентам – возможность получать автоматические извещения о выполнении их заказов.

При поступлении посылки с выкупленными товарами на склад оператор склада определяет отправителя этой посылки (т.е. магазин), распаковывает посылку и во взаимодействии с операторами закупки определяет заказ, во исполнение которого поступила данная посылка. При обработке большого количества заказов и, соответственно, большого количества посылок процесс определения соответствующего заказа может занимать длительное время и надолго отрывает от работы операторов. Автоматизация этого процесса позволит сократить трудозатраты на идентификацию покупок и заключается в следующем. При осуществлении закупки товаров и оформлении доставки их на склад оператор закупки получает от магазина уникальный идентификатор (трек-номер) посылки, в составе которой купленные товары будут доставлены на склад. Указанный идентификатор посылки сохраняется в единой базе данных среди прочих атрибутов товарных позиций. При поступлении посылки на склад оператор склада с помощью сканера штрих-кодов считывает с нее идентификатор и по нему однозначно определяет товары, которые содержатся в данной посылке, а также заказы, содержащие эти товарные позиции. Данные товары автоматически отмечаются в базе данных как поступившие на склад, и клиент автоматически извещается об этом. Если после этого в каком-либо активном заказе все товарные позиции доставлены на склад либо отменены, заказ отмечается как выполненный. Клиент также автоматически извещается о выполнении своего заказа. Оператор склада определяет каждую покупку на хранение, указывая в базе данных местоположение этой покупки на складе (№ помещения, № стеллажа, № полки, № места на полке).

Хранение покупок на складе также связано с определенными трудностями. Администрации Сервиса необходимо контролировать степень заполненности склада, выявлять невостребованные (забытые) покупки. Автоматизированный учет покупок на складе позволит предоставить администрации Сервиса требуемую информацию о состоянии дел на складе в любой момент времени.

После того как все указанные в заказе товары были выкуплены и поступили на склад клиент оформляет заявку на доставку ему этих товаров. Оператор склада ищет на складе требуемые товары, формирует из них посылку и готовит ее к отправке. На складе больших размеров поиск товаров может занимать продолжительное время. Применение средств автоматизированного складского учета позволит значительно ускорить этот процесс. Клиент в списке выкупленных для него и поступивших на склад товаров выбирает товары, которые необходимо включить в посылку и доставить ему. АИС на основании хранящейся в базе данных информации определяет местоположение указанных покупок на складе и сообщает оператору склада. В итоге время поиска покупок на складе при формировании посылок значительно сокращается.

В процессе функционирования Сервиса существует необходимость извещать клиентов о ходе выполнения их заказов. При работе без использования средств автоматизации операторы Сервиса вынуждены составлять и отправлять клиентам большое количество электронных писем. АИС будет самостоятельно рассылать уведомления клиентам об изменениях, связанных с их заказами, счетами, покупками и посылками (подтверждение оплаты счета, выкуп товара, отмена товара, поступление покупки на склад и т.д.), а также уведомления администрации о событиях, связанных с функционированием Сервиса. Это позволит сократить трудозатраты, повысить производительность Сервиса, обеспечит контроль функционирования Сервиса со стороны администрации и оперативность принятия решений.

Автоматизированный учет клиентов и их заказов позволит также вести историю заказов каждого клиента, выделять постоянных заказчиков и предлагать им индивидуальные условия работы с целью повысить лояльность клиентской аудитории.

Кроме того, применение АИС позволит четко регламентировать действия операторов и минимизировать возможность их ошибочных действий. Централизованное хранение информации, образующейся в результате функционирования Сервиса, позволяет четко регламентировать права доступа субъектов к этой информации, реализовать регулярное управляемое резервное копирование информации и восстановление в случае нештатных ситуаций. Обеспечение доступности информации сокращает время простоя Сервиса в случае нештатных ситуаций и предоставляет субъектам, имеющим право доступа к информации, возможность реализовывать это право беспрепятственно. Обеспечение целостности информации гарантирует сохранность данных (т.е. то, что данные не были изменены при выполнении любой операции над ними, будь то передача, хранение или представление). Выполнение требований конфиденциальности информации обеспечивает соблюдение действующих требований законодательства об обеспечении информационной безопасности.

Таким образом, для реализации задачи информационного обеспечения Сервиса организации совместных покупок и почтовой пересылки представляется целесообразным разработать АИС, учитывающую специфику бизнес-процессов указанного Сервиса и устраняющую обнаруженные недостатки.