7. Создание документа-ссылки

Для того чтобы зарегистрировать в системе новый документ, расположенный на каком-либо сетевом ресурсе, выполните следующие действия:

1. Нажмите на ссылку Добавить документ-ссылку в области списка данных каталога или нажмите кнопку Добавить документ в форме редактирования группы документов и выберите действие «Создать документ-ссылку». Откроется окно Документ: Добавление.

Рис. 126. Окно для задания параметров нового документа-ссылки

2. В поле Название документа задайте название нового документа, которое будет отображаться в системе.

3. В поле Аннотация напишите краткое Описание информации, содержащейся в регистрируемом документе.

4. В поле Дата издания задайте дату регистрации документа, которая вместе со значением поля Срок актуальности будет определять срок действия документа.

5. В поле Ключевые слова задайте слова, характеризующие информацию, содержащуюся в документе, которые будут учитываться при поиске.

6. В поле Срок актуальности задайте количество месяцев со дня издания документа, которое он будет считаться действительным.

7. В поле URL задайте путь, по которому размещен файл.

8. Нажмите кнопку Сохранить. Новый документ будет зарегистрирован и произойдет переход в форму редактирования его параметров (см. инструкцию «Редактирование параметров документа»).

8. Редактирование параметров документа

Редактирование параметров документов выполняется в форме редактирования, которая открывается в основной части окна при нажатии на их названии или на ссылке Подробнее в каталоге документов. Также данная форма открывается автоматически после сохранения нового документа.

Рис. 127. Форма редактирования параметров документа-файла

В форме редактирования параметров документов представлены поля со значениями, заданными при его создании, а также следующие закладки:

• Авторы документа – список пользователей, создавших документ. На закладке авторы могут быть добавлены или исключены.

Для добавления автора документа нажмите кнопку Добавить автора и в открывшемся каталоге пользователей выберите пользователя, который является автором документа.

Для исключения пользователя из списка авторов документа нажмите ссылку Исключить в списке доступных операций.

• Дискуссии – список дискуссий, посвященных данному документу на форуме. На закладке может быть выполнена регистрация новой дискуссии и ее настройка (см. инструкцию «Настройка дискуссии по документу»).

Все параметры документа могут быть отредактированы. Из формы редактирования документа также может быть выполнено его сохранение на локальный компьютер, с которого производится работа с системой. Для этого нажмите кнопку Скачать, расположенную справа от поля Файл (URL).

Если в документ-файл были внесены изменения, он должен быть загружен заново. Для этого нажмите кнопку Обзор, расположенную справа от поля Новый файл, и в открывшемся стандартном окне операционной системы для выбора файла выберите соответствующий файл. Затем нажмите кнопку Загрузить.

Примечание

После редактирования параметров документа не забывайте сохранять внесенные изменения (с помощью кнопки Сохранить).