1. Анализ предметной области объекта автоматизации

Деятельность риэлтерского агентства «Азбука Жилья», характеризуется следующими особенностями:

• основным направлением деятельности является реализация недвижимости, представленной собственными новостройками;

• использование широкого спектра форм расчетов, применение программ ипотеки и кредитования;

• малочисленный штатный состав сотрудников, требующий качественной информационной поддержки.

Исходя из того, что агентство по покупки - продаже недвижимости является фирмой посредником, т. е. в проводимых операциях с недвижимостью она не выступает ни в роли покупателя, ни в роле продавца. Следовательно, можно сделать вывод, что основным видом деятельности фирмы является работа с клиентами, которые хотят продать либо купить недвижимость. Иными словами, основной задачей фирмы является поиск оптимальных вариантов покупки либо продажи собственности отдельно взятого клиента, на основании имеющихся данных о заказах (заявках) других клиентов. Таким образом, агентство помогает продавцу найти своего покупателя и наоборот. За услуги подобного рода, фирма получает проценты от суммы продаваемого объекта.

1.2 Организационная структура объекта автоматизации

В агентстве существует элементарная организационная структура, которая отражает двухуровневое разделение, присущее только в маленьких организациях.

Начальник офиса. Руководитель группы риэлторов

Обязанности:

• Руководство группой риэлторов.

• Планирование, контроль и отчетность по работе офиса.

• Контроль хода всех сделок.

• Обучение риэлторов.

• Прием и внесение авансов.

Старший юрисконсульт:

Обязанности:

• Сопровождение сделки

• Проверка «чистоты» документации

• Контроль за соответствием законодательству деятельности агентства.

Бухгалтер

Обязанности:

• составление и сдача отчетов

Риэлтор

Обязанности:

• Прием звонков

• Консультации потенциальных клиентов.

• Заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к клиенту.

• Подбор квартир по специализированной риэлтерской базе.

• Показы квартир.

• Сбор документов

• Подготовка сделок.

• Внесение авансов.

Офис менеджер

Обязанности:

• Административная поддержка деятельности офиса.

• Встреча клиентов.

• Отправка/прием факсов. Распечатка документов.

• Закупка канцтоваров и др. товаров для жизнедеятельности офиса.

• Ведение статистики посещения офиса сотрудниками.

Курьер

• Доставка корреспонденции.

• Доставка документов.

Рисунок 1 - Организационная диаграмма

1.3 Разработка модели процесса.

В качестве средства автоматизации описания бизнес-процессов предметной области было решено использовать CASE-средство BPWin версии 4.0 со встроенным пакетом обновленийServicePack1, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени детализации. После каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людьми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Такая технология создания модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования. Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель. Нотация DFD включает такие понятия, как внешняя сущность и хранилище данных, что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота. Методология IDEF3 включает элемент "перекресток", что позволяет описать логику взаимодействия компонентов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма ИС «Агентство Недвижимости»

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма ИС «Агентство Недвижимости»

Контекстная диаграмма представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Основной функцией отражающей систему в целом является продажа недвижимости. На вход функции подаются:

• Запрос от покупателя (заявка на приобретение жилья);

• Жилой фонд (имеющаяся в продаже недвижимость).

В качестве управления на систему в целом действуют:

• Законы РФ (правовые нормы, регулирующие отношения в области операций с недвижимостью);

• Утвержденные шаблоны официальных документов (шаблоны договоров и дополнительных соглашений).

Механизмами являются:

• Клиенты. Принимают решение о заключения договора, вносят дополнения и изменения в условия договора, влияют на денежные потоки.

• Агенты. Выполняют основную работу по сбору и анализу информации, подготовке и оформлению документов, формированию отчетной документации.

• Юридический отдел. Выполняет проверку документации на соответствие правовым нормам.

После преобразования входной информации, при воздействии управления с помощью описанных выше механизмов получаем:

• Калькуляцию по сделкам. Расчет суммарных затрат на заключение договора и суммарной прибыли;

• Документация по сделке. Набор документов, касающихся совершенной сделки.

Далее выполняется разбиение (детализация) контекстной диаграммы на диаграммы декомпозиции.

На рисунке 3 приведена диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы.

Рисунок 3 - Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы ИС «Агентство Недвижимости»

Основная функция разбивается на следующие работы:

• "Бронирование" квартиры;

• Заключение договора;

• Исполнение договора;

• Завершение сделки.

Вход первой работы, выход последней, механизмы выполнения работ и управления описаны выше.

У каждой работы на выходе есть информация, которая поступает на вход следующего блока и так далее, до получения результирующей информации (выход контекстной диаграммы).

Выходом работы "Бронирование квартиры" является информация о заказе, которая включает в себя информацию о клиенте, недвижимости и характере сделки.

Выходом работы "Заключение договора" является график оплат, который определяет сроки и размер выплат за приобретенную недвижимость.

Выходом работы "Исполнение договора" является документ – "Квитанция" об оплате всей стоимости приобретенной недвижимости. В течение исполнения обязательств могут произойти события, нарушающие утвержденный в договоре график оплат (нарушение сроков, задолженность, расторжение сделки и так далее). В связи с этим необходимо вновь пройти процедуру заключения договора с внесением в него дополнительных изменений или пересчетом графика оплат.

Выходом работы "Завершение сделки" являются документы и отчеты, описанные в контекстной диаграмме.

В свою очередь каждый блок-работа диаграммы декомпозиции может быть декомпозирован.

На рисунке 4 приведена диаграмма декомпозиции для работы "Бронирование квартиры".

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Бронирование квартиры»

Она состоит из следующих блоков:

• Заполнение карточки покупателя. Внесение информации о клиенте (имя, адрес проживания, телефоны, информация о представленных документах). Выходом этой работы является карточка клиента. В дальнейшем информация из карточки будет использована для установления контакта с клиентом, оформления документации;

• Бронирование квартиры за покупателем. При оформлении заявки на покупку недвижимости выполняется ее бронирование за клиентом. В случае успешного заключения договора о покупке недвижимость переходит во владение клиентом. Если же сделка не будет завершена, и клиент не заявит о себе в течение 2-х недель бронирование с квартиры снимается и она может быть приобретена другим клиентом. Выходом этой работы является информация, выходящая из блока "Бронирование квартиры".

• Составление договора. Внесение первоначальной информации о клиенте и недвижимости в выбранный шаблон договора. На этом этапе выполнятся проверка юристами на соответствие договора правовым нормам. Выходом этого блока является договор формы 1;

• Составление графика оплат. Расчет и включение в договор графика оплаты. При этом учитывается срок ссуды. Выходом этого блока является договор формы 2, включающий в себя рассчитанный график оплат;

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Заключение договора»

Согласование с покупателем. Это процедура внесения корректив в шаблон договора и утверждения его покупателем. Выходом этого блока является договор, утвержденный покупателем;

• Оформление договора. Утверждение договора администрацией предприятия. Выходом этого блока является утвержденный сторонами график оплат.

На рисунке 6 приведена диаграмма декомпозиции блока "Исполнение договора". Она включает в себя следующие блоки:

• Оплата в кассу. Описывает процесс внесения оплаты в кассу организации согласно графику. Выходом блока является квитанция о внесении оплаты;

• Контроль взаиморасчетов с покупателями. Отражает процесс учета регулярности и размеров оплаты, вносимой клиентами. В случае неуплаты в срок, выполняется уведомление клиента и начисление штрафа;

На рисунке 7 приведена диаграмма декомпозиции блока "Завершение сделки". Она включает в себя следующие блоки:

• Выполнение операций по завершению сделки. Подготовка официальной документации, оповещение клиентов. Подготовка отчетности для администрации компании. Выходом этого блока является формы документов о завершении сделки.

• Оформление и подписание официальных документов. Утверждение официальных документов. Выходной информацией этого блока является информация о завершении сделки, сроках и суммах платежей.

• Расчет прибыли. Калькуляция прибыли от сделки. Расчет затрат.

Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Исполнение договора»

Рисунок 7 Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Завершение сделки»

На рисунке 8 представлена диаграмма декомпозиции в нотации DFD «ИС «Агентство недвижимости»».

Рисунок 8 – Диаграмма декомпозиции в нотации DFD. ИС «Агентство недвижимости».

IDEF3 – это способ описания процессов с использованием структурированного метода, позволяющего эксперту в предметной области представить положение вещей как упорядоченную последовательность событий с одновременным описанием объектов, имеющих непосредственное отношение к процессу.

IDEF3 является технологией, хорошо приспособленной для сбора данных, требующихся для проведения структурного анализа системы.

В отличие от большинства технологий моделирования бизнес-процессов, IDEF3 не имеет жестких синтаксических или семантических ограничений, делающих неудобным описание неполных или нецелостных систем. Кроме того, автор модели (системный аналитик) избавлен от необходимости смешивать свои собственные предположения о функционировании системы с экспертными утверждениями в целях заполнения пробелов в описании предметной области.

На диаграмме, представленной на рисунке 9, представлена декомпозиция процесса обработки заявки клиента в нотации IDEF3. На диаграмме изображен процесс обслуживания.

Рисунок 9 – Диаграммы декомпозиции в нотации IDEF3. «Агентство недвижимости».

На рисунке 10 представлено итоговое расположение работ в дереве узлов:

Рисунок 10 – Диаграмма дерева узлов.