4.2. Комунікація як зв’язуюча функція процесу управління військовою організацією.

Питання 5. Визначення, сутність та види комунікації

Відповідь.

Комунікація ― це складний процес, що складається із взаємозалежних дій, це обмін інформацією між людьми, а здійснення комунікацій ― це сполучний процес, необхідний для будь-якої важливої управлінської дії.

Розрізняють наступні види комунікацій:

між військовою організацією та зовнішнім середовищем;

між рівнями;

між різними підрозділами військової організації;

між командиром і підлеглим;

між командиром і підпорядкованим військовим колективом;

неформальні.

Комунікації між військовою організацією та зовнішнім середовищем.

Командири основну увагу зосереджують на питаннях інформаційної взаємодії із зовнішнім оточенням, що впливає або буде впливати на військову організацію.

Командири користуються різноманітними засобами для комунікації із зовнішнім оточенням. Різні обговорення, збори, ділові наради, телефонні переговори, службові записки, відео-стрічки, звіти і т.п., які циркулюють усередині військової організації, найчастіше є реакцією на можливості чи проблеми, що створюються зовнішнім оточенням.

Комунікації між рівнями у військовому управлінняі. Інформація циркулює у військовій організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Цей процес може бути спадним, тобто з вищих рівнів на нижчі, а також висхідним, тобто знизу нагору.

У разі спадної комунікації підпорядкованим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну обстановки, процедури, що рекомендуються.

У разі висхідної комунікації вони виконують функції оповіщення верхніх щаблів про те, що робиться на нижчих рівнях.

Комунікації між різними підрозділами військової організації

Військова організація складається з великої кількості підрозділів. Тому крім обміну інформацією зі спадної чи висхідної комунікації, військові організації мають потребу в горизонтальних комунікаціях. Обмін інформацією між підрозділами необхідний для координації завдань і дій з питань взаємодії.

Комунікації „командир – підлеглий”. Тут ми спостерігаємо обмін інформацією, як спадною, так і висхідною комунікацією. Це основний вид комунікації командира: близько 2/3 його діяльності реалізується з використанням цієї комунікації. Ось тільки деякі з численних різновидів обміну інформацією між командиром і підлеглим:

1. постановка й уточнення завдань та очікуваних результатів;

1. забезпечення залучення підрозділу для рішення завдань;

2. обговорення ефективності виконання завдань; досягнення визнання та винагороди з метою мотивації;

3. удосконалення й розвиток здатностей підлеглих;

5) збір інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему;

6) оповіщення підлеглого про зміни, що плануються;

7. одержання відомостей про ідеї, удосконалення й пропозиції за варіантами рішення.

Комунікації між командиром і підпорядкованим колективом

На додаток до обміну інформацією між командиром і підлеглим має місце обмін інформацією між командиром і підпорядкованим колективом. Оскільки в обміні інформацією беруть участь усі члени військового колективу або групи, кожний має можливість міркувати про нові завдання та проблеми, про те, як варто було б виконувати завдання разом, про майбутні зміни та їх можливі наслідки для свого та іншого підрозділів, про недавні проблеми й досягнення, пропозиції раціонального характеру..

Неформальні комунікації. . Канал неформальних комунікацій можна називати каналом розповсюдження чуток.

Приведемо деякі різновиди інформації, переданої по каналах поширення чуток:

майбутнє скорочення військовослужбовців;

нові заходи щодо покарання за порушення військової дисципліни;

зміни в організаційній структурі;

майбутні переміщення та підвищення;

детальний виклад суперечок двох командирів підрозділів на останній нараді з розподілу винагород за успішне виконання загального завдання;

хто кому призначає побачення після роботи.

Чутки можна звести до мінімуму двома способами:

1) поширення максимально можливої інформації через канали нормальної комунікації;

2) заохочення мереж неформальної комунікації, залучаючи командирів у ці мережі для зворотного інформаційного зв’язку.

Питання 6. Елементи, етапи, схема процессу комунікації

Відповідь.

У процесі обміну інформацією можна виділити 4 базові елементи:

1) відправник, особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію та передає її;

2) повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів;

3) канал, засіб передачі інформації;

4) одержувач, особа, якій призначена інформація та яка (особа) інтерпретує (декодує) її.

Під час обміну інформацією відправник та одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхнє завдання ― скласти повідомлення та використати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони розуміли й поділяли вихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути перекручений або цілком утрачений.

Зазначені взаємозалежні етапи такі:

1. зародження ідеї;

1. кодування і вибір каналу;

2. передача;

3. декодування.

Ці етапи показані на рисунку 1 у вигляді простої моделі процесу комунікацій.

Хоча весь процес комунікації часто завершується за кілька секунд, що ускладнює виділення його етапів, ми проаналізуємо ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникнути в різних точках.

Зародження ідеї

Обмін інформацією починається з формування ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку ідею чи повідомлення варто зробити предметом обміну.

На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому етапі, оскільки відправник не витрачає досить часу на обмірковування ідеї. Лейтмотив етапу ― не починай говорити, не почавши думати.

Кодування та вибір каналу

Перш ніж передати ідею, відправник має за допомогою символів закодувати її. Як коди використовуються вербальні (усна та письмова мова) і невербальні (жести, інтонація, міміка тощо) засоби. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення. Відправник має також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів належать канали передачі мови та письмових матеріалів, а також електронні засоби зв’язку, включаючи комп’ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і т.д. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Ідея іноді гідна тисячі слів, але не для передачі повідомлення по телефону. Подібним чином може бути нездійсненою одночасна розмова з усіма підлеглими відразу. Можна розіслати пам’ятні записки, що передують зборам невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення та залучення до проблеми.

Якщо канал не зовсім відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, командир хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім порушень військової дисципліни, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кави чи пославши йому записку з цієї нагоди. Але, скоріш за все, по цих каналах не вдасться передати ідею про серйозність порушень настільки ефективно, як офіційним листом чи на нараді.

Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два й більше каналів комунікацій.

Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати часові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, а практика підтверджує, що одночасне використання засобів обміну усною та письмовою інформацією зазвичай ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією. Орієнтація на обидва канали примушує ретельніше готуватися та реєструвати параметри ситуації. Однак, це зовсім не значить, що кожен інформаційний обмін повинен бути тільки письмовим. У цьому випадку потоки документів стають безупинними.

Передача

На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї чи сукупності ідей) одержувачу. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково сприймають за сам процес комунікації. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.

Декодування

Після отримання повідомлення одержувач декодує його. Декодування ― це переклад символів відправника. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо одержувач зрозумів зміст повідомлення відправника й реакція на ідею не потрібна, то процес обміну інформацією на цьому повинен завершитися.

Однак, з низки причин (комунікаційні бар’єри, завади тощо) одержувач може додати трохи інший, чим у голові відправника, зміст повідомлення.

З точки зору командира, обмін інформацією варто вважати ефективним, якщо одержувач (підлеглий) продемонстрував розуміння ідеї, продемонструвавши дії, який очікував від нього відправник.