6.1.13.2. Збереження документа

Певно, ви вже не раз переконувалися, що документ, з яким працюєте, треба зберігати часто. Як ми вже говорили, ваш документ під час роботи перебуває в оперативній пам’яті і не гарантований від випадковості, одна з яких — зникнення живлення в електричній мережі — в одну мить може знищити кількагодинну працю, тож не забувайте систематично зберігатися. Це не сповільнить вашої роботи, від якої вам не хотілося б відволікатися. Процедура збереження досить проста і забирає небагато часу.

Встановіть покажчик миші на кнопці із зображенням дискети і натисніть кнопку миші або виберіть у меню Файл/Сохранить, чи Сохранить как.

Тільки тоді ваша робота буде в безпеці, оскільки вона буде записана на жорсткий диск.

Часте збереження, що виконується регулярно, також скорочує час підсумкового збереження документа на диску в кінці сеансу роботи.

Таким чином, ви ще й заощаджуєте час, що також важливо. До того ж, цей спосіб зручний ще й тим, що Word автоматично приєднує новий збережений фрагмент до матеріалу, який уже є за замовчуванням.

Для збереження документа потрібно дати ім’я файлу, а також вирішити, в якій папці і на якому диску його розмістити. Якщо необхідно зберегти результати роботи у вигляді різних варіантів, можна давати ім’я файлу, кожен раз дещо змінюючи його — наприклад, присвоюючи йому номер, або доповнюючи ім’я іншою літерою абетки. Таким чином, якщо є необхідність, ви завжди можете повернутися до більш ранньої версії та порівняти варіанти.

6.1.13.3. Завантаження документа

Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна завантажити для перегляду або редагування. Для цього подати команду Файл/Открыть — на екрані з’явиться вікно діалогу Открытие документа, в якому можна вказати диск, папку, файл. Опція Тип файла дає можливість завантажувати документи у форматі, відмінному від формату Word. Процедура вибору формату подібна до аналогічної процедури для вікна діалогу Сохранить как.

6.1.13.4. Закриття файла

Після завершення роботи над документом можна закрити файл командою Файл/Закрыть — вікно документа очиститься. Якщо документ не був збережений, то Word запропонує його зберегти.

6.1.14. Відкриття файла, що недавно використовувався

MS Word пам’ятає кілька останніх документів, з якими ви працювали. Звичайно вони внесені в список меню Файл. Можна швидко відкрити будь-який з них, вибравши його зі списку документів.

Для відкриття недавно закритого файла слід відкрити меню Файл і вибрати ім’я файла в нижній частині меню.

Можна встановити число файлів, назви яких з’являтимуться в списку меню Файл.

Для встановлення числа файлів необхідно вдатися до списку меню Сервис/Параметры, далі вибрати вкладку Общие, встановити прапорець Помнить список из … файлов і обрати кількість останніх файлів у списку.

6.1.15. Підсумкова інформація

Отримати підсумкову інформацію про роботу можна за допомогою вікна діалогу Свойства. Це вікно діалогу включає інформацію, примітки, які згодом допоможуть вам полегшити завдання пошуку файлів. Якщо ви періодично вноситимете інформацію в рядки вікна діалогу, то про кожен створений вами файл будуть дані, за якими можна відшукати ваш файл тоді, коли вами створено вже багато файлів, а ім’я або папка і т. ін. забуті. Ось тоді заповнене колись вами вікно діалогу Свойства зможе зробити вам неоціненну послугу. Розглянемо детальніше вікно діалогу Свойства (рис. 6.15).

Рис. 6.15

Для переходу необхідно вибрати меню Файл/Свойства.

Вкладки Общие і Статистика не вимагають вашої участі, вони заповнюються автоматично. Вкладка Документ містить загальні відомості, такі як: Тема, Автор, Руководитель, Учреждение, Группа, Ключевые слова, Заметки. Ці поля введення ви маєте заповнити самотужки, причому в кожне з полів потрібно вводити не більше 255 символів.