6.1.17.2. Програми Office для створення таблиці

Перед створенням таблиці необхідно визначити, яка з програм Office найкраще підходить для виконання даного завдання. Щоб створити таблицю, можна використовувати Word, Microsoft Excel чи Microsoft Access. Microsoft Excel і Word можуть виконувати автоматичне форматування таблиці. У Microsoft Access можливе форматування таблиці MS Graph у цілому.

Для таблиці з графікою складного формату, такого, як маркіровані списки, користувальницькі вкладки, нумерацією, виступами, окремими комірками форматування й комірками з діагональною розбивкою, використовуйте Word.

Якщо необхідні повні можливості реляційної бази даних, створіть таблиці в Microsoft Access.

Для таблиці з можливістю її включення в презентацію PowerPoint використовуйте Word.

Для таблиці зі складними обчисленнями, статистичним чи аналізом діаграмами використовуйте Microsoft Excel.

Для реалізації складних умов сортування і пошуку використовуйте Microsoft Access чи Microsoft Excel.

6.1.17.3. Як вставити таблицю?

Щоб вставити нову порожню таблицю в будь-яке місце свого документа, виконайте такі операції:

1) встановіть курсор у те місце документа, куди ви хочете вставити таблицю;

2) виберіть команду Таблица/Добавить/Таблица. З’явиться діалогове вікно Вставка таблицы (рис. 6.18);

Рис. 6.18

3) у текстових полях Число столбцов і Число строк, клацаючи по стрілках чи набираючи на клавіатурі, введіть кількість рядків і стовпців майбутньої таблиці (якщо буде потрібно, ви зможете змінити ці дані);

4) для того, щоб застосувати один з видів автоформатування таблиць Word до своєї таблиці, натисніть кнопкою Автоформат, виберіть потрібне форматування, а потім натисніть кнопку ОК. (Про поняття автоформату ви довідаєтеся нижче.)

5) у текстовому полі Ширина столбца виберіть потрібну ширину стовпця. Виберіть Авто, щоб побудувати таблицю завширшки від лівого до правого поля чи краю сторінки, зі стовпцями однакової ширини;

6) натисніть кнопку ОК. У документі з’явиться порожня таблиця, в першій комірці якої перебуватиме курсор.

6.1.17.4. Робота в таблиці

Коли курсор розташований у комірці таблиці, можна вводити і редагувати текст так само, як і в звичайному документі. Текст, введений у комірку, автоматично розбивається на рядки, коли його довжина перевищує ширину стовпця. Можна перемістити курсор у будь-яку комірку таблиці, клацнувши у ній мишею. До того ж ви можете пересуватися таблицею, використовуючи такі комбінації клавіш:

Tab — для того, щоб перейти в наступну комірку цього рядка;

Shift + Tab — у попередню комірку цього рядка;

Alt + Home — першу комірку поточного рядка;

Alt + PgUp — верхню комірку поточного стовпця;

Alt + End — останню комірку поточного рядка;

Alt + PgDown — останню комірку поточного стовпця.

Якщо курсор перебуває в комірці, для пересування по таблиці можете використовувати клавіші зі стрілками. Для того, щоб вставити в таблицю символ табуляції, натисніть клавіші Ctrl + Tab.