Работа с формами

Представление данных в виде формы позволяет отобразить данные в самом различном виде, удобном для просмотра и ввода информации, например, в виде стандартного бухгалтерского бланка или объединёнными в группы и т.п. Формы являются основой разработки диалоговых приложений.

Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Через форму можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. Формы обеспечивают также просмотр графических объектов, хранящихся в полях типа OLE (в таблицах это невозможно).

В Access возможна разработка форм различных типов и представлений, в том числе кнопочных форм, диаграмм и сводных таблиц. Интересна возможность создания многотабличных (составных) форм. В такой форме, если исходные компоненты связаны отношениями, создаются подчинённые формы, когда возможен переход по записям как главной, так и подчинённой формы.

Создание форм может быть выполнено различными способами:

• инструмент Форма

• Разделенная форма

• Форма с отображением нескольких записей

• Мастер форм (автосоздание формы на основании указанных полей и их форматов)

• В режиме Макета

• В режиме Конструктора.

Первые три способа создают формы, отображающие все поля только одной записи таблицы (Форма), одновременно отображать данные в двух представлениях  — в режиме формы и в режиме таблицы (Разделенная форма) и сразу несколько записей таблицы (Несколько элементов).

Создание форм возможно с использованием Мастера форм, автоматически создающего ряд стандартных форм (колоночную, ленточную, табличную, диаграмму и т.д.), или с использованием Конструктора Форм, позволяющего спроектировать форму любой сложности и наиболее удобную для конечного пользователя. Весьма плодотворным также оказывается комбинированный подход: сначала используется соответствующий мастер, а затем полученная форма дополнительно дорабатывается в "ручном режиме".

Процесс создания формы состоит в размещении объектов и определении для них свойств, связанных с объектами событий и выполняемых действий. При открытии окна Конструктор форм появляются новые кнопки на стандартной панели инструментов и новые панели инструментов: Формат для форматирования текста и Панель элементов для размещения объектов

В форму могут быть введены вычисляемые элементы управления и вычисляемые поля для определения данных, которые не могут быть извлечены непосредственно из таблицы или запроса. Для этого используется, как правило, "Построитель выражений", хотя нужное выражение можно ввести и вручную (так же, как и при проектировании запросов).

Готовая форма обычно может быть представлена в режимах формы, макета и конструктора (Главная – Режимы…).

Режим формы позволяет отображать данные и вводить новые.

В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных

Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть и изменить структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов, заголовка, примечания и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные.