Создание основного текста письма

Для того, чтобы создать основной текст письма с помощью слияния, Вам необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• выбрать команду меню Сервис/Слияние;

• на экране появится окно Слияние, в котором необходимо нажать кнопку Создать под заголовком Основной Документ. Выбрать из открывшегося списка строку Документы на бланке;

• после этого появится диалоговое окно, в котором Word спрашивает, использовать ли активное (существующее окно) для создания формы основного документа или создать новое. Нажмите кнопку Создать основной документ;

• после создания нового чистого документа Вы автоматически попадете снова в окно Слияние. После этого необходимо нажать кнопку Правка рядом с кнопкой Создать;

• ввести основное содержание письма, но оставить пустые пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса - все то, что будет подстанавливаться. При этом на экране появится новая панель инструментов;

• сохранить введенный текст.

Создание и редактирование источника данных

Для создания источника данных необходимо сначала создать его структуру, или указать набор полей необходимых для хранения информации по каждому клиенту. Для того чтобы создать источник данных, необходимо нажать соответствующую кнопку. В появившемся окне нажать кнопку Получить Данные, и затем в открывшемся списке выбрать строку Создать Источник Данных. В этом окне слева можно видеть список уже готовых полей, который Вы можете скорректировать в соответствии с Вашими потребностями, а также можно добавлять и удалять поля из списка, формируя таким образом необходимую структуру источника данных.

Удаление поля. Для того чтобы удалить поле из списка, необходимо выполнить следующие шаги:

• выделить поле в списке;

• нажать кнопку Удалить Поле.

Добавление поля. Для того чтобы добавить поле в список, необходимо выполнить следующие шаги:

• установить курсор в поле диалога под названием Поле и ввести название нового поля источника данных;

• нажать кнопку Добавить Поле.

Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с буквы. В имени можно использовать буквы, цифры и знаки подчеркивания. Пробелы в имени поля не допускаются. После того, как Вы добавите нужные поля и удалите ненужные, нажмите кнопку ОК. На экране появится окно Сохранить Источник Данных, с помощью которого необходимо сохранить источник данных в файле с некоторым именем.

Редактирование источника данных

После сохранения источника данных появится сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных и запрос о том, не хотите ли Вы ввести их сейчас. В этом случае необходимо нажать кнопку Правка Источника Данных.

После того, как будет создан основной текст письма и структура источника данных, надо вставить поля источника данных или поля слияния в текст письма. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• в диалоговом окне Слияние включить режим редактирования основного текста письма;

• включить изображение маркеров конца абзаца;

• установить текстовый курсор в том месте письма, где необходимо расположить нужные поля;

• нажать кнопку Добавить Поле Слияния и выбрать поочередно из списка нужные поля.