Контрольные вопросы

1. Как при помощи текстового редактора Word можно автоматически создать серию конвертов к письмам?

2. Как при помощи текстового редактора Word можно автоматически создать серию визитных карточек?

3. Что такое слияние документов и для чего оно применяется?

4. Какие документы необходимы для того, чтобы начать процесс слияния?

5. Какие документы можно получить в результате слияния?

6. Каким образом при помощи Поля Word вставляется условие в текст письма?

7. Как можно создать серию конвертов для писем при помощи Слияния?

Лабораторная работа № 4 Совместная работа пользователей с документом

Цель работы: получить практические навыки в организации совместной работы пользователей с документом с помощью Word, научиться вносить исправления, примечания в документ.

Общие сведения

Подготовленные документы отправляются на согласование для внесения корректировок, замечаний и дополнений. При этом автор документа обязан отслеживать процесс согласования документа до момента его утверждения.

Для привлечения внимания автора документа или другого лица, участвующего в согласовании документа, к какому-либо фрагменту текста документа следует применять способ Выделение цветом. Способ подобен выделению фрагмента текста на бумаге с помощью цветных фломастеров или маркеров.

Д ля выделения цветом фрагмента текста документа следует использовать кнопку Выделение цветом

на инструментальной панели форматирования.

Указателем мыши (он приобретает вид фломастера) провести по выделяемому фрагменту текста. Для выбора цвета использовать стрелку, направленную вниз.

Для отмены режима выделения нажать клавишу ESC или повторно кнопку Выделение цветом на инструментальной панели форматирования.

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ свои примечания. Примечания будут автоматически помечены инициалами, принадлежащими лицу, которое внесло примечание в документ.

Для внесения примечания следует выполнить следующие действия:

• установить указатель мыши в тексте документа в месте ввода примечания;

• выбрать из главного меню редактора Вставка, Примечание;

• в открывшейся в нижней части окна редактора Панели примечаний, ввести примечание;

• нажать кнопку Закрыть.

Для просмотра, введенных в текст документа примечаний следует выбрать из главного меню редактора Вид/Примечания. Примечания будут показаны в нижней части окна редактора Панели примечаний.

Чтобы удалить примечание необходимо:

• выбрать примечание, которое требуется удалить;

• вызвать на экран панель инструментов Рецензирование (Вид/Панели инструментов/Рецензирование);

• нажать кнопку Удалить примечание на панели инструментов Рецензирование.

Оставшиеся примечания будут автоматически перенумерованы.

Каждое примечание маркируется инициалами его автора и порядковым номером [И.И.П.1].

Ввод инициалов

Для ввода инициалов следует выбрать из главного меню редактора Сервис, Параметры..., вкладку Пользователь. В появившемся диалоговом окне Параметры (Рисунок 4.1) заполнить поле Инициалы и другие необходимые поля.

Р исунок 4.1 - Вкладка Пользователь диалогового окна Параметры