Создание листа регистрации изменений

Последняя страница документа должна быть листом регистрации изменений. Прежде чем создать лист регистрации изменений необходимо выполнить следующие действия:

• открыть файл с документом содержащим исправления;

• открыть файл с основным документом;

• в тексте документа, содержащего исправления, визуально, ориентируясь на концевые сноски, просмотреть все внесенные изменения;

• если абзац был изменен или удален, перейти в основной документ, найти, выделить и скопировать в буфер обмена Microsoft Windows первоначальный текст этого абзаца;

• создать новый файл и поместить из буфера первоначальный текст абзаца в новый файл;

• присвоить новому файлу имя;

• если абзац был введен вновь, выделить и скопировать в буфер обмена этот абзац полностью, для того, чтобы затем можно было определить границы введенного вновь изменения;

• создать новый файл и поместить из буфера данный абзац в новый файл;

• принять все изменения и присвоить новому файлу имя;

• закрыть файл с основным документом;

• перейти на лист регистрации изменений;

• присвоить дату проведения изменения в первой строке листа регистрации изменений. Для этого выполнить следующие действия:

• установить курсор после текста Изменено, Удалено, Введено вновь;

• из главного меню редактора выбрать Вставка, Дата и время..., в качестве формата даты выбрать первую строку, флажок Вставить как поле должен быть выключен, нажать кнопку ОК;

• связать первую строку листа регистрации изменений с соответствующим файлом, содержащим первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь. Для этого выполнить следующие действия:

• установить курсор после даты проведения изменения, из главного меню редактора выбрать Вставка, Объект..., вкладка Создание, в поле Тип объекта выбрать Документ Microsoft Word;

• переключиться на вкладку Создание из файла;

• нажать кнопку Обзор из появившегося диалогового окна Обзор выбрать имя файла, содержащего первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь;

• включить флажок В виде значка, нажать кнопку ОК. В лист регистрации изменений будет помещен значок со ссылкой на файл, содержащий первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь;

• повторить два предыдущих пункта для каждой строки листа регистрации изменений.

На листе регистрации изменений должны быть расположены строки, имеющие следующую структуру (Таблица 4.1):

Таблица 4.1

Номер концевой сноски

Характер изменения

Дата внесения изменения

Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом введенным вновь

• Номер концевой сноски: порядковый номер сноски в тексте документа;

• Характер изменения: описание изменения (Изменено, Удалено, Введено вновь);

• Дата внесения изменения: дата в формате (21.01.2001);

• Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом введенным вновь: значок документа.

Двойное нажатие левой кнопки мыши на концевой сноске в тексте документа переносит курсор на соответствующую концевую сноску на листе регистрации изменений. Эта возможность позволяет определить характер внесенного изменения и время внесения изменения.