27. Процесс закупочной деятельности: элементы и этапы

Закупочную деятельность можно представить как процесс последовательно реализуемых операционных циклов:

Планирование → заказы поставщикам → доставка → входной контроль → расчеты с поставщиками и т.д.

Более детально этот процесс можно представить следующим образом: получение заявок → получение коммерческих предложений поставщиков и квот → заключение договоров с поставщиками → размещение заказа → получение предметов снабжения → расчеты с поставщиками.

Рассмотрим эти процедуры.

Этап идентификации потребности внутренних клиентов предприятия включает в себя сбор и обработку заявок подразделений на предметы снабжения и услуги, а также планирование и прогнозирование потребности в предметах снабжения. Информация о необходимости закупок может поступать следующих формах:

1.заявки, отправляемые подразделениями компании по результатам контроля запасов;

2.спецификаций, ведомостей МР, выдаваемых производственным и другими подразделениями.

3.других формах в зависимости от системы обмена информации на предприятии.

Получив данную информацию, в отделе закупок определяется закупочная ситуация:

1.ситуация типового заказа (продукт ранее неоднократно закупался общие процедуры по реализации заказа уже разработаны);

2.ситуации, сопровождаемые процедурными трудностями (нетиповые закупки, когда, например, требуется, чтобы сотрудники организации - покупателя как следует использовать закупаемый предмет снабжения);

3.ситуации, вызванные проблемами в использовании продукции (нетиповые закупки, вызванные необходимостью замены прежних);

4.ситуации, требующие межфункциональной координации (нетиповые закупки, осуществление которых вызовет изменение в деятельности многих подразделений компании).

В случае новой закупки выполняются следующие шаги:

1.запрос ценовых котировок или коммерческих предложений возможных поставщиков;

2.получение оферт, которые сравниваются по цене, качеству, условиям поставки, логистическим издержкам и т.п.;

3.проведение переговоров с поставщиками;

4.размещение заказа у выбранного поставщика;

5.получение подтверждения от поставщика о получении заказа, проверка подтверждения на соответствие согласованным условиям;

6.занесение информации в корпоративную систему в случае

соответствия.

Существует несколько типов заказов на закупку:

1.простой заказ – каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм подтверждения и одобрения заказа;

2.долгосрочный контракт – отгрузка осуществляется по запросу покупателя в рамках длительного договора, который не содержит сведений о сроках и объемах поставки.

Долгосрочные контракты делятся:

По объему поставок:

1.контракты с фиксированным объемом поставок в единицу времени

2.нефиксированным объемом поставок.

По периодичности:

1.график поставок – долгосрочный договор поставки, содержащий точные даты и объемы поставок в течение длительного времени.

2.системные контракты – долгосрочный контракт, когда клиент может, например, по телефону заказать поставку по каталогу.

Дальнейшую операционную деятельность по управлению закупками, можно представить следующим образом:

1.Поставщик отправляет в отдел снабжения предприятия – потребителя уведомление, что товар отправлен или готов к отгрузке. Копии уведомления могут быть направлены и в другие заинтересованные подразделения потребителя.

2.При получении предметов снабжения на складе осуществляют входной контроль качества и количества. При соответствии продукции параметрам заказа составляется акт приемки, его копию отправляют в отдел закупок. При несоответствии поставщику может быть выставлена претензия.

3.От поставщика получают инвойс, подлежащий оплате. Сумма и ассортимент сравниваются с заказом и актом приемки, в случае соответствия передается в бухгалтерию для оплаты.