Виды документации и требование к их оформлению

Все операции банка совершаются и отражаются в учете на основании расчётных док-тов оформленных в установленном порядке. Док-ты поступают в банк от клиентов, от других банков или оформляются в самом банке, и содержат информацию необходимую для совершения операции и позволяющую проверить законность этой операции. Все док-ты по характеру отражения операции подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовыми док-тами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Они подразделяются на приходные и расходные док-ты.

Приходные док-ты – объявление в комплекте, приходно-кассовый ордер, приходный ордер, комплект квитанции.

Расходные док-ты – расходно-кассовый ордер, расходный ордер, ден. чек.

Мемориальные док-ты используются для безнал. расчетов и по операциям по внутри банк. счетам. К ним относят: расчетные док-ты, мемориальные ордера, распоряжение на проведение отдельных операции.

Внебалансовыми док-тами оформляются операции влияющие на баланс банка. К ним относятся: приходный и расходный внебалансовые ордера.

При оформлении расчетных док-тов должны соблюдаться следующие требования:

1 использоваться бланки установленной формы; 2 наличие обязательных реквизитов;

3 оформление док-тов на машинных носителях;

4 подписи проставляются чернильной или шариковой ручкой.

5 док-т должен быть оформлен правильно, исправления не допускаются;

6 док-т оформляется в необходимом кол-ве экземпляров.

Правила проверки и подписания документов

Расчетные док-ты должны иметь дату операции, подписи работников банка и дату проверки. Право контрольной подписи имеет руководитель банка, главбух, зам. главбуха и руководители структурных подразделении. По операциям подлежащим доп. контролю право контрольной подписи имеют все отв. исполнители.

Доп. контролю подлежат док-ты по следующим операциям:

а) при выдаче вкладов б) при выдаче чековых книжек в) по лицевым счетам

г) по внутрибанк. Счетам д) при взыскании с клиентов штрафа

е) по другим операциям по решению банка.

Кассовые док-ты связанные с приемом и выдачей наличностей, должны иметь подпись кассира.

Документооборот

Документооборот – это движение док-тов по всем стадиям обработки. Различают док-тооборот: расходно-кассовый и приходный.

Док-тооборот по расходно-кассовым операциям осуществляется по следующим операциям:

1 отв. исполнитель – убеждается в законности операции – проверяет правильность оформления док-тов – сличает подписи и оттиски печати клиента – подписывает док-т – выдает клиенту отрывной талон от ордера или контрольную марку от чека – расходный док-т передаёт контролёру;

2 контролёр – проверяет правильность оформления док-тов – сличает подписи и оттиски печати – проверяет наличие подписи отв. исполнителя – подписывает док-т и регистрирует его в кассовом журнале и передает в кассу;

3 кассир – убеждается, что док-т проверен отв. исполнителем и контролёром – проверяет соответствие подписи и печатей – наличие сведении о предъявлении паспорта – при наличии расписки в получении выдаёт деньги клиенту – подписывает расходный док-т.

В конце раб. дня кассир составляет отчетную справку, в кот. указывает обороты за день и сверяет эти же обороты с записями кассира в журнале. Сверка док-тов оформляется подписями кассира и контролёра по справке кассира.

Док-тооборот по приходным операциям должен быть организован таким образом, чтобы выдача клиентам квитанции и зачислении сумм на счета клиентов производились только после фактического внесения денег в кассу. Приём наличных производиться по объявлению, кот. вноситель передает бухгалтеру-контролёру.

бухгалтер-контролёр – проверяет правильность оформления док-тов – подписывает его – регистрирует в кассовом журнале по приходу – передаёт док-ты в кассу;

кассир – подписывает полученный комплект док-тов – объявление оставляет у себя – квитанцию выдаёт клиенту – ордер отв. исполнителю;

отв. исполнитель – после зачисления сре-в на счет выдает клиенту выписку из лицевого счета вместе ордером.

В конце раб. дня на основании приходных док-тов кассиром составляется отчетная справка. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом журнале и бухгалтером-контролёром на справке кассира.