40.Понятие «документ». Класс-ция и ф-ции документа

Документ-это опред-ным образом составленные,подписан. и заверен. делов. бумаги,кот-ми оформл-ся различные хозяйственно-фин. операции, правовые отношения и действия юр. и физ. лиц.

Клас-ция:1)по наимен-нию:приказы,распоряжения,отчёты,уставы2)по способу фиксации инф-ции:рукописн.,типографн.,машинописн.,напечатан. на ПК,письмен., графич., фото-фоно-кино-документы3)по степени сложности:-простые(рассм-ся 1 вопрос),-сложн.4)по степени гласности:-открытые,-документы с ограничен. Доступом(разных уровней секрентности)5)по юр. Силе:-подлинные,-подложн.6)по срокам исп-ния:-срочн.,-несрочн.7)по срокам хранения:-док-ты временного хран.(до 10 лет и свыше),-постоянного срока хран.8)по происхождению:служебн. и личые

41. Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

* Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

* Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

* Трудовые книжки;

* Личные карточки формы Т-2;

* Личные дела;

* Лицевые счета по заработной плате;

* Пенсионные;

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

42. Процесс "Организационно-распорядительные документы" состоит из следующих этапов:

-Формирование проекта документа

-Согласование документа

-Подписание документа утверждающим лицом

-Регистрация организационно-распорядительных документов

-Формирование резолюций

-Контроль исполнения поручений по документу

-Архивное хранение документа

Карточки организационно-распорядительных документов создаются в системе документооборота сотрудниками в подразделениях. При необходимости проводится электронное согласование документа.

Регистрацию организационно-распорядительного документа в системе документооборота осуществляет Регистратор. О поступлении документа на регистрацию система уведомляет Регистратора с помощью уведомления. В системе документооборота ведётся журнал регистрации организационно-распорядительных документов. Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

Для исключения повторного использования регистрационного номера при регистрации выполняется проверка на наличие ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутам.

Система документооборота содержит журналы организационно-распорядительных документов и возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек документов.

Поддерживается возможность штрих-кодирования организационно-распорядительных документов и учёт мест хранения оригинала документа.

Система документооборота позволяет сформировать бланк документа по шаблону. При формировании бланка система подставляет в выбранный шаблон значения из карточки документа. Бланк организационно-распорядительного документа можно распечатать или экспортировать в файл нужного формата.

Система документооборота автоматически управляет статусами организационно-распорядительных документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с документом.