40.Создание и использование вычисляемых полей и параметрического запроса

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими.

Создать запрос, в результате выполнения которого будет выводиться Фамилия, Имя, Отчество и Идентификационный код определенного сотрудника.

При выбранной вкладке Запрос выполнить щелчок по кнопке cоздать

Открывается окно Новый запрос, в котором выбрать режим создания запроса Конструктор, затем -ок;

Открывается окно Запрос2: запрос на выборку, а затем активизируется окно Добавление таблицы, в котором выбрать из списка таблиц таблицу Сотрудник щелчком мыши по имени таблицы, а затем выполнить щелчок по кнопке добавить, после чего закрыть окно Добавление таблицы; При помощи мыши переместить нужные поля из выбранной таблицы. В столбце Фамилия в строке Условие отбора ввести в квадратных скобках [Введите фамилию] (сообщение, которое будет выводиться на экран при выполнении запроса). Выбрать из меню Запрос подпункт Параметры. В появившемся окне Параметры запроса в столбце Параметр ввести то же сообщение без квадратныхскобок. В столбце Тип данных выбрать тип Текстовый, выполнить щелчок по кнопке ок. Закрыть запрос, на вопрос о сохранении ответить положительно, сохранить запрос с именем Идент код. Выполнить запрос, выполнив щелчок по кнопке открыть. В появившемся на экране окне Введите значение параметра ввести фамилию сотрудника, информацию о котором необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ок.

Что такое вычисляемые поля

Данные, хранимые в таблицах базы данных, обычно бывают представлены не в таком виде, который необходим для ваших приложений. Вместо того чтобы извлекать эти данные, а затем изменять их форму при помощи клиентского приложения или отчета, лучше извлекать уже преобразованные, подсчитанные или отформатированные данные прямо из базы данных. Именно здесь помогут вычисляемые поля. В отличие от всех выбранных нами ранее столбцов, вычисляемых полей на самом деле в таблице базы данных нет. Они создаются "на лету" SQL-оператором SELECT.

41.Создание итоговых запросов, групповые операции в запросе

Итоговые запросы позволяют вычислить итоговые значения. Итоговые запросы отличаются от обычных. В них можно использовать 2 типа полей: поля, по которым осуществляется группировка данных и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно еще можно включить поля для определения условий запроса.Для составления итогового запроса, в режиме конструктора, надо выбрать пиктограмму ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ или воспользоваться командой ВИД\ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ . В результате в бланке запроса появится строка "Групповые операции ". Затем для соответствующего поля из списка выбрать функцию " Группировка" или "Sum ". После включения в запрос требуемых полей, для поля, по которому будет вычисляться итоговое значение, выберите функцию "Группировка ". В частности таким полем может быть и вычисляемое поле. В случае необходимости для остальных полей также задайте соответствующую функцию, например "Sum". С помощью запросов можно обрабатывать информацию из связанных таблиц. Если связующие поля имеют одинаковые тип и имя, то ACCESS автоматически связывает поля из объединенных таблиц. Связь обозначается линией. В начале необходимо определить параметры связи. Укажите на соединительную линию и выберите команду ВИД\ПАРАМЕТРЫ ОБЪЕДИНЕНИЯ . В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются 3 опции для определения параметров связи. Выберите одну из опций и нажмите ОК. Отбуксируйте соответствующие поля обеих таблиц в бланк запроса QBE. Для просмотра результата выполните запрос. Возможно создание итоговых запросов для связанных таблиц. Для этого используются команды ВИД\ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ и ВИД\ИМЕНА ТАБЛИЦ , и для каждого поля выбрать соответствующую функцию. Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций.

В Access предусматривается девять статистических функций:

• sum — сумма значений некоторого поля для группы;

• Avg — среднее от всех значений поля в группе;

• мах, Min — максимальное, минимальное значение поля в группе;

• count — число значений поля в группе без учета пустых значений;

• StDev — среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе;

• var — дисперсия значений поля в группе;

• First и Last — значение поля из первой или последней записи в группе.

Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы.