57 Структура отчета. Х-ка его разделов.

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице.

Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.

58 Этапы создания простого отчета при помощи мастера

Мастер создания автоотчетов — это самый быстрый способ создать отчет, поскольку мастер строит отчет, не запрашивая информацию. Отчет представляет собой столбец, в котором отображаются все поля исходной таблицы или запроса. Мастер автоотчетов не может создавать окончательные, готовые к печати варианты отчетов, но он полезен тем, что позволяет взглянуть на исходные данные, а также создать отчет, который можно будет исправить в режиме конструктора. Чтобы создать отчет с помощью мастера отчетов, выполните следующие действия:

1. В окне базы данных выберите Таблицы или Запросы.

2. Выберите таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет.

3. Щелкните список Создать объект на панели инструментов.

4. Выберите Автоотчет. ИЛИ -

1. В окне базы данных выберите Отчеты.

2. На панели инструментов в окне базы данных выберите Создать.

3. В диалоговом окне Создание отчета выберите один из следующих вариантов: Автоотчет: в столбец.  Каждое поле располагается на отдельной строке. Надпись находится слева от поля. Автоотчет: ленточный.  Поля каждой записи находятся на отдельной строке. Надписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы. Выберите таблицу или запрос для отчета. Нажмите кнопку ОК. Access применяет автоформатирование (Автоформат. Набор форматов, определяющих вид элементов управления и разделов форм и отчетов.), которое использовалось для форматирования отчета в прошлый раз. Если раньше отчеты в мастере не создавались или не использовалась команда Автоформат в меню Формат, Access использует стандартное автоформатирование. Чтобы создать отчет в другом мастере отчетов, выполните следующие действия:

1. В окне базы данных выберите Отчеты.

2. В окне базы данных выберите Создать.

3. Откроется диалоговое окно Создание отчета.

4. Выберите один из вариантов из списка.

5. Выберите таблицу или запрос для отчета и нажмите кнопку ОК.

6. Следуйте указаниям мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.