3 Разработка рекомендаций, направленных на повышение эффективности материально-технического обеспечения оао «чтпз»

В ходе прохождения преддипломной практики, были выявлены следующие недостатки в работе отдела снабжения челябинского трубопрокатного завода являются:

1. Дублирование товарных позиций в номенклатурном справочнике;

2. Недостаточно точно точное описание номенклатурных позиций;

3. Отсутствие системы стандартизации номенклатурных наименований;

4. Непрозрачные и непонятные для инициирующих подразделений, сроки поставки требуемых материалов на производство;

5. Отсутствие отработанной системы обратной связи инициирующих подразделений и отдела закупа;

6. Недостаточно отлаженная система бронирование товарных запасов на будущий период.

3.1 Рекомендации, касающиеся порядка работы отдела снабжения и взаимодействия с другими подразделениями предприятия

В случае, если в номенклатурном справочнике нет необходимых позиций, сотрудники инициирующего подразделения (цех, склад) направляют в отдел снабжения запрос на внесение новой номенклатуры в справочник. Вследствие чего, сотрудникам отдела снабжения приходится отвлекаться от своих прямых обязанностей и выполнять работу, не требующую каких-либо знаний. Так же много времени уходит на проверку наличия в номенклатурном справочнике данной позиции. Поскольку в силу халатности или невнимательности инициирующих подразделении, которые недостаточно тщательно ищут в справочнике интересующую их номенклатуру, происходит дублирование позиций. Что приводит к бессмысленному разрастанию номенклатурного справочника, путанице в позициях, и выводу необъективной статистической информации, и информации об остатках на складе.

Что бы устранить данные недостатки, необходимо ввести в отдел должность секретаря, обязанностью которого было бы введение в номенклатурный справочник новых позиций (с одновременной проверкой на наличие равнозначных, уже существующих), а так же, в первое время, проверка всего номенклатурного справочника на предмет дублирующих друг друга позиций и удаление дубликатов.

Поскольку просто так дублирующие записи удалить невозможно (в силу того, что на них числятся товарные остатки), необходимо выделить приоритетную номенклатурную позицию, на которую будут составляться заявку, проводиться закуп и зачислять товарные запасы на складе и дублирующую. Дублирующая запись будет числиться в номенклатурном справочнике до тех пор, пока все товарные запасы на складе, зачисленные на нее, не иссякнут, после чего она подлежит удалению.

Таким образом, это позволит снизить нагрузку на рядовых сотрудников отдела снабжения, уменьшить время от поступления заявки на закуп материалов до поставки их на склад, полностью исключить существование дублирующих позиций в номенклатурном справочнике. К тому же данные меры позволят более объективно отображать информацию об остатках на складе, а так же повысят достоверность статистической информации о количестве закупаемых материалов и товаров, и частоте их закупа.

Одной из причин внесения в номенклатурный справочник дублирующих позиций является отсутствие стандартов, регламентирующих наименования позиций. То есть, на данный момент позиция может быть названа как угодно, (обычными, прописными буквами, кириллицей, латиницей). Каждый сотрудник отдела закупа использует свои правила именования новых номенклатурных позиций при внесении их в справочник. Это усложняет их поиск в номенклатурном справочнике, и приводит к внесению дублирующих позиций.

Что бы решить эту проблему необходимо составить стандарт, согласно которому, будет даваться названия новым позициям в номенклатурном справочнике. Необходимо, что бы наименование позиции было максимально информативным, точным и при этом, достаточно лаконичным. В качестве примера можно взять общероссийский классификатор продукции, а точнее его пятиступенчатую иерархическую систему классификации. При такой системе, на каждой ступени классификации деление осуществлено по наиболее значимым экономическим и техническим классификационным признакам. То есть на первой ступени классификации располагаются классы продукции (ХХ 0000), на второй – подклассы (ХХ Х000), на третьей – группы (ХХ ХХ00), на четвёртой – подгруппы (ХХ ХХХ0) и на пятой – виды продукции (ХХ ХХХХ). Поскольку перед нами стоят более скромные задачи, чем перед общероссийским классификатором продукции, нам необходимо адаптировать его систему под наши потребности. То есть использовать пятиступенчатую блочную систему, для именования товаров, при внесении их в номенклатурный справочник. Например:

1. вид изделия (пила);

2. подвид изделия (ленточная);

3. документ, регламентирующий производство данного товара (стандарт, технический регламент и т.д.);

4. специфические характеристики (ширина, высота, длина, марка металла или сплава);

5. дополнительный блок, для пометок, комментариев и уточнений.

Главное что бы все блоки в наименовании номенклатурной позиции были четко выделены (допустим запятыми или какими-либо другими знаками), и легко можно было понять, к какой части наименования относится то или иное слово или характеристика.

Таким образом, система, регламентирующая именование позиций в номенклатурном справочнике предприятия позволит решить проблему недостатка информации, предоставляемых сотрудникам отдела снабжения от инициирующих подразделений, а так же сделает более эффективным поиск позиций в номенклатурном справочнике, что опять-таки, предотвратит внесение дублирующих записей.

Так же огромным недостатком существующей системы снабжения ОАО Челябинский трубопрокатный завод является то, что нет налаженной системы обратной связи инициирующих подразделений (тех, кто непосредственно использует закупаемые материалы и товары) и отдела закупа. Внедрение такой системы позволило бы отделу снабжения получать информацию о закупаемых товарах и материалах (качество, надежность и т.д.) непосредственно от тех, кто их использует. Важность данной информации сложно переоценить, поскольку она может повлиять на выбор поставщиков, а так же на качество закупаемых материально-технических ресурсов. Сложность состоит в том, что прежде, чем попасть на производство товары сначала попадают на склад, где возможно смешение с идентичными товарами других производителей. Исключение составляют только единичные закупки дорогих или редких ресурсов, таких как запасные части к станкам или новое оборудование. Товары же закупаемые регулярно, обычно не успевают израсходоваться до конца, что и приводит к смешению на складе товаров от разных поставщиков. Специализированная система складирования, разделяющая товары от разных поставщиков и не допускающая их смешивания, могла бы решить данную проблему. Но такая система потребовала бы дополнительных финансовых затрат, увеличения складской площади и дополнительных людских ресурсов. Все эти издержки были бы не оправданными в отношении дешевых и малозначимых для производства материально-технических ресурсов. Из этого напрашивается вывод, что наиболее эффективным было бы смешения уже существующей системы складирования и новой, дифференциальной, которая применялась бы только для регулярно закупаемых и важных для производства материалов и товаров.

Еще одной проблемой материально-технического снабжения Челябинского трубопрокатного завода является непрозрачные и непонятные для производственных подразделений сроки закупа, вследствие чего, требуемых для производства материалы и продукция поступает с опозданием порой на два-три месяца. Начальники цехов и ответственные лица не до конца понимают всю сложность процесса закупа, вследствие чего неверно сообщают требуемые сроки поставки, выставляют заявки на слишком большое количество материалов и товаров, порой не требующихся в ближайшее время, и которым предприятие не может их обеспечить из-за строгого плана закупа. К тому же не указываются приоритетные материалы, необходимые в ближайшее время, и те, которые потребуются в будущем. Все это приводит к тому, что цеха не обеспечиваются в полной мере всеми необходимыми им ресурсами, а так же к возникновению «аварийных» заявок на закуп, которые затрудняют работу отдела снабжения. К тому же, «аварийные» закупки, в силу своей срочности, порой закупаются по завышенной цене. Что бы решить эту проблему, необходимо довести до всех начальников цехов, и других ответственных лиц, общую систему, по которой работает отдел снабжения, а так же то, из чего складываются сроки поставки материалов на производство. Это позволит добиться более слаженной работы отдела снабжения и производственных подразделения, потребляющих закупаемые материалы, уменьшит нагрузку на сотрудников отдела закупа, а так позволит снизить вероятность простоя производства из-за несвоевременно обеспечения требуемыми ресурсами.