3.9. Исследование форм представление планов

Форма представления плана влияет на его восприятие, а, следовательно, и на эффективность его реализации и контроля исполнения. Для повышения практического эффекта плана форма его представления должна учитывать/4/:

1) масштаб планируемого процесса (число необходимыхэлементов плана);

2) предметную область планирования;

3. характер элементов плана (детерминированные, случайные, неопределенные);

4. особенности воображения и психологии восприятия информации конкретной группой потенциальных исполнителей плана, руководителей и контролирующих работу;

5)наглядность и удобство контроля и корректировки хода исполнения плана для менеджера.

Поэтому важно исследовать форму представления планов в системе управления организацией.

На практике наибольшее распространение получили следующие формы представления планов: ординарное (простое), бюджетное представление планов, графики Ганта (циклограммы), план-графики, сетевые графики/1,4,6/. Бюджетная балансовая форма представления плана рассмотрена в п. 5.1,5.2.

В отечественной практике при ординарном представлении плана его пункты формулируют предметно и записывают либо по порядку их исполнения, либо группируют в разделы в соответствии с областью деятельности (производственная, научная и т.п.), функциональным назначением (безопасность, развитие, маркетинг и т.п.), исполнителем (начальник производства, отдел снабжения и т. д.).

Такой план может содержать пять столбцов. В первом столбце проставляют номера пунктов плана. Во втором столбце формулируют содержание конкретного пункта плана. В третьем, четвертом, пятом записывают, соответственно, срок исполнения, фамилию или должность ответственного исполнителя, фамилию или должность контролирующего лица (менеджера). Титульный лист или заглавная часть такого плана содержит: место для утверждения плана вышестоящей организацией или менеджером, наименование плана и другие необходимые для принятия и исполнения плана атрибуты и сведения. Такое представление плана не дает наглядного представления о соответствии времен выполнения и логической взаимосвязи работ. Поэтому ординарное представление планов характерно для простых процессов или агрегировано и упрощено представляемых процессов высокого уровня иерархии.

План-графики по форме представления близки к ординарным планам, но в перечень работ включают решения по результатам выполнения одной или нескольких работ плана и вспомогательные работы (передача информации, контроль результатов и т. п.), которые позволяют судить о взаимной обусловленности работ, входящих в план.

При представлении плана в виде графиков Ганта (циклограмм) в крайнем левом столбце таблицы записывают номера пунктов /2/. В следующем за ним столбце формулируют содержание пунктов плана, наименование работ, используемое оборудование. Затем идут столбцы, соответствующие календарному времени выполнения плана, например, недели, месяцы, годы. В этих столбцах отмечается время начала работы по пункту плана, при этом продолжительность работы соответствует длине горизонтального отрезка, изображенного на плане.

В исследовании учетно-плановый график Ганта считается инструментом оперативного планирования и управления производством. Его можно использовать на всех этапах оперативного исследования управления производством: при планировании, диспетчеризации, выдаче нарядов на работу, контроле сроков выполнения работ/2,4/.

Такое представление плана позволяет наглядно представить соотношения времен выполнения отдельных работ в системе управления в планируемом периоде, загрузку конкретного элемента системы управления, образца технологического оборудования. Однако оно не позволяет установить логические взаимосвязи и взаимообусловленность выполнения работ.

Поэтому рассматриваемое представление плана может быть наиболее полезно при качественном анализе равномерности загрузки производственных мощностей и т.п.

Исследование сетевого планирования /1,4,12,13/ позволяет оценить, правильно ли установлены логические взаимосвязи и взаимообусловленность выполнения работ, а также оценить реальность времени выполнения соответствующих работ и плана в целом. Поэтому система сетевого планирования нашла широкое применение на промышленных предприятиях, в строительстве, научно-исследовательских, проектных институтах.

План в этом случае изображается в виде сетевого графика, т. е. сетевой модели или сети.

Основными элементами сетевой модели являются: работа, событие, продолжительность работы, различные виды путей. Работа в сетевом графике изображается стрелкой. Различают несколько видов этого понятия: действительная работа, ожидание, зависимость, «фиктивная работа».

Действительной работой называют процесс, требующий затрат времени и ресурсов.

Ожидание - процесс, который требует только затрат времени и не нуждается в использовании ресурсов (застывание бетона, остывание детали и т. п.).

Фиктивная работа (зависимость) - логическая связь между двумя или несколькими событиями. Фиктивная работа не требует для своего осуществления ни затрат времени, ни ресурсов. Этот вид работы указывает только на то, что определенное событие (работа) не может начаться без осуществления другого события (работы).

Действительная работа и ожидание отображаются в сетевом графике сплошной стрелкой, а «фиктивная работа» - пунктирной.

Событие - это момент времени, определяющий возможность осуществления начала или окончания данной работы или нескольких работ. Продолжительность события во времени равна нулю. Событие обозначается кружком. Номер события проставляют внутри кружка. Использование понятия «событие» в качестве важнейшего элемента плана существенно отличает сетевой график от других методов планирования. Событие разграничивает работы плана. Оно является результатом выполнения предшествующей работы плана, а также необходимым условием начала последующей работы.

Событие, с которого начинается данная работа, называется «начальным», а то, которое завершает данную работу, называется «конечным».

В любом сетевом графике есть два особых события: исходное и завершающее. Исходное событие не имеет входящих в него работ и обозначается как нулевое. Это отправной момент начала работ по данному сетевому графику. В завершающем событии только сходятся работы, и ни одна из него не выходит.

Номер работы может состоять из двух цифр. Первая цифра соответствует номеру начального события, вторая -номеру конечного события.

Важнейшим элементом сетевого графика является путь - непрерывная последовательность работ от начального события к конечному. Путь определяется по направлению стрелок. При этом ни один путь не должен дважды проходить через одно и то же событие.

Длину пути рассчитывают как сумму продолжительности составляющих его работ. Продолжительность выполнения отдельных работ определяется различными методами: нормативным, экспертных оценок и др.

Трудоемкость выполнения работ проставляют над линией-стрелкой, которая обозначает данную работу.

Различают несколько видов путей: предшествующий событию, полный, критический.

Предшествующий событию путь - последовательность работ от исходного события до данного события.

Любой путь от исходного до завершающего события на сетевом графике называется полным.

Критическим называется путь наибольшей длины между исходным и завершающими событиями.

Критический путь определяет возможность выполнения работы в желаемые сроки. Задержка в реализации любой из работ, лежащих на критическом пути, ведет к нарушению сроков выполнения всего данного плана. Пути обозначаются обычно L_n, где п - номера событий, через которые проходит данная последовательность работ. Допускается упрощенное обозначение пути перечислением через тире номеров событий на данном пути.

При построении сетевого графика должен соблюдаться ряд правил:

1. Общее направление стрелок, отражающих работы (операции), должно быть слева направо, снизу вверх, сверху вниз.

2. Сетевой график не должен иметь лишних пересечений стрелок.

3. Все события, кроме завершающего, должны иметь последующую работу.

4. В сетевом графике не должно быть событий, кроме исходного, в которые не входит ни одна работа (то есть хвостовых событий).

5. Все события должны иметь различные номера.

6. В сетевом графике не должно быть замкнутых циклов, т. е. цепочек работ, которые возвращались бы к тому событию, из которого они вышли. Наличие таких циклов свидетельствует об ошибке в исходных данных или неправильном структурировании множества работ.

7. Если в сетевом графике одно событие служит началом нескольких работ, заканчивающихся другим событием (т.е. при

необходимости отобразить параллельные работы), то в этом случае вводится дополнительное событие и «фиктивная работа».

Первичные сети являются наиболее детализированными. Они строятся на уровне конкретных исполнителей с отражением всех работ и их взаимосвязей.

Частные сети более укрупнены: в них объединяют первичные сети данного объекта.

Сводная сеть объединяет полный комплекс работ ряда объектов. Сводная сеть - наиболее укрупненный вид сети. Ее разрабатывают на основе интеграции (сшивания) первичных и частных сетей. При исследовании нужно учитывать, что сводную сеть строят в три этапа /13/.

На первом этапе проверяют правильность составления первичных графиков. При этом анализируют выполнение комплекса правил построения сетей: порядковые номера событий; наличие событий, в которые не входит ни одна работа (кроме исходной); события (кроме завершающего), из которых не выходит ни одной работы; правильность отображения параллельно выполняемых работ; наличие замкнутых контуров и др. Обнаруженные неточности устраняют.

На втором этапе осуществляют интеграцию первичных сетей в сводную сеть, конечное событие которой соответствует заданной цели. На этом этапе определяется и проверяется полное совпадение граничных событий и работ.

Граничной работой называют работу, у которой непосредственно предшествующие или последующие события являются граничными.

Граничным событием называют событие, принадлежащее двум или нескольким первичным сетям. От первичной сети в сводном сетевом графике граничные события и работы должны сохраняться. Поэтому проверяют формулировку этих событий и работ в первичных сетях.

На третьем этапе производится укрупнение сетей. Необходимость в укрупнении возникает в тех случаях, когда /13/:

1) сетевой график становится мало обозримым из-забольшого числа входящих в него работ и событий;

2) планируют на различных уровнях иерархии.Решая эту задачу, необходимо соблюдать ряд правил.Правило первое: группа взаимосвязанных работ может

быть заменена одной работой, если эта группа имеет фиксированное входное и выходное событие, которые на укрупненном сетевом графике могут быть представлены как начальное и конечное события данной новой работы.

Второе правило - входные и выходные события для сетей различных уровней должны быть одинаковы.

Третье правило - нельзя вводить в укрупненную сеть какие-либо события, которых нет на первоначальной сети.