Разработка и принятие плана проекта.

Входом в планирование является зафиксированная цель проекта, способ ее достижения, определение итогового результат/продукта. Основной набор шагов планирования следующий.

1. На основании данных о цели, основной стратегии, укрупненных элементах жизненного цикла, спецификаций результата/продукта провести декомпозицию проекта на отдельные управляемые элементы — фазы, стадии, пакеты работ и отдельные работы, т. е. построить иерархическую структуру работ.

2. Определить стандарты деятельности, спецификации для каждого элемента нижнего уровня (предметные показатели, показатели качества, необходимые ресурсы) и составить их подробное описание.

3. Определить ответственность и иное прикрепление предполагаемых членов команды и иных участников.

4. Определить вехи, заданные внешними ограничениями или условиями, а также необходимостью представления промежуточных продуктов или результатов.

5. Оценить время, требуемое для выполнения каждого элемента нижнего уровня (при условии неограниченной доступности ресурсов).

6. Определить последовательность выполнения элементов нижнего уровня, включая вехи, и подготовить идеальное расписание проекта (не учитывающее ограничения ресурсов).

7. Определить последовательности элементов нижнего уровня с максимальной длительностью (критический путь). Провести необходимую оптимизацию, если плановый срок проекта не удовлетворяет заданным ограничениям.

8. Определить перечень необходимых ресурсов и затрат, провести их назначение на элементы иерархической структуры работ, оптимизировать расписание с учетом возможных появившихся конфликтов, т. е. подготовить реальное расписание.

9. Определить затраты по каждому элементу (единицы измерения ресурсов, стоимость ресурсов) и соединить затраты в смете затрат по работам проекта, суммировать это с общими накладными проекта, резервами на управление рисками и мотивацию.

10. Разработать планы управления коммуникациями, качеством и поставками, если они содержат данные, не отраженные в расписании и смете.

11. Оценить риски проекта и подготовить план работы с ними. При необходимости создания временных и финансовых резервов, а также конкретных мероприятий по управлению сделать данные изменения в реальном расписании и смете проекта. Учесть возможные новые конфликты.

12. Свести все подготовленные материалы в единый план управления проектом и утвердить у заказчика.

Необходимо отметить, что приведенная последовательность не является жесткой и может варьировать. Это является прерогативой руководителя проекта.

Результаты планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.

Разработка, документирование и согласование плана проекта направлены на достижение следующих основных целей:

• обеспечение понимания и одобрения целей проекта и средств их достижения;

• обеспечение назначения требуемых ресурсов (времени, денег, штата) на проект;

• обеспечение основания для оценки и отображения прогресса достижения целей и результатов проекта;

• обеспечение основания для контроля внедрения изменений.

Задокументированные результаты реализации предыдущих шагов планирования ложатся в основу итогового плана.

В общем случае в итоговый план включаются дополнительные разделы:

• предистория инициации проекта;

• ссылки на внешние документы;

• документы, регламентирующие порядок взаимодействия участников проекта, подготовку и анализ

проектной отчетности и пр.;

• ограничения, риски и неопределенности проекта;

• процесс решения проблем.

Информация, содержащаяся в итоговом плане, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организации и участниками проекта. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, по возможности должны быть решены до утверждения плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, вехам и ключевым рискам проекта, а также процедурам управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.