Просмотр отчетов

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Отчеты создаются на базе таблиц, либо запроса. Отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.

Задание 5

Активизируйте ярлык Отчеты. Откройте объект Каталог в режиме просмотра. С помощью кнопок перехода по записям просмотрите отчет компании Борей.

Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. Познакомьтесь с примером такого отчета.

Задание 6

Откройте отчет Суммы продаж по годам. Обратите внимание – здесь выведены суммы отдельно по кварталам и затем общая сумма за год. Закройте отчет.

Лабораторная работа № 2. Редактирование таблиц

В этой лабораторной работе мы рассмотрим основные приемы редактирования таблиц в режиме просмотра.

При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений. Содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой, или наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск. Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.

В режиме таблицы на экран выводятся все ее поля и записи. При большом числе полей в окне видна только их часть, что затрудняет просмотр и корректировку данных. Такие приемы, как возможность убрать или зафиксировать столбцы при отображении таблицы на экране, упрощают работу с данными.

Фиксирование столбца

Щелкните на кнопке Вид и выберите режим таблицы и разверните окно формы во весь экран.

1. Щелкните на любой записи в подходящем столбце.

2. Формат Закрепить столбец.

Правая граница столбца примет вид жирной линии. Столбец зафиксирован и будет все время на экране.

Освобождение закрепленных столбцов

Выберите Формат  Освободить все столбцы.

Скройте столбец

Щелкните в подходящем столбце  Формат  Скрыть столбцы.

Восстановите скрытый столбец

Формат  Отобразить столбцы и отметить флажками соответствующие имена полей в появившемся окне диалога Отображение столбцов.

Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью. Контекстное меню записи позволяет удалять, копировать и перемещать записи и управлять высотой строки.

Порядок выполнения копирования/перемещения данных из одного поля в режиме таблицы:

1. откройте таблицу в режиме просмотра;

2. выделите данные для копирования или вырезания;

3. для копирования данных нажмите на панели инструментов кнопку Копировать или в меню Правка выберите режим Копировать;

4. для перемещения данных нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать или в меню Правка выберите режим Вырезать;

5. для того чтобы заменить текущее значение поля получателя, выделите все поле. Для вставки данных в уже существующие данные установите курсор в подходящее место;

6. нажмите кнопку Вставить на панели инструментов или в меню Правка выберите режим Вставить.