3.2 Издержки при проведении инвентаризации и пути их минимизации

Основной проблемой при проведении инвентаризации является её трудоёмкость: необходимо обработать большой объем учётной информации в натуральном и документальном выражении, сравнить, проанализировать расхождения, учесть всевозможные нюансы. Законодательство требует именно скрупулезной проверки наличия инвентаризируемых объектов, а значит, при классическом подходе к организации процедуры инвентаризации возникают следующие издержки:

• Временные (большое количество времени затрачивается на проверку фактического наличия имущества, затем на сверку данных с данными бухгалтерского учета);

• Финансовые (остановка деятельности организации при проведении инвентаризационных мероприятий, увеличение нагрузки на бухгалтерию).

• Трудовые (отвлечение части персонала от основной деятельности для проведения инвентаризационных мероприятий);

Решение этих проблем видится следующими способами: аутсорсинг и автоматизация инвентаризации.

В последнее время привлечение подрядчиков для проведения инвентаризаций становится все более и более актуально. Это связано с пониманием важности получения точных результатов инвентаризаций и необходимостью минимизаций издержек данного процесса.

Причины привлечения независимой инвентаризации могут быть разными:

• плановая проверка;

• внеплановая ревизия;

• выборочная инвентаризация;

• выявление хищения товара на объекте штатными сотрудниками, третьими лицами;

• закрытие/ реконструкция объекта/ переезд;

• смена материально-ответственных лиц;

• другие причины.

Аутсорсинг позволяет сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

Выгоды:

• снижение стоимости реализации процесса, а именно:

• сокращение и контроль издержек (как правило, дешевле, чем зарплата штатной единице);

• освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;

• экономия на налогах на зарплату штатной единице;

• увеличение качества:

• фокусирование на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя — здесь также возможен синергетический эффект);

• отсутствие заинтересованности в искажении результатов инвентаризации;

• использование специализированного оборудования, знаний, технологий;

• снижение рисков, связанных с реализацией процесса:

• использование конкуренции на рынке исполнителя;

• сокращение влияния неуправляемых факторов;

• разделение и частичная передача другой компании рисков.

Таким образом, сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых, на порядок ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации. Однако необходимо учитывать особенности рассматриваемой организации и особенности её финансирования. Отсутствие опыта передачи проведения инвентаризации в бюджетных организациях на аутсорсинг, лимитирование расходов, необходимость организации тендера делает этот вариант оптимизации процедуры инвентаризации не таким перспективным для бюджетных организаций.

Еще один вариант сокращения издержек при проведении инвентаризации направлен на внедрение автоматизированной системы учета и инвентаризации имущества. В настоящий момент на рынке существует несколько вариантов таких систем. Все они применяют штриховое кодирование.

Широкое использование штриховых кодов было обусловлено необходимостью обеспечить автоматизированный ввод информации в компьютерные системы управления, который отличался бы высокой надежностью, простотой и экономичностью. Штриховой код - это элемент системы управления. В отрыве от компьютерной системы управления, вне связи с ее информационной базой он не имеет никакого смысла. Технология штрихового кодирования применяется во многих сферах деятельности, но наиболее широко и эффективно она используется в торговле, учете материальных запасов, перевозок.

Штриховые коды вышли на первое место среди множества известных способов идентификации и получили преимущество в большинстве практических приложений перед другими оптическими методами. Достоинства технологии штрихового кодирования можно оценить с точки зрения надежности, простоты применения и экономичности.

Штриховые коды характеризуются высокой надежностью. К ним применимы те методы защиты от ошибок, которые широко используются в связи и компьютерном деле.

Простота применения штрихового кода определяется его природой: его наличие или отсутствие сразу видно (в отличие от магнитных или радиочастотных методов, которые применяются, прежде всего, там, где содержание и даже присутствие кода желательно скрыть), он легко наносится на упаковку или на бумажный ярлык, хорошо считывается устройствами, соединенными с компьютером. При этом такие устройства не являются чем-то сверхъестественным в проектировании и производстве, будучи разновидностью обычных сканеров.

По экономичности технология штрихового кодирования не имеет себе равных, даже в производстве дешевых товаров массового спроса изготовление штриховых кодов не оказывает заметного влияния на себестоимость товара для производителя, а благодаря совершенствованию процессов хранения, транспортировки и продажи товаров достигается значительный экономический эффект на всех этапах продвижения товара к потребителю.

Наличие штриховых кодов на товарах позволяет реализовать технологию управления товарными потоками, дающую возможность в любой момент времени знать, какой товар имеется в наличии и где он находится. Достигается это благодаря идентификации товаров, мест хранения, групповой тары, рабочих мест операторов. Любое перемещение предметов на складе сопровождается считыванием штриховых кодов и регистрацией происходящих изменений. Это позволяет автоматизировать различные функции управления и обеспечивать управление в реальном масштабе времени. Повышается эффективность всех операций, связанных с приемом, размещением, отбором и отгрузкой готовой продукции. Экономический эффект от внедрения технологий штрихового кодирования достигается благодаря ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению оперативного управления производственными запасами, снижению внутри складских издержек, уменьшению потерь товаров и т.д.

Технология штрихового кодирования обеспечивает 100% идентификацию объектов учета, служит развитию предприятия и позволяет достичь следующих целей:

• сокращение временных издержек на проведение инвентаризации;

• уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения имущества;

• своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества;

• выявление естественных потерь;

• повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств;

• избавление от неточностей при приёме, выбытии и учете основных средств;

• выявление неправильного отражения документальных данных;

• выявление прямых злоупотреблений материально ответственными лицами;

• предотвращение несанкционированной подмены инвентарных единиц.

Одна из разработок аппаратно-программный комплекс автоматизации процесса инвентаризации с использованием механизма штрихового кодирования «Scan-Parus» интегрируется с программным продуктом «Парус» (рис. 5).

Рисунок 5. Общая схема проведения инвентаризации с использованием комплекса «Scan-Parus»

С его помощью можно промаркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками со штрих-кодами содержащими информацию об объекте и его местонахождении.

В дальнейшем, пройдя по помещениям сканируя информацию из этикеток, можно получить фактические данные о наличии и расположении инвентарных объектов. С помощью специальной программы, данные раздела учета основных средств из программы «ПАРУС-Бухгалтерия» выгружаются в терминал. Далее инвентаризация осуществляется путем сканирования этикеток на дверях помещений и на инвентарных объектах. При этом в терминале накапливается информация о том, какие объекты, в каких помещениях обнаружены. Затем, накопленные таким образом данные вновь загружаются в программу «ПАРУС-Бухгалтерия». По результатам инвентаризации можно сформировать инвентаризационную опись с реальными данными о фактическом наличии и местонахождении объектов и другие документы. При необходимости, можно автоматически внести изменения в инвентарные карточки о фактическом местоположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации – «Scan-Parus» состоит из:

• Аппаратная часть: принтер штрих кодов и терминал сбора данных;

• Программная часть: терминальная часть и серверная часть.

Используя комплекс автоматизации проведения инвентаризации – «Scan-Parus», можно:

• распечатывать для инвентарных объектов самоклеящиеся этикетки (содержащие штрих код, наименование, инвентарный номер);

• оперативно проводить инвентаризацию имущества;

• маркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками, содержащими штрих код;

• получать достоверную информацию о фактическом наличии и расположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации – «Scan-Parus» позволит:

1. существенно сократить время на проведение инвентаризации имущества;

2. значительно снизить трудоемкость процесса инвентаризации;

3. существенно уменьшить вероятность фальсификации данных о результатах инвентаризации и других злоупотреблений материально ответственных лиц;

4. снизить вероятность несанкционированного исчезновения имущества;

5. свести к минимуму пересортицу;

6. повысить оперативность и качество учета в целом.

Еще одно предложение - программа складского учета «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0». Программа позволяет осуществить автоматизацию складского учета, организацию складского учета, позволяет вести карточки складского учета, оформлять бланки складского учета, исходя из правил складского учета и инструкции по складскому учету, осуществлять проведение инвентаризации.

Программа позволяет произвести автоматизацию склада. Программа служит как книга складского учета, позволяя вести систему складского учета. Внедрение складского учета на базе конфигурации «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0» позволяет получать из других систем автоматизации заявки на приемку товара и его отгрузку, а также задания на переупаковку, формирование наборов (комплектацию), списание и пр. складские операции, отражаемые в системе автоматизации склада; передавать в другие системы автоматизации данные о фактических движениях товаров на складе; не вводить данные дважды, то есть снижать вероятность ошибок при вводе данных в системы автоматизации склада и прочие системы автоматизации за счет их автоматической передачи; повысить оперативность взаимодействия между складами и другими подразделениями компании. Большой функционал программы «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0» позволяет просто проводить инвентаризацию.

Система АйТи-АИ предназначена для автоматизации процессов учета и управления имуществом с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

Рисунок 6. Принцип работы системы АйТи-АИ

Основные цели:

• достижение полной прозрачности в области оперативного учета имущества;

• упрощение проведения инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании);

• сокращение сроков проведения инвентаризации;

• снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации;

• снижение материальных затрат на приобретение имущества.

Функциональные возможности системы АйТи-АИ (рис. 6):

• первичный учет имущества (заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета;

• инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач;

• обработка результатов учета и инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании):

• построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт);

• построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проинвентаризованных объектах;

• автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации;

• синхронизация с учетной системой;

• формирование сводной отчетности;

Преимущества системы АйТи-АИ:

• структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации;

• сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов;

• повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения физических нагрузок в момент поиска объектов;

• повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов;

• повышение точности учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора;

• упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации);

• предотвращение хищения и подмены имущества.

Технология использования системы АйТи-АИ: Инвентаризация

1. Проведение первичного учета и подготовки меток

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой, на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и др.). В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

2. Проведение инвентаризации имущества

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных. Инвентарная комиссия заходит в помещение, выбирает на терминале сбора данных соответствующее местонахождение. Далее производится идентификация объектов.

В процессе проведения инвентаризации объекту учета присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.

После считывания метки с объекта учета на экране терминала сбора данных отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. Пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

3. Обработка результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению объекта учета загружаются из терминала сбора данных в БД системы АйТи-АИ (или непосредственно в SAP R/3, «1C:Предприятие»).

По итогам проведенной инвентаризации в АйТи-АИ формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризованным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Таким образом, система АйТи-АИ имеет обширную методологическую и программную базу для автоматизации процесса инвентаризации. Как заявляет компания «АйТи. Смарт системы» средний срок окупаемости инвестиций в автоматизацию – 2 года.

Вышеперечисленные способы оптимизации издержек при проведении инвентаризации оптимальны с точки зрения своей технологичности, однако предполагают финансовые затраты на реализацию.