2.3 Проведение обязательной инвентаризации в 2015 году

В первую очередь, в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский», были проинвентаризированы наличные денежные средства в кассе на сумму 0 рублей. Инвентаризация кассы учреждения проводилась в соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.³³

Основные документамы, которые были изучены при инвентаризации кассы: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги было проверено соблюдение требований:

• правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

• кассовая книга прошнурована, пронумерована и опечатана печатью №1 Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский».

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов, членам инвентаризационной комиссии был реализован метод взаимного контроля. Произведено сравнение записей в Главной книге «Касса» и в журнале операций по счету «Касса», а также проведено сопоставление по приходным кассовым ордерам, отчетам кассира. Расхождений обнаружено не было.

Списание денежных средств проверено по документам, приложенным к кассовым отчетам. Замечаний по оформлению документов не выявлено: имеются расписки получателей, они погашены штампом «Оплачено» с указанием даты, на них нет следов подчисток и исправлений.

Затем в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» было проверено основных средств на сумму 51 695 036,52 рублей, в том числе по балансовым счетам:

- 101 12 - 13 373 090,50 руб.,

- 101 34 - 16 024 523,09 руб.,

- 101 35 - 20 735 592,27 руб.,

- 101 36 - 1 540 023,88 руб.,

- 101 37 - 4 306,78 руб.,

- 101 38 - 17 500,00 руб.

Проверено основных средств:

- в оперативном учете на общую сумму 1 605 801,81 рублей;

- полученных по централизованному снабжению на общую сумму 2 316 036,54 рублей.

Для организации учета и обеспечения контроля над сохранностью основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также мягкого инвентаря, посуды независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер (например, 1101050001).

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного (эксплуатации) более одного года.

Для организации учета основных средств важное значение имеют следующие предпосылки: классификация основных средств; установление единицы учета предметов основных средств, установление принципов оценки основных средств.

Основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежности, использованию.

По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы: жилые помещения, нежилые помещения, сооружения, производственный и хозяйственный инвентарь, машины и оборудование, транспортные средства, драгоценности и ювелирные изделия, библиотечный фонд, прочие основные средства.

Классификация основных средств по видам положена в основу их аналитического учета.³⁴

По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся: в эксплуатации; стадии достройки, дооборудования, запасе (резерве); реконструкции и частичной ликвидации; на консервации.

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства подразделяются: на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду); объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении; объекты основных средств, полученные организацией в аренду.

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект.³⁵

Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 руб. включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости, от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии путем прикрепления жетона, нанесения краской, маркером или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Когда объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном объединяющем их объекте. В тех случаях, когда объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер.³⁶

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении.

Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются следующими формами первичной учетной документации.

Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются первичными документами:

• актом о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. № ОС-1), кроме объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;

• актом о приемке-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;

• актом о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. № ОС-1б);

• накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);

• актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3);

• требованием-накладной (ф. № М-11);

• ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

После оформления акты о приемке-передаче основных средств передают в бухгалтерию учреждения. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации сдающей и организации, принимающей основные средства).

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств.

Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.

В заголовочной части карточки указываются: наименование учреждения, структурного подразделения; полное наименование объекта учета; его назначение; организация-изготовитель; фамилия, имя, отчество материально ответственного лица; местонахождение объекта; номер счета бюджетного учета; инвентарный номер объектa.

В содержательной части карточки отражаются: паспортные данные; дата выпуска или изготовления; дата и номер акта ввода в эксплуатацию; первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость; срок полезного использования; сведения по амортизации (норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной за месяц амортизации, последняя дата начисления амортизации), о результатах переоценки, оприходовании, реконструкции, модернизации, достройке, капитальных вложениях, перемещении и выбытии объекта.

Кроме того, записывается краткая характеристика объекта; размер и прочие сведения по основному объекту и важнейшим пристройкам и принадлежностям, относящимся к основному объекту; сведения о содержании драгоценных материалов с указанием наименования объекта (детали), драгоценного материала, единицы измерения, количества (массы) драгоценного материала.

В оформляющей части карточки указываются должность, подпись, расшифровка подписи лица, заполнившего карточку.

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. В содержательной части карточки указываются: первоначальная (восстановительная) стоимость объектов; дата изменения стоимости в результате переоценки; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, сумма, количество); остаток в количественном и денежном выражении; сведения о норме и суммах амортизационных отчислений.

Перед проведением инвентаризации основных средств проверено наличие и состояние:

• регистров аналитического учета (инвентарных книг, инвентарных карточек, описей);

• технических паспортов и другой технической документации;

• документов на основные средства, сданных или принятых в аренду и на хранение.

Инвентаризация проведена по местам хранения и материально-ответственным лицам и оформлена инвентаризационной описью. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

При инвентаризации основных средств комиссия произвела осмотр объектов и занесла в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий комиссия проверила наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, не выявлено.

Потом комиссией Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» была проведена инвентаризация материалов на сумму 189 675,38 рублей.

К материальным запасам относятся: предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ; готовая продукция.³⁷

Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль над сохранностью ценностей, соответствием складских запасов нормативам, выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения; контроль за соблюдением норм потребления; своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации.³⁸

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу их учета по синтетическим счетам. С этой целью материальные запасы подразделяют на: продукты питания; горюче-смазочные материалы; строительные материалы; мягкий инвентарь; прочие материальные запасы; готовую продукцию.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль над соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» майора внутренней службы Намитову Н.И. и руководителя соответствующих подразделений.

Контроль над выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и другое. Бухгалтерия осуществляет контроль над организацией данного оперативного учета.

Инвентаризация материальных запасов производится в порядке их расположения в помещении. При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов вход в помещение не допускается (опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующей складом (кладовой) Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» Безденежных Т.С. и других материально ответственных лиц проверила фактическое наличие материальных запасов путем их пересчета, перевешивания или перемешивания.

Производственный и хозяйственный инвентарь, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводилась путем осмотра каждого предмета. В описи эти предметы занесены по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Инвентаризация расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета. Проверке были подвергнуты счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам», 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Они проверяются по документам в корреспонденции с соответствующими счетами.

По задолженности работникам организации (по счетам 03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (целевое назначение, даты выдачи).³⁹

Также в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» была проведена инвентаризация драгоценных металлов в составе технических материальных средств, в количестве 82,64827362 гр., в том числе:

- золото – 2, 96854612 гр.,

- серебро – 78,23741606 гр.,

- платина – 0,0607 гр.,

- палладий – 1,365059 гр.,

- рутений – 0,01660554 гр.

Проверено бланков строгой отчетности в количестве 15 445 штук.

Проведена инвентаризация 3 земельных участков общей площадью 7855, 33 кв.м. кадастровой стоимостью 5 962 685,92 рублей.

Проведена сверка расчетов с дебиторами и кредиторами: дебиторская задолженность по состоянию на 01.10.2015 года составила 318 163,52 рублей, кредиторская задолженность по состоянию на 01.10.2015 года составила 32 163,08 рублей, просроченная дебиторская и кредиторская задолженность отсутствует.

Кроме этого, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

• расчетов с казначействами, налоговыми, финансовыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

• суммы задолженности по хищениям и недостачам, числящимся в бюджетном учете;

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Примеры инвентаризационных описей представлены в приложении 7.

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Если результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухгалтерского учета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которых фиксируется установленное несоответствие финансовых и нефинансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в суммовом и количественном выражении. Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Ведомости о результатах инвентаризации ф. ИНВ-26 (приложение 8), которая подписывается членами комиссии и утверждается начальником Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский».

Альбом проводок по отражению выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостач представлен в таблице 2 (приложение 9).

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации. Инвентаризационная комиссия устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности, анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности. Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (полный износ, порча), а также предложений источников списания этих объектов. Инвентаризационная комиссия вносит предложения об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально ответственных лиц. При этом не допускается покрытие недостатка имущества за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.⁴⁰

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом (приложение 10), в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет.⁴¹

Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Таким образом, в результате инвентаризации за 2015 год излишков и недостач не выявлено, процедура проведения инвентаризации соблюдена, и её результаты признаны действительными и достоверными.

Объектом исследования стал Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский» – бюджетное учреждение, которое реализует широкий спектр направлений деятельности. Анализ организационно-экономических характеристик показал, что Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский» успешно реализует поставленные задачи, в полном объеме исполняет государственный заказ, бюджет полностью соответствует заявленной смете и имеет высокий уровень исполнения. Анализируя результаты проведенной в 2015 году инвентаризации, можно сделать вывод о достоверности бухгалтерского и налогового учета.