1.2 Нормативное регулирование и основные элементы учетной политики, связанные с расчетами с подотчетными лицами

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в организации определено аспектами кассовой дисциплины и требованиям законодательства о трудовых отношениях.

В учетной политике расчеты с подотчетными лицами могут содержать такие нормы:

- сроки составления и подачи авансового отчета (до установленных норм законодательства);

- виды расходов и порядок их признания по кассовому или методу начисления, в порядке совершенных операций;

- прочие аспекты, связанные с начислением налога на прибыль и НДФЛ.

Порядок расчетов с подотчетными лицами установлен п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П с изменениями): расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника - о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату. А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено. Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)»

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

С работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Это следует из ст. 243 Трудового кодекса РФ, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть прописан в приказе об учетной политике.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлением на выдачу денег, счетом и другими) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3, утвержденной Постановлением № 88.

В расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо и по предъявлению паспорта.

Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем, организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств, следует предусмотреть свой лимит.

Порядок ведения кассовых операций, выразившийся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, несоблюдении порядка в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа.

В отношении выдачи работнику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении его в служебную командировку за пределы Российской Федерации существуют некоторые нюансы, которые необходимо учесть.

Пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» разрешает проведение между резидентами РФ валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Выдача денег в подотчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.

Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета (п. 1.8 Положения № 266-П) [5].

Вернувшись из командировки, сотрудник (держатель корпоративной карты) должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» с оправдательными документами (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы).

Согласно п. 3.1 Положения № 266-П [5] операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации практически постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет сотрудникам, состоящим в штате предприятия. Целевое использование полученных под отчет наличных денежных средств должно быть подтверждено документально. Особое внимание следует обращать на обоснованность и правильность включения произведенных подотчетными лицами хозяйственных, командировочных, представительских расходов в состав себестоимости продукции (работ, услуг), соответствии их величины установленным нормативам.