1.3 Особенности деятельности ооо «ПримТрейд» и их влияние на организацию учета расчетов с подотчетными лицами

ООО «Примтрейд» зарегистрирована 12 ноября 2012 г. регистратором Инспекция Федеральной налоговой службы по Ленинскому району г. Владивостока. Директор организации – Сысоев Роман Валентинович. ООО "Примтрейд" находится по юридическому адресу 690048, Приморский край, город Владивосток, проспект 100-летия Владивостока, 57-г, офис 701.

Основным видом деятельности является «Деятельность учреждений культуры и искусства» (код 94.01), зарегистрировано 65 дополнительных видов деятельности.

Организации присвоены ИНН 2543016423, ОГРН 1122543020577, ОКПО 16532822, КПП 254301001)

Учредителями являются 2 физических лица. Компания является субъектом Малого и Среднего Предпринимательства, категория: микропредприятие, дата включения в реестр: 1 августа 2016 г.

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 12 по Приморскому краю.

Сведения Росстата: ОКПО 16532822, ОКАТО 05401369000, ОКОГУ 4210014, ОКТМО 05701000001 ОКФС - Частная собственность [28].

Уставный капитал - 10 000,00 р.

Сумма активов организации по состоянию на 31.12.2016 г. составила 28606 тыс. руб., а на 31.12.22015 г. – 6254 тыс. руб.

Сумма расходов по обычной деятельности за 2016 г. – 13201 тыс. руб., чистый убыток – 11686 тыс. руб.

Особенности деятельности ООО «ПримТрейд», влияющие на организацию учета расчетов с подотчетными лицами:

- отсутствие торговой и производственной деятельности, в связи с чем, все закупаемые материалы и услуги учитываются как расходы по обычной деятельности, большая часть которых осуществляется через подотчет;

- расчет с сотрудниками по исполнению плановых расходов организации за месяц в случае превышения подотчетных средств;

- наличие командировок, связанных со спецификой деятельности организации.

Глава 2. Действующая практика учета расчетов с подотчетными лицами в ооо «ПримТрейд»

2.1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по операциям, связанных с приобретением имущества, работ, услуг

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией предприятия в строгом соответствии с действующим законодательством («Положение по ведению Бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ приказом Минфина и плана счетов по журнально-ордерной системе с применением компьютерной обработки»).

Бухгалтерия в своей деятельности строго руководствуется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», «Положением о ведении бухгалтерского учета и отчетности в РФ» и другими нормативными документами. Бухгалтерия не должна принимать к исполнению документы, противоречащие законодательству.

Бухгалтерский учет ведется на основании приказа «Об учетной политике на 2017 год», утвержденного директором ООО «ПримТрейд». Учетная политика разработана для всей организации в целом. Инвентаризация по всем группам имущества и финансовых обязательств осуществляется 1 раз в год.

Для организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПримТрейд» бухгалтер использует следующие документы:

- приказы руководителя о выдаче подотчетных сумм или другие документы, на основании которых выдаются эти суммы;

- авансовые отчеты подотчетных лиц и прилагающиеся к ним документы;

- журнал регистрации доверенностей.

Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

На совершение операций от имени организации в ООО «ПримТрейд» выдают подотчетному лицу доверенность (ст. 185 ГК РФ). Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура - то есть, НДС, полученный вместе с приобретенными товарами, можно будет принять к зачету. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации.

Если же подотчетный сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он - физическое лицо, которое заключает сделку от своего имени. И, хотя расходы, например, на приобретение тех же товаров, попадут на соответствующие счета, счета-фактуры сотруднику не выдадут, а это значит, что НДС так же нельзя будет принять к зачету.

Доверенность выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела.

Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности делает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997г. № 71а).

Подотчетные суммы выдаются на срок не более трех дней. По истечении трех дней, лица, получившие денежные средства должны произвести окончательный расчет и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет.

В основании авансового отчета указывается расходный кассовый ордер, в табличной части документа - произведенные расходы.

Рассмотрим, как отражается в бухгалтерском учете ООО «ПримТрейд» приобретение материалов, если оплата производится в наличной форме.

Например, ООО «ПримТрейд» выдала работнику под отчет денежные средства в сумме 11800 руб. для внесения 100-процентной оплаты под поставку материалов. Поставщиком выставлен организации-покупателю счет-фактура на сумму полученной предоплаты, равную 11800 руб. (в том числе НДС 1800 руб.). Материалы получены от поставщика и оприходованы на склад. Согласно п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», поступившие материалы принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, которой при приобретении материалов за плату признается сумма фактических затрат организации на их приобретение (за исключением НДС).

Принятие полученных от поставщика материалов к учету отражается записью по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-1 «Сырье и материалы», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (таблица 2.1).

Таблица 2.1 - Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при покупке материалов в ООО «ПримТрейд»

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы денежные средства подотчетному лицу	71-1	50-1	7 000	Расходный кассовый ордер
Отражено внесение оплаты за материалы	60-1	71-1	6 442	Авансовый отчет
Приняты на учет материалы (6 442,73 – 982,79)	10-1	60-1	5 459	Отгрузочные документы поставщика, Приходный ордер
Отражен НДС, предъявленный по поступившим материалам	19-3	60-1	982	Счет-фактура
Принята к вычету сумма НДС по поступившим материалам	68-2	19-3	982	Счет-фактура

Итак, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в организации включает такие этапы:

- фиксирование выдачи подотчетному лицу денежных средств (в случае аванса) путем составления расходного кассового ордера или перечислением их на банковскую карту (сотрудника или корпоративную);

- приобретение материальных активов сотрудником, работ услуг у продавцов (поставщиков) с получением соответствующих расчетных платежных документов;

- составление авансового отчета и расчет итогов взаимозачета с организацией;

- возврат излишка полученных денежных средств при авансе путем внесения в кассу наличности (приходный кассовый ордер) или доплата организацией за перерасход;

- издание руководителем предприятия приказа о доплате (взысканию) с сотрудника из заработной платы убытков и проч.