8.2 Методы исследования и приемы анализа результатов

В процессе исследования студенту – практиканту рекомендуется активно пользоваться различными подходами, методами и приемами анализа, как общего характера так и специфического:

• подходы – системный, логический, комплексный, глобальный, интеграционный, виртуальный, стандартизационный, маркетинговый. эксклюзивный, функциональный, процессный, структурный, ситуационный, нормативный, оптимизационный, директивный, поведенческий, деловой и т.д.

• методы – анализа (сравнения, индексный, балансовый, цепных подстановок, элиминирования, графический, функционально-стоимостной, факторный); экономико-математические методы; прогнозирования; моделирования; экспертно- аналитический; наблюдения; «фотография» рабочего дня руководителей, специалистов и технических исполнителей (Приложение 4); киносъемка; метод моментных наблюдений; метод опроса исполнителей; интервью и беседы, метод анкетирования, метод аналогий; статистические методы; графические способы изображения структуры и процессов управления, хронометраж, изучение документов и др.

• приемы – сводки и группировки, абсолютных и относительных величин, средних величин, динамических рядов, сплошных и выборочных наблюдений, детализации и обобщения.

Материалы исследования оформляются в виде сводных таблиц, графиков, статистических подборок, записок и других обобщающих документов.

Для получения наиболее объективных данных рекомендует для изучения одного и того же вопроса применять для контроля и сопоставления различные методы исследования.

Изучение системы управления может осуществляться метод параллельного или последовательного исследования. Оба метода могут также сочетаться. Параллельное исследование возможно при достаточном числе работников в то или ином подразделении (объект анализа). Для расширения фронта исследования целесообразно временно привлекать работников из других подразделений, предварительно проинструктировав их по вопросам методики исследования.

Анализ деятельности конкретного подразделения рекомендуется начинать беседой с его руководителями. Другой путь может привести к трениям так как будет истолкован как «прыжок через голову», и снизит в конечном счете эффект исследования. Если же руководитель не может уделить студенту необходимое время, он обычно назначает специалиста соответствующего уровня, способного оказать необходимую помощь практиканту.

В процессе беседы следует выяснить ряд вопросов: давно ли существует данное подразделение; его место системе управления, подчиненность, структура; проводилась ли ранее реорганизация; кадровый состав, его стабильность, структура персонала; сменяемость руководства подразделения; взаимосвязи подразделения с руководством организации, другими службами; система оплаты труда и премирования; состояние трудовой дисциплины; уровень квалификации работников; распределение обязанностей; тип руководства подразделением (централизация всех функций управления отделом в руках руководителя или децентрализация функций между руководителем, его заместителем, ответственными исполнителями); процедура выдвижения на вакантные должности в данном подразделении.

Должна быть проанализирована организация работы руководителя подразделения; загрузка в течение рабочего дня; решение каких вопросов занимает больше всего времени; равномерность загрузки по периодам; кто замещает руководителя во время его отсутствия; пределы доверия к заместителю и его полномочий; распорядок рабочего дня; знакомство с новинками специальной литературы; совещания; характер координации и согласований решений с другими службами, руководством организации. В частности, следует установить характер претензий к другим подразделениям, выяснить отно­шение руководителя к рационализации управления, научной орга­низации труда.

Перечень вопросов должен быть составлен до беседы, она не должна проходить беспорядочно.

В результате беседы исследователи получают общее представление об организации работы подразделения, в частности о взглядах руководителя данного подразделения на проблему совершенствования системы управления. Не исключено, что во время беседы будут высказаны интересные предложения, которые следует учесть на дальнейших этапах исследования и проектирования системы управления. После беседы можно приступить к выполнению намеченного плана исследования. Предварительно следует ознакомить с ним руководителя и проинструктировать, если это необходимо, персонал подразделения.

Для исследования системы управления .кроме рабочей программы общего плана исследования, методик изучения конкретной проблемы необходимо иметь по крайней мере еще ряд документов.

Первый документ — рабочая план-карта, которая необходима планирования и учета работы исследователя. Второй документ — рабочий блокнот для записей, роль которого может выполнять ноутбук. В блокнот вносятся результат наблюдений в процессе исследования. Третий документ – сводная таблица результатов исследования (Приложение 4)

Целесообразно также провести письменные либо устные опросы работников управленческого аппарата (что важно в целях практической подготовки по специальности). Для этого необходимо определить вопросы и круг опрашиваемых.

Примерный лист опроса представлен в приложении 8.

Проводящий устный опрос, должен разбираться в теме беседы, уметь расположить к себе отвечающего, не навязывать своего мнения.

Для изучения уровня эффективности труда работников управленческого аппарата рекомендуется применять специальную аналитическую карту, возможная форма которой приведена в Приложении 9. Карта заполняется в изучаемом подразделении либо самим работником, либо лицом, проводящим беседу, опрос или наблюдения. Если имеется несколько человек в данной должностной категории, может быть записано их общее мнение.

Для функционального анализа распределения операций по исполнителям, изучения их нагрузки в процессе исследования составляются специальные таблицы (Приложение 4).