Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Текущие бизнес-процессы АО «Браир» соответствуют специфике деятельности и решаемым задачам. На основании выполненного анализа было установлено, что к основным бизнес-процессам предприятия относится оказание консультативной поддержки юридическим и физическим лицам.
Оказание консультативной поддержки зависит от бизнес-процессов планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа.
В деятельности АО «Браир» бизнес-процесс планирования связан с планированием услуг правовой поддержки юридических лиц и частных клиентов. Данный бизнес-процесс является основополагающим, поскольку от него зависит нагрузка экспертов ведущих поддержку клиентов.
Кроме основных бизнес-процессов в деятельности АО «Браир» реализуются бизнес-процессы развития системы знаний, информирования клиентов, управления документооборотом [7].
Бизнес-процесс развития системы знаний направлен на постоянное повышение уровня профессионализма экспертов при оказании консультационной поддержки юридическим и физическим лицам.
Для этого специалисты АО «Браир» изучают нормы законов, адаптируют свои знания к текущим требованиям рынка и ведут постоянное пополнение в информационной базе, представленной в виде картотеки документов, кодексов и других правовых документов.
При реализации данного бизнес-процесса достаточно важно правильное управление документооборотом, поскольку от скорости нахождения необходимого документа зависит удовлетворенность клиента.
Бизнес-процесс взаимодействия с клиентом направлен на подбор необходимой информации для рассмотрения дела. В данном случае сотрудниками консультативной поддержки подготавливаются презентации для клиентов, ведется процесс подготовки документов для защиты интересов в органах государственной власти или рассмотрения вопросов по гражданскому делу. Успешность работы АО «Браир» во многом зависит от профессионализма сотрудников и их квалификации.
Бизнес-процесс управления документооборотом непосредственно связан с бизнес-процессом оказания консультативной поддержки юридическим и физическим лицам и от него зависит снижение рисков потери клиента за счет не успешности совершения сделки.
На основании рассмотренной характеристики существующих бизнес- процессов для автоматизации выбираем бизнес-процесс управления документооборотом, который взаимосвязан с основными и вспомогательными бизнес-процессами АО «Браир».
Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Выполним детализацию задачи управления документооборотом АО
«Браир» в нотации IDEF0.
Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0 приведена на рис.
1.4.
Рис. 1.4. Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0
Как видно из рис. 1.4, в системе управления документооборотом АО
«Браир» в качестве исходных данных выступает входящий поток документов, представленный заявками, локальными документами, правовой базой.
В результате обработки документооборота в деятельности АО «Браир» формируются отчетные документы, издаются приказы и распоряжения, формируются ответы на заявки, подбираются документы по рассмотрению дел юридических и физических лиц, ведется архив исполненных и не исполненных дел.
В данном процессе участвует отдел делопроизводства АО «Браир», руководство предприятия и эксперты по поддержке юридических и физических лиц, которые в своей работе используют программу MS Word, а также руководствуются правилами работы с документами, правовой базой и инструкциями по контролю документов.
Декомпозиция модели «AS-IS» управления документооборотом АО
«Браир» приведена на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Диаграмма декомпозиции модели «AS-IS» в нотации IDEF0
Как видно из рис. 1.5, в результате декомпозиции выделены следующие подзадачи:
регистрация входящих документов с формированием журнала входящих документов;
распределение документов внутри организации с получением приказов и распоряжений, списка распределенных документов;
ведение журналов документов с созданием архивов дел и отчетных документов;
подготовка и отправка исходящих документов представленных ответами на заявки.
На основании выполненного анализа бизнес-процессов можно сделать выводы, что система управления документооборотом занимает одно из центральных задач в деятельности АО «Браир» и в настоящее время не автоматизирована.